【Vol.649】会議の冒頭で雑談をする！

【本のタイトル】
マッキンゼーで学んだ速い仕事術

【著者】
大嶋祥誉

【インプット（引用文章）】
会議は「1回30分」などとコンパクトに行うのが原則です。ただし、時間の短さだけを追求するのは間違っています。ただ仕事が速いだけでなく、成果を出す必要もあるからです。速さを重んじるあまり会議の簡略化が目的化してしまったのでは本末転倒です。
実は、会議の冒頭には5分程度の時間を使って議題とは無関係な「雑談」をした方が、結果的に会議の質が上がります。私自身、ミーティングやコーチングをするときには、必ず本題に入る前に、参加者に向かって「最近、調子はどうですか？」というような質問を投げかけるようにします。質問をきっかけにちょっとした会話を交わすのです。
この雑談を、専門用語では「チェックイン」といいます。チェックインを身につけている人が揃っている場では、私が「まず、チェックインしましょう」と言うと、当たり前のように一人30秒程度で近況報告をしてくれます。全員のチェックインが終わったあと、速やかに本題に入るのです。
チェックインの話の中身にはこだわりません。現在気になっていること、最近身の回りで起きた出来事などを話します。仕事に限らず、プライベートに言及するのもOKです。例えば、次のような話をします。
「コロナショックがひと段落ついたら、ハワイに行きたいと思っているんです」
「今日はちょっと家族と喧嘩しちゃって、反省しています」
話を聞く側は、話の内容についていちいちアドバイスをしなくてもいいのです。せいぜい「へえ、そうなんですね」「大変だ！」「いいですね」などと軽くリアクションする程度で十分です。
時々話が盛り上がって5分以上経過する場合もありますが、それでもチェックインはしておいた方がいいと思います。
チェックインをすると、適度に肩の力が抜けて話しやすい雰囲気が生まれます。それにプラスして、不思議なことに参加者の気持ちが整い、議論に集中できるようにもなります。例えるなら、楽器を演奏する前にみんなでチューニングをするようなイメージでしょうか。
おそらくメソッドとしての「チェックイン」を知らなくても、無意識のうちに似たようなことをしている人は少なくありません。例えば、優秀なセールスパーソンなどは、本題に入る前にちょっとした雑談をするのが習慣化しています。あれもまさしくチェックインといえます。
職場では、会議の前にチェックインを行うだけでなく、参加者同士がお互いに認め合うためのミーティングを開催してもいいと思います。参加者一人一人に対して、他の参加者が3分ほどで「良いところ」や「感謝していること」を伝えます。
最近では、社員同士が感謝の言葉と「ピアボーナス」を贈り合うITサービスの「ユニポス」に注目が集まっています。このように職場のメンバー同士がお互いに認め合えば、チームの結束が強固なものとなります。結果的に会議の生産性が上がり、チーム全体で仕事を速く進められるのです。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
会議の質を高めるに、会議の冒頭で雑談をする！

マッキンゼーで学んだ速い仕事術

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