【Vol.477】ルーティンワークを1秒でも短縮させる方法を考える！

【本のタイトル】
トヨタで学んだ自分を変える時短術

【著者】
原マサヒコ

【インプット（引用文章）】
仕事の中には、ルーティンワークと呼ばれる仕事もあるかと思います。例えば、ファイルを整理したり、データを決められた手順、ルールで集計したりという動きです。「仕事」というより「作業」といったほうがいいかもしれませんね。
「自動化」の考え方でいえば、こういった作業は、「創造的でない仕事」といえます。
雑務を専門としたアルバイトでもない限り、これらの仕事に時間を費やすほど無駄なことはありません。ルーティンワーク誰がやっても同じアウトプットになりますから、そこで差をつけようと思ってもなかなかできないからです。
自動化を図ってどんどん時間を圧縮し、成果に結びつく仕事にフォーカスしていくべきでしょう。
「ルーティンワークの自動化」といっても、大袈裟に考える必要はありません。本当に小さなことでもかまわないのです。
例えば、メールを書く時の動きをイメージしてみましょう。
あなたはこれまでの人生で、「お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です」という言葉を何回入力してきたでしょうか。
「そんなの、数えきれないほど書いているよ」という人がほとんどだと思いますが、改めて考えてみると、これを毎回入力していたら時間がもったいないですよね。
1日単位では、大したことはないかもしれませんが、1ヶ月、1年と考えていくと膨大な時間を使っていることに気づくと思います。
この作業を自動化するのは簡単です。パソコンの「辞書登録」機能を活用すればいいのです。
「お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です」という言葉をあらかじめ辞書登録しておけば、「ose」などと打ち込むだけで「お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です」と先ほどの文章が入力されます。
もう一つ例を挙げましょう。以前、こんなことがありました。
ワードでつくった文章内の「A」という単語を全て「B」という単語に置き換えなければいけなくなってしまったことがありました。該当する箇所が100以上あったのですが、なんと、それを全て目視で探しながら、手作業でやろうとしている新人がいたのです。
すぐに止めに入って「Ctrl」＋「H」キーで「置換」することができると教えたところ、1分もかからずに作業が終わりました。もし、私が気づかずに、全て手作業でやっていたとしたら、どれだけの時間をロスしたことでしょう。
自動化を意識すべきなのは、テキスト入力だけではありません。たとえば、社内コミュニケーションやマネジメント、タスク管理やスケジュール管理など、従来から紙ベースでやっているような各種管理も、ITツールに置き換えて「自動化できないだろうか」と考えてみましょう。
このように、オフィスワーカーが自分の仕事に「自動化」の考え方をとり入れる場合、こういったパソコンの諸機能やショートカットキー、ITツールの活用は非常に相性が良いといえます。積極的に情報を集め、使っていきましょう。
ここまで読んで、「なんだ、そんなことか」と思った人も多いと思います。しかし、そう思った人の中にも、辞書登録機能や置換機能、ショートカットキー、ITツールなどを使いこなせていない人が結構いるのではないでしょうか。
トヨタの「カイゼン」は極限まで無駄を省くというのが特徴です。例え、たった数秒の時短でも、それを積み重ねていくことで膨大な時間を創出することができるのです。1秒をバカにすることなく、こういった設定をどんどん増やし、少しずつ時間短縮を積み重ねていきましょう。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
仕事の効率を上げるために、ルーティンワークを1秒でも短縮させる方法を考える！

トヨタで学んだ自分を変えるすごい時短術

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