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Slackの分報、リモートワーク中心のチームに馴染むのに役に立ったかも

さとう

この記事は、フィードフォースグループAdvent Calendar2023の23日目の記事です。

昨日はソーシャルPLUSのもちさんの「車に興味がなかったデザイナーが車を買った話」でした。あんなに内装がかわいい車があるとは…！ライトで各社のブランド感がどう表現されているかなど、私にとっては初めて知る内容ばかりで楽しく読ませていただきました！

はじめまして、フィードフォースでOmni HubというサービスのCS（カスタマーサクセス）をしている佐藤と申します。

私がいま所属しているチームでは、ほぼ全てのメンバーがリモートワーク中心の働き方をしています。
フィードフォースに入社する前の職場では、リモートよりもオフィス出社の比重が大きく、メンバーとは基本的に対面でコミュニケーションを取っていました。フィードフォースではリモート環境から入社し働くこととなり、チームに馴染めるか正直不安でした。
やはり入社直後は日々ドギマギしておりましたが、いまは結構チームや会社に馴染めているんじゃないかなと感じています。これはSlackの分報のおかげかも？と思っているので、その体験など振り返ります。

そもそも分報って？

分報とは、日報のような内容（業務進捗や学び、感想など）を、特に時間の指定なく、好きなタイミングでメッセージツールに投稿していくものです。
日報と比較するとゆるい内容を投稿していくことも多く、「社内Twitter」と呼ばれていたりします。

「分報」という文化については賛否両論ありますが、この記事ではあくまでも個人的な体験として、「結構よかった！」という感想をお伝えできればと思います。

環境

私は以下のような環境で働いています。

  • チームはわりと少人数

  • ビジネス職とエンジニア職が完全に同じチームとして動く

  • フルリモートが基本

ツールはSlackを利用しています。
「times-○○」という公開チャンネルを作成し、チームメンバー全員にチャンネルに参加してもらっています（私も各メンバーのtimesに参加しています）。チーム外のメンバーも何人か参加しています。
通知がうるさくなるので、そこは各々で程よく設定してもらっているはずです。情報は積極的に発信し、受け取り手のほうで適切に調整してね、という会社の文化があるのでちいさなことも躊躇なく分報に投稿しています。

なんとなくこんな環境だったんだ、と思いつつこの先の内容をご覧ください。

目的

私の場合は、以下の目的で分報を利用しています。

  • 自分の状況をゆるく共有すること

  • ささやかな作業や調べものについての記録を残しておくこと

  • まとまらない考えを雑に書き出して整理すること

実際に投稿している内容

こんな内容を投稿しています。

  • いまやっていること（特定の業務を開始した、終了したなど）

  • 作業ログ

  • 軽めの調べもの

  • 業務上困っていること

  • 後で読みたいWEB記事

  • 休憩

  • 全く業務に関係のないひとりごと

以前働いていたオフィスでは「声デカめのひとりごとを言うおじさん」がいました。話しかけられたのかと思って反応してしまい損した気分になるなど、当時はちょっとうるさく感じたのですが、いま思い返すとおじさんの業務逼迫状況や精神面の健康について周囲が把握することができ、あれはあれで良い面がありました。
「ここはデカめのひとりごとを言う空間」と思いつつ分報にあれこれ投稿しています。

ここが良かった！

フルリモート下でも、チーム内にうっすらと業務状況を伝えられる

「いまから○○調べる」「○○の準備」など、いま自分がなにをやっているのか自発的に投稿し、今の状況のゆるやかな共有をしています。
また、何か困りごとがあったときにも「なんで○○できないんだろ？調べる」などと軽く投稿してから困りごとの解決に本格的に着手するようにしています。

私が中途入社した際は、オフィスでの研修期間を除き基本はフルリモートでオンボーディングしていきました。
新しい環境ではささいなことでつまづき、思わぬ時間を取られたりするものです。オフィスにいれば周囲に気付いてもらえる可能性がありますが、フルリモート環境下では自分から発信しない限り誰にも伝わりません。

入社直後はあまり分報を利用していませんでした。誰かに相談することにもまだ躊躇がありました。いつでも相談してね！と言われてはいたのですが、「さすがにこんな小さなことをわざわざ人に相談するべきなんだろうか」と、自分でストップをかけていたのです。
そうこうしているうちに時間だけが過ぎ、「佐藤さんってこの長時間なにしてたの？」とほかのメンバーに思われていないだろうか…とひとり疑心暗鬼となったり、こんなことも解決できないなんて私は無能だ…とネガティブな気持ちをこじらせる悪循環に陥ってしまいました。

分報にガツガツと小さな業務進捗を残すようにしてからは、業務に着手した投稿の時間を確認して「こんなに長時間悩むことじゃないな、誰かに相談しよう」と相談モードに切り替えやすくなりました。
また、まわりにもゆるく状況が伝わるので、気付いてくれた人にそっと助けてもらえるようになりました。何も発信していなければ助けてもらう機会もなかったと思うと、これはかなり嬉しい効果でした。

他チームメンバーも巻き込んだ雑談

私と同時期に中途入社し、他のチームに配属されたメンバーがおり、よく一緒に研修を受けていました。
その中途同期に軽い相談をしたいもののDMで業務関連のやり取りをしすぎると、自分のチームメンバーに対し情報が閉ざされた状態になって良くない… ということで、分報に招待してそこでやりとりしています。

そこからは同期に限らず、自チーム・他チームのメンバーと雑談する場所にもなっています。
「仕事でこんなことがあって嬉しい！」という喜びや、「ようやく経費申請しました」などのしてもしなくてもいい報告から雑談に広がったりすると、ふわっと嬉しいものです。
特に入社1年未満の時期は、ちょっとした雑談がとても嬉しかった記憶があります。オフィスに出社していれば雑談が自然と発生したり、（表情などの）非言語コミュニケーションからも自分がチームに受け入れられている感覚を得ることができますが、リモートではそれができません。分報で雑談が生まれると、1社員としてだけではなく、人間としても受け入れてもらっているな、と思えてより働きやすくなりました。

自己開示

業務に関係ないひとりごとも含めて投稿していくことで、なんとなく私がどんな性格なのか、得意なこと不得意なことはなにか、自己開示できていったように思います。

最初のうちは自分を身の丈よりも大きく見せたい気持ちもあったのですが、こまかく状況を投稿すると等身大の自分を出さざるを得ません。本当の身の丈をまわりに見せることで、結果的に適切にサポートしてもらえていると思っています。

気をつけていること

使い方を間違えて分報のメリットを損なわないように、以下のことに気を付けながら利用しています。

業務連絡や相談は投稿しない

当たり前ですが、誰かに絶対に確認してもらいたい内容はそれに見合った場所で投稿するようにしています。相談前の情報整理のために分報を使うことはありますが、実際の相談は別の場所で行っています。

人に見られてもいい内容のみ投稿する

社内の全員に見られても特に問題のない内容のみ投稿しています。

ほかのメンバーに読んでもらえること、リアクションをもらうことを期待しない

あくまでも分報はゆるい共有であって、ほかの人に確実に読んでもらうことを期待していません。チームメンバーがたまに見てくれたら嬉しいな、という程度です。
また、投稿に対しリアクションがあることも期待していません。期待にまみれた投稿は受け手からするとストレスになることもあるのではないでしょうか。リアクションしてもらえたら、今日はラッキーだなくらいの気持ちで行きたいものです。

さいごに

フルリモート入社という状況において分報は非常にありがたい存在だったなと感じています。かなり個人的な体験ではありますが、なにかのご参考になればとても嬉しいです。

さて、明日のフィードフォースグループAdvent Calendar2023はフィードフォースベトナムの森さんがご担当です。
森さんは昨年のアドベントカレンダーでも「FFベトナム設立から1年の奮闘記」という記事を書いていただきました。今年の内容も楽しみです！

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