仕事の合間に一息つける、社内イベントを企画しました！
Sansanでプロダクトデザイナーをしています、Oyuiです。
先日、新米デザイナーが集まり、社内でコーヒーを提供するイベントの企画・実施をしました。
今回は入社して間もないデザイナーだけでイベントの企画から実施を行ったので、大変だったことやこだわったことを交えて、体験談としてお話しします！
企画
私は新卒や第二新卒のメンバーを中心に構成された「Fruits」に所属しています。
「Fruits」とはSansanのクリエイタープロジェクト「Juice」に内包される組織の一つです。
今回のイベントは、思いついたものを自由に企画・制作でき、クリエイティブを通じてJuiceの働きを活性化するための施策「Juice UP」を Fruits主体で企画し、実施してみようという背景から始まりました。
早速メンバーで集まり何を企画するのか話し合うと、
私も含めチーム全員が
「自己のスキルアップのためだけではなく、他の社員や他職種の人たちにも還元できることをしたい。」
と考えていることが分かり、今回は「Juice UPを通して、会社や組織に貢献する」という方針で企画を進めることに決定しました。
さまざまな案を出し検討したところ、デスクワークの多い社員向けにコーヒーを提供することで生まれる、ちょっとした休憩時間やほっと一息つく時間で業務効率をアップさせる案が採用されました。
また、私たちがコーヒーを提供することでJuiceの活動を社内に広めることも狙いの一つです。
1. 小川珈琲さんとの出会い
まず私たちは
コーヒーの提供が、社員の疲労感を解消させるだけでなく、コーヒーを飲みながら生まれるコミュニケーションが業務の新しいひらめきにつながればという意味を込め
この企画のテーマを「目覚める、新しいひらめきに繋がる」と設定しました。
そこで、スッキリと目覚めるのにピッタリなコーヒー豆を厳選する必要がありました。
「とにかく美味しいモノを届けたい」という思いがありましたが、当初の私たちは豆の種類はもちろんコーヒーの淹れ方についても知りませんでした。
そこで何かいい方法はないかと探っている中で
OGAWA COFFEE LABORATORY 下北沢さんのwebページを見つけました。
美味しいコーヒー豆をテイスティングできるだけでなく、入れ方や器具まで学べる充実した内容で、ぜひ抽出を体験させてもらいたい！と思い、
早速お声がけすることに。
私自身は、社外の方との直接的なやりとりが初めてだったこともあり、
ドキドキしながら抽出体験について依頼のメールを送ると、とんとん拍子で打ち合わせを行うことが決まりました。
先輩デザイナーの協力のもと急いで資料を作成し、緊張しながら打ち合わせをさせていただきました。
ありがたいことに快くご協力いただけることになり、とても嬉しかったのを今でも覚えています。
抽出体験からコーヒー豆を選定する
そんなOGAWA COFFEE LABORATORY 下北沢へ
抽出体験のためチームメンバー3人で伺いました。
当日はバリスタに相談しながら、1種類ずつ、計3種類のコーヒー豆を選び、器具を選定し、自分達の手で抽出・試飲をしました。
豆の種類の違いや挽き方の違い、淹れる器具まで、今回のイベントに合わせてどんなものを使うべきか一つひとつ丁寧に教えていただきました。
淹れ方やその工程の多さ、器具による味わいの違い、器具ごとの提供時間の違いなど、想像以上にコーヒーは奥深かったです。
何より、教えていただきながら淹れたコーヒーは美味しかったです。
普段はコーヒーにミルクを入れてしまう私でも、心から美味しいと感じることができるブラックコーヒーばかりでした。
コーヒー豆選定の小話。チームメンバーがそれぞれ淹れたコーヒーも試飲し、3種類の中から多数決で1種類を選ぶことになりました。各々の忖度がないように「せーの」で指さしてきめることにしたのですが、なんと、満場一致で一つのコーヒー豆が選ばれました！香りとコクのバランスがよく、飲みやすい。目覚めだけでなく美味しさからコミュニケーションが生まれるようなそんなコーヒー豆を選定することができました。
2.「FRESH COFFEE」の開催
コーヒー豆の選定ができれば、あとはイベントの開催です。
イベントの開催に向けての準備で印象深いことは以下の3つでした。
・イベントに使用する備品やポスターの制作
・タスクとスケジュールの管理
・イベント当日のコーヒー提供
イベントに使用する備品やポスターの制作
制作はイベントでの告知やポスターとして使うためのキービジュアル、
コーヒーカップに印字するハンコの作成を行いました。
肩の力を抜いて制作自体を楽しみながらやっていこうと話していたのですが、
最終的にはチームメンバー全員がそれぞれのこだわりを発揮してしまうことになりました。
また、それぞれで制作物の作成にあたる中、イベントの世界観についてチーム内で認識を揃えるのが難しいポイントでした。
制作したものをどのように使うのか、コーヒーイベントでどんな価値を提供するのか。
イベントの目的を見失わないように、チームで確認しながら進めていきました。
タスクとスケジュールの管理
こだわって制作物を作成していると、時間がかかるのは必然です。
こうした制作物以外にも、都度の写真撮影や社内の購買申請・精算など、
イベント開催に向けての作業はめじろ押しでした。
また、細かいイベントの設計だけでなく開催場所の確保や過不足ないか確認するためのリハーサルなど、考えていた10倍以上のタスクがあり、イベント開催におけるタスクの見通しの甘さを痛感しました。
急いで終わらせようとするものの、年末年始の繁忙期と重なったこともあり、企画当初に目標にしていたイベント開催日からは遅れた日程で行うことになってしまいました。
一方で制作物やコーヒー自体の購入を通して社内の購買・精算方法の知識も増えましたし、制作物についても限られた時間の中とはいえ、
とっても素敵なキービジュアルとスリーブを作成することができました...!!
イベント当日のコーヒー提供
未経験のタスクやスケジュールに追われながら、無事に当日を迎えることができました。
イベント当日は想像以上の大盛況でした。ランチの1時間で40人の集客を目標としていましたが、結果的に70人以上の方にコーヒーを提供することができました。
（提供できなかった方も換算すれば100人を超えていました！）
多くの方に来ていただいたため、提供するうちにケトルが1つでは足りなくなってしまったり、抽出時間に2~3分の時間がかかってしまったり
思っていたよりみなさんをお待たせしてしまいました。
慣れないこと・ハプニングも多かったのですが
他のメンバーにも助けてもらいながら、なんとかコーヒーを提供することができました...!
社内のコーヒー需要の高さを認識するとともに、
当日に声をかければすぐに答えて助けてくれる先輩や同期のありがたさを実感しました。
コーヒーイベントを通して学んだこと
終わってみて、イベントの企画から実施までを成し遂げられた達成感は
ひとしおでした。
また、並行して色んなタスクを進行することが多かったため、一度に持つ業務量を増やすことができ、私もここまでできるんだという自信にも繋がったと思います。
何よりコーヒーを提供した社員のみなさんに喜んでもらえたので、
本当にやって良かったと感じることができました。
今回の学んだことは
・スケジュールは、自分が思っているよりも余裕を持って設計する
・助けが必要な時は、社内外を問わず誰かに協力をお願いする
ことの大切さでした。
デザイナーとしてもう2年目。
この学びを自分自身が活かしていくのはもちろんですが、
今年度新しく入社する新卒メンバーにも引き継いでいきたいと思っています！
少しでもFruitsの取り組みに興味を持っていただけたら嬉しいです。
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