12月某日 同窓会イベント開催ハック

こんにちは。新年を迎えましたが、昨年末12月に高校の同窓会を開催しました。兵庫県立三田祥雲館高校２０周年イベント（実際は２１周年ですが、コロナの影響で一年開催がズレました）。クイズラリーのメインコンテンツで、総勢１００名程度参加いただきました。

仲良しだけで集まるより難しいけど面白い

同窓会のイベントとなると、知らない人もたくさん来てくれます。学生時代には縁のなかった人、在学期間がかぶっていない人。でも同じテーマで集まると、意外と話がはずんだり、子ども同士が盛り上がっている姿を見ることが出来たり、新しい出会いがあり新鮮です。

仲良しだけで集まる場合は、スケジュール調整アプリで日時調整したり、お店を予約したり、だいたい社会人になると飲み会やコンパの経験がある人も多いと思うので開催はスムーズです。

一方で同窓会イベントは準備が大変！正直大変だったので、ちょっと今日はこれを記事にまとめてみたいと思います。
出来たら同じ三田の人たちが集う機会にしてもらえたらと思いますが、こんなピンポイントなハックの需要があるかわかりません……（ブログの記事としては間違ってるような(笑)）

テーマが決まった時点でなるべく多くのスタッフを巻き込む

だいたいこういうイベントは経験上、スタッフの巻き込み度合いによって全然結果が変わってきます。
企画や会場との調整、備品の準備、正直言って能力の高い人が一人で背負い込んでもできなくはないと思います。ただ難しいのが集客。イベントが商業的なものであれば、なるべく企画運営は少人数で行って、集客は広告費を掛けるのもありだけど、全然知らないイベントに参加する人って案外少ない。なので結構な広告費が必要になってしまうケースがあります。

今回はなるべく多くのスタッフを巻き込んで実施しました。みんなで考えて、皆で作る、そしてみんなで参加して楽しむ。同窓会主催ということを考えると、こういう文化祭スタイルが一番盛り上がり参加者も増えて楽しめると思います。友達が企画したとなれば、行ってみようかな～と思いますし、参加者もおかげで１００名近くまで達成することが出来たと思います。

参加してほしい対象者の生活をイメージする

同窓会としてイベントやりたいなというときに、幹事たちで特に悩んだのがやっぱりメインのコンテンツ。卒業生の親睦を深めたり、母校との繋がりを感じたりするイベントっていったい何だろうと。
しかも、母校三田祥雲館高校はアクセスがゲキワルなのです。。。最寄駅からバスで２０分？徒歩は現実的ではない場所にあります。

同窓会という団体自体がそもそも
卒業生の親睦を深めたり、母校との繋がりを感じたりする
というところにフォーカスした団体なので、儲けたいとか、逆にお金を使わないといけない予算があるとか、何かに登録させたい とかでもないので、本当にネタは迷いました。

今回は１期生が36歳ということもかんがみて、子どもや家族を連れていきたくなるイベント、という考え方で
①クイズラリー
②縁日（スーパーボールすくい、輪投げ、ヨーヨー釣り）
③プレゼント抽選会
の三本立てで開催しました。①と②は子供向け、3は親向けでとりあえず参加し人たちがみんな楽しめるようにしようという骨子で企画しました。

経費は確か5万円くらいだったような気がします。
①は文具と紙
②はビニールプールとスーパーボール
③は景品費用で2万円くらい
そしてイベント保険に2万円。
調べれば細かくかけるのですが、ちょっとお金の細かいところの公開は避けさせていただきます。

全ての打合せで細かく議事録を取る。

ちょっとビジネススキルな感じがありますが、かならず打合せではどこまで決まったのかと、次までのＴＯＤＯを設定していきました。
やっぱりどれだけスタッフを巻き込んでるつもりでも、ボランティア感がありますし、巻き込むためにもしっかりみんなで宿題を分担して持ち帰ってもらいました。

このあたりは同窓会運営だけでなく、自治会や、社会活動などでも大事になってくる考え方かと思います。

そもそもの会議の進め方ですが

①イベントの趣旨の振り返り
②今開催の会議までで決まっていることの振り返り
③議題
④議論
⑤決定
⑥決定事項を踏まえて次回どこまで持ち寄るのか

だいたいこの６ステップで進行をしました。
特に私は①と②を重要視しており、それぞれが仕事や家族や個人の生活などで色々な視点で生活をしているはずなので、今会議においてのマインドセットを行うために欠かさず続けていました。

これは仕事前に社訓を読んだり、Mission・Visionの確認をしたりするのと似ていますね。ビジネス現場にいると当たり前のことですが、あんまりこういう集まりでは意識している人が少なかったので「本格的ですね」と声を掛けられたこともありました。

景品を出すときには意味のある景品にする

これは周りのスタッフ、他の幹事から理解を得ずらかったのですが、今回は地元の特産品にこだわって抽選会の景品を選びました。

もともとは集まりのきっかけになるように、家電税品などの高額な景品を設定しようかという話もあったり、景品の予算額がきまった後は、当たりはずれがないように、図書券やギフトカタログにしようという案が出ていました。

え、その景品って我々から提供する意味なくない？？

と私は思ったのです。

そもそも抽選会しようというのは、満足度を上げるためであって、それが参加者増に繋がればラッキーですが、メインのイベントはクイズラリーで決まっていましたし、ギフトカタログや図書券って温かみがなくって僕は嫌でした。

久しぶりに三田に集まったんだし、三田のものを持って帰ってもらう。
家族や友達に対して、楽しかったよーと学校や三田の話が出る。
やっぱりそういうストーリー性ってイベントには大事だと思いました。

最近はコロナで近所の夏祭りなどをあまり見なくなってしまいましたが、
そういう時は地域のお店の商品でもよいと思うんです。
何か裏で利害関係が繋がっているのか？と言われることが無きにしも非ずですが、コミュニティの中でお金が回ったり、良い体験や繋がりが出来たりすることってとっても大事だと思っています。

同窓会ライフハックはいかがでしたでしょうか？
ちなみに、三田の特産品は三田屋のレトルトカレー、丹波の黒豆茶、丹波立杭焼きの食器を景品にしておりました。

同企画は開催時間中の途中帰宅率が１割以下だったので、大変楽しんでいただけたのではないかと思っております。
私としても母校、三田市内でのイベントを成功させることが出来て大変有意義でした。