【営業の教科書NO.98】Bccで送るメールをCcで間違えて送ってしまった場合の対処法

〜今日のポイント〜

●まずは早急にお詫びを伝えるしかない
●お詫びと合わせて、今後の対策と気持ちを伝える
●可能であれば、お詫びのメールは個別に送った方がベスト
●こういった問題に敏感な人やセキュリティに厳しい企業などがいる際はお詫びの電話を入れる
●このメール以降の電話や打ち合わせの際は、まず冒頭でお詫びをする

＝お詫び文章文例＝
お世話になっております。
ウレルの笹田でございます。

先ほどのメールの件、お詫びとお願いでメールをさせていただきました。
本来「BCC」でおくるべきメールを「CC」でお送りしてしまいました。大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、先ほどお送りしたメールは
破棄していただけますようお願い申し上げます。
今後は二度とこのようなことがないよう、厳重に注意する所存です。

対策としては、下記を実施させていただきます。

・メール送信前のダブルチェック
・文章作成後、時間を置いてから確認後に送信

また今後についてはメール配信ソフトの利用も検討していきたいと思っております。

個人的にはこのメールを通して、業界のことや私のことをお伝えし、少しでもお役に立てたらと思っておりますので、
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

〜ラジオ内容はこちら〜
内容はBCCで送るべき内容をCCで間違えて送ってしまった場合の対処法ということです。わたしは配信ソフトを使っているのでこういうミスを起こらないようにしています。わたしどもは件数が多いのでツールを使わないというところもあるのですが、BCCとCCを入れてやるとどうしてもこういうミスが起こってしまうので気をつけなければいけないです。

◆ポイント①まずは早急にお詫びを伝えるしかない

送ってしまったものは仕方ないのでどう対処するかですが、まずやるべきことは早急にお詫びの連絡を入れる事です。これは情報漏えいで大きな問題になりかねないケースもあるので、とにかく早めにお詫びの連絡を入れてほしいです。

お詫びの文章はできるならば、人数が少ないなら、基本的には電話などで一方を入れることがベストです。人数が多くて一人ひとりに連絡ができないとか、お休みのタイミングでメールを送っている場合もあると思うので、その場合は一回メールを入れてお詫びを伝えます。

◆ポイント②お詫びと合わせて、今後の対策と気持ちを伝える

お詫びの内容で伝えるべきことは、「当然お詫びの申し訳ありませんでした。」ということと、何に対してのお詫びかをしっかり言うべきです。次に伝えるべきは破棄のお願いです。個人情報に当たるので相手側が持っていてはいけない情報になるので、基本的には削除してくださいということと、今後こういうことは起こらないようにしますという対策と気持ちです。

◆ポイント③可能であれば、お詫びのメールは個別に送った方がベスト

機械的にお詫びのメールを送っている人は多いです。テンプレートや文例集もあるのでBCCで送るべきメールをCCで送ってしまった場合のお詫びの文例は、調べるとあります。お詫びのメールは何を書いたらいいかわからないので、そのままテンプレートの通りに送ってくる人がいますが、テンプレート通りはテンプレートだとわかります。

何を伝えなければならないかと言うと、自分の気持や考えなんです。考えや気持ちや感情を伝えなければならないので、まずは対策をしっかり書きましょう。文例として対策事例をあげてみましたから、自分がお客さんとコミュニケーションを取っていく中で、個別でこういうことがやれるなあとかがあればそういうことをしっかり書いておいたほうがいいです。

もう1点は自分の考えていることや感情です。今回ご相談頂いた内容でいくと、笹だよりのようなわたしが以前やっていた情報提供メールを送っていたということだったんですが、なぜ情報提供メールを送るときにこういうミスが起こってしまったのかということと合せて、このメールを送りたいんですということをしっかり言ってあげたほうがいいです。それが気持ちの部分になります。

こういったところをしっかり伝えてあげて、「私は今後こういうことをしないようにします。引き続きぜひよろしくおねがいします。」ということをちゃんと伝えるべきです。意外とこういうミスが頑張っているなあということで逆に認めてくれるお客さんも中にはいるので、ピンチがチャンスじゃないですが、是非チャンスに変えられるようにお客さんに連絡をとっていただきたいなと思っています。

◆ポイント④こういった問題に敏感な人やセキュリティに厳しい企業などがいる際はお詫びの電話を入れる

ただしセキュリティに厳しい人や会社だと問題になりかねない部分もあり、そういう会社に対しては一斉に送っている場合でもとにかくまず電話を入れるようにしてもらいたいなと思います。

◆ポイント⑤このメール以降の電話や打ち合わせの際は、まず冒頭でお詫びをする

あとは、お客さんにメールを送った後で打ち合わせや電話をしたときに、まずは冒頭で「すみません、先日はこういうメールを手違いで送ってしまいまして。」みたいにお詫びから入ったほうがベターですので、その点に気をつけていただいて問題を消していただければいいなと思います。

◆今日のまとめ

できるだけこの問題に対しては早くメールを送る、連絡を入れるアクションをしてもらいたいなと思いますので、ご対応よろしくおねがいします。まずはやらないようにしましょう。