アポスティーユと公印確認ってなに？〜在留外国人&外国人支援者向け〜ニュースレター#31

アポスティーユと公印確認

今回は、アポスティーユと公印確認についてお話しします。

どちらも、日本の官公署が発行する公文書に対する外務省の証明のことをいいます。

もっと分かりやすくいうと、
官公署とは各省庁、都道府県庁、市区町村役場、警察署などのことをいいます。公文書は官公署の公務員の方が職務上作成した文書のこと。

例えば、身近な例でいうと、市役所で戸籍謄本を取得したとします。

国際結婚などの手続きでこの戸籍謄本を外国に提出する場合に「日本で取得した本物の書類ですよ！」ということを外務省に証明してもらうことです。

他の国の書類は言葉も分かりませんから、もし偽物を提出されても判断が難しいですよね。

このような理由から、外国でも有効な書類とするためにアポスティーユまたは公印確認をしてもらいます。

どんなときに必要なのかというと、結婚、離婚、出生、会社設立、不動産購入、査証取得など国をまたいだ手続きの際に必要となります。

アポスティーユと公印確認のちがい

以下、外務省https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000548.htmlより引用

アポスティーユとは

「外国公文書の認証を不要とする条約（略称：認証不要条約）」（1961年10月5日のハーグ条約）に基づく付箋（＝アポスティーユ）による外務省の証明のことです。提出先国はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・（総）領事館の領事認証があるものと同等のものとして，提出先国で使用することができます。

公印確認とは

日本にある外国の大使館・（総）領事館の領事による認証（＝領事認証）を取得するために事前に必要となる外務省の証明のことです。外務省では公文書上に押印されている公印についてその公文書上に証明を行っています。

アポスティーユと公印確認どちらが必要？

基本的に、

ハーグ条約締結国の場合はアポスティーユ
ハーグ条約に加入していない国へ提出する場合は公印確認

が必要となります。

※ハーグ条約締結国の場合でも、公印確認を求められる場合がありますので、必ず事前に提出先または日本にある提出先国の大使館や領事館にご確認ください。

ハーグ条約締結国かどうかの確認はこちらから
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000610.html

アポスティーユと公印確認の申請方法

どちらも外務省が窓口となっており、窓口は東京と大阪にあります。
窓口まで行けば、即日発行可能です。
※コロナの影響で窓口業務を停止している場合もありますので、事前にご確認ください。
問い合わせ先はこちら
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000551.html

郵送請求も可能です。
1週間から10日くらいかかりますので、お時間に余裕がある場合や遠方にお住まいの方は郵送請求の利用がおすすめです。

申請書などはこちらからダウンロードできます。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000550.html#section1

申請方法や必要書類についてはこちらでご確認いただけます。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000608.html

領事認証とは

公印確認の場合は、外務省で公印確認してもらった後、提出先国の大使館・領事館でさらに領事認証が必要となりますので、お忘れにならないようにご注意ください。

大使館・領事館での領事認証は国によって郵送での手続きを受け付けていないところがあります（中国など）
この場合最寄りの大使館・領事館へ出向く必要がありますので、こちらもご確認ください。（領事認証は即日発行されませんので、後日取りに行く必要があります）

まとめ

提出先国が、

ハーグ条約締結国→アポスティーユ

ハーグ条約に加入していない国→公印確認→領事認証

が、手続きの流れとなります。

時間がない、遠方であるなど、事情のある方は、ご家族などに委任されるか行政書士など代行できる業者に依頼しましょう。

国際結婚などで戸籍謄本、婚姻要件具備証明書などのアポスティーユ・公印確認の代理申請のご依頼を承っております。

お困りの方がいらっしゃいましたら、ぜひ国際行政書士の私をご紹介くださいね！