Zoomで初イベントやった反省点

先日Zoomでのイベントを初めて実施！

今っぽいな・・・と自分でも感じながら座談会的なものを開催した。
その際、感じた反省点などを備忘録として。

セミナー概要

具体的なことは割愛するが、質疑応答をメインとした双方向型の形式で実施した。参加者は運営を含めて50～60人。

Zoomの事前知識など

運営側もZoomを ”利用したことが何回かある” 程度の経験値。
送られてきたURLを押して会話に入る。ということに慣れているレベルだったので、運営側としての知識は、ほぼ０だった。

＜実行編＞

事前準備～前日まで～

１．イベントの形式決め

　●双方向での実施
　●グループ形式での対応
　⇒　この段階で扱いやすさ等含めてZoomの利用が決定

２．ルーム作成

　●ルームの設定
　－ルームそのものを作成
　－待機室設置
　－名前変更可
　－自身のミュート解除可
　－開始時にミュート
　－レコーディングの禁止
　－ブレークアウトの設定

３．ルーム告知

　●参加者に招待メールの送付
　－当日の流れ（概要）
　－開始時間
　－URL

直前～本番

１．運営担当者ログイン

＜反省点＞
①全員同じアカウントでのログインとすればよかった。
　　⇒１アカウントにつき１ログインと勝手に思い込んでいた。。
②管理者の画面表記を統一すればよかった。

２．担当者それぞれグループに分かれた際の想定やオーディオチェック

＜反省点＞
①管理者間での細かな配役やルールの確認をしておけばよかった。
　　・喋る時のみミュート解除（多分一番大事なので確認必須）
　　　※同じ室内で複数名がミュートせずに話すとハウリングしました
　　・質問を受ける際のルール（『反応』して貰う、Chat入れて貰う等）
　　・Chatでの対応を誰がするか
　　・入室管理を誰がするか
　　・ブレークアウトの操作を誰が行うか

３．入室承認するのみの状態へ

４．挨拶等

挨拶のほかに、趣旨とタイムスケジュールの説明をおこなった。

＜反省点＞
①Zoom上でのルールを伝えればよかった
　　・ミュートのこと
　　・画面表記のこと
　　・質問時のルールなど

５．ブレークアウト

＜反省点＞
①ブレークアウトの時間を決めていたが、流れでズルズル伸びてしまった
　　・質問事項の把握の仕方
　　　※随時人を指定して質疑応答していた。Chatを利用すればよかった
　　　※質問個数も制限するようなルールがあればよかった
　　・タイムキーパーは必要

②ブレークアウトのシャッフルを効率的にできなかった
　　・全てをシャッフルするより、対応者を入れ替えるのが効率的

６．全体討議

ブレークアウトの後、質問を全体で受け付けた。

＜反省点＞
①口頭で質問する人とChatに書き込む人と混在していた
　　・どの質問に優先的に答えていくべきか、判断が難しい
　　・質問方法は１つのチャネルに統一するのが良さそうであった
　　・口頭で回答できるものは数が限られる
　　・口頭回答以外のも、Chat上での回答配役も置けばよかった

７．終了

終了後に後悔したこと

★　役割分担（音頭を執るやつは１人・知ってる人間）

①音頭取り
　必ず１人統轄役を置くべき。
　利用するツールに一番知見のある人が望ましい。
　（年齢・役職等は関係ない。知ってる人間が舵取りしないと事故る。）
　途中参加者の入室承認など管理画面を常に見られる環境が良い。

②Chat役
　Chatの管理者は必ず必要である。
　また、ホスト側へのリクエスト等のチャネルはChatが適している。
　Chatの設定も、個々でのやり取り禁止の設定をしておいた方がよさそう。
　（全体orホスト宛の２択）

③進行役
　人数が居れば、①音頭取り②Chat役とは別の人間が進行を担当すべき。
　音頭取りと同程度のツール知識があることが望ましい。
　（ツール知識がなければ、充分な事前の打ち合わせが必要）

④Help要員
　何かあった時に自由に動ける要因は１人いると安心。
　例１）Zoomの制限（時間や人数）が近付いた際に、別Roomを作成
　例２）他部署や上司からの緊急連絡対応
　例３）回線等の異常時に参加者へメール等にて連絡

以上、オンラインでの座談会やセミナーなどでは４人は欲しい。

☆　集客で感じたこと

オンラインイベントを開催すると、
質問は無いけど取り合えず参加。みたいな人達も何人か入り込む。

効率的かつ効果的な運営を心掛けるうえでは、なるべく減らしたい。
勿論、参加して接点を持てることは喜ばしいことだけれど。

集客時に事前に質問事項を聴いてみたり、気になることや、参加者本人の価値観などが伺えるような仕掛けを用意することで、参加者全員にとって何かしら意味のある内容にできるのではないか・・・と感じた。

おわりに

オンラインイベントを初めて実施してみたが、反省点は多かった。

本当はもっと上手くサラッとできるはずだったが、見込みが甘かった。
ツールを何となく知ってる。その場の流れでなんとかなる。
これらは失敗の原因そのものである。

充分な打合せとか、余裕を持った計画とか、基本的なことができてないと「チームでイベント開催する」というのは難しいのだなということを今回痛感した。

ともあれ、実施したものはなんとか完遂したし、反省点として得るものも多かったので、結果やって良かった！

おわり