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O365導入時にやらねばならない脱ファイルサーバーのこと。

1.本記事の趣旨

Microsoft Office365(以下、O365)を自社内に導入・展開する前にやらなければならい脱ファイルサーバーのこと及び脱ファイルサーバー後のファイル管理のあり方について整理した。

2.脱ファイルサーバーをする

現在、全社公開している(オンプレ)ファイルサーバーがあり、数か月前にシステム更改までしてしまい、絶賛運用中。

ファイルサーバーを残したままでのO365移行はありえないと考えている。共存もなし。情報がサイロ化し、従業員の混乱を招く。

そもそも、(費用をかけて)O365を導入する戦略とは何なのか?を考えてみる。

以下の書籍(非常にオススメの本です!)を読みながら考えたのは、今回の我々のプロジェクトにおいて「Why?」は何なのか。

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・「Why?」⇒コミュニケーションの性能を上げたい。コラボレーションを実現し、イノベーションを起こしやすい環境を整えたい

・「What?」⇒情報共有の手段(メール、ファイルサーバー、電話)を刷新する。社内のコミュニケーション手段を再定義する。情報共有ツールを使う。

・「How?」⇒O365(Taems、SharePoint、OneDrive、Exchange他)を使って情報共有を行う。

「How?」のところで、ファイルサーバーはありえない。「Why?」が実現できないからだ。

もしファイルサーバーを暫定的に残してしまえば、従来からのコミュニケーション手段を使い続けるほうが「楽だ」「運用を変えなくていい」というユーザ意見を排除できなくなる。残っているファイルサーバーの存在が、情シスのメッセージを誤って伝えることになりかねない。O365導入プロジェクトそのものが失敗する可能性がある。

なお、脱ファイルサーバーを検討するにあたり、非常に良い資料があるので紹介する。AvePointさんがMicrosoft Tech Summit 2018で講演した資料(PDFと動画のリンクを章末につけておきます)。

AvePointさんが強いと思ったポイントは2点あった。

・移行するためのノウハウと経験がある。MSが公開したAPIを使って高速に移行が可能な自社のソリューション(DocAve)を持っている。スロットリング対策もできる。強い。

・TeamsやSharePointに移行完了後の運用設計(プロビジョニング、ライフサイクル管理、コンテンツマネジメント)などのノウハウもある。ファイルサーバを脱しても、ファイルサーバーを運用していた時のようなコンテンツマネジメントが不要になるわけではなく、むしろ、より強い運用が必要になる

個人的な思いとしては、この資料の事例のとおり、AvePointさんのお力を借りて、SharePointに一気にデータ移行しちゃうのが良いと思っています。

▼AvePoint Japan「脱ファイルサーバーは、本当にできるのか!?ファイルサーバーのOffice365移行とその後の運用までのベストプラクティス解説」

PDF 動画

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3.脱ファイルサーバー後にすること

ファイルサーバー上にあったファイルは、いったん、SharePointにマイグレーションすることになると思う。問題はそのあとの活用方法。

SharePointでファイル管理を行う場合にとても参考になる情報が以下の記事に記載されている。特に、全従業員に広く共有すべきファイルが置いてあるファイル管理のポータルをSharePointでいかに作るかが具体的なイメージを元に紹介されていて参考になる。

▼オフィスアイ株式会社「SharePointでのファイル管理について考える」

ファイルサーバーをSharePointに移行してしまえば終わりというわけではない。SharePoint上のファイルの置き方を、ファイルサーバーライクにできれば最高かというとそういうことでもない。あれ(オンプレファイルサーバー時代)が最高ではなかったことに気づかせないといけない。

情報を見つけやすくする仕組み作りをO365(ShrePoint+何か)上で実現しようというアプローチだ。こういう具体的なイメージとしかけをO365導入前に見せることで、移行する動機づけになるのではと考えている。

考えなくてはいけないのは、業務においては「思考をなるべく分断しないこと」を重視することです。何かやろうしているから情報を探すのに、必要な情報がすぐには見つからないというのは、やろうとしていた何かに関する思考を分断してしまいます。(略)そうした意味で、情報を見つけやすくするという仕組み作りは重要です。ファイルに様々な情報が書かれているのであれば、やはり見つけやすくする仕組み作りは重要だということになります。
こうしてみると、結局、ファイル管理は「業務の整理整頓」に他になりません。なんらかの業務プロセスの中で生まれるファイル群ですから、業務プロセスを意識したファイル整理が必要ですし、どのファイルをどういったときに使うのかという意識をもったファイル整理ができれば、かなり情報は見つけやすくなるのではないでしょうか?

何をどう使えるのかナレッジが自社にはまだないので、本記事のオフィスアイさんのようなノウハウを持っているコンサルティングができるところに相談してみることも検討要。

4.まとめ

結論としては、以下。

・O365の導入に際し、脱ファイルサーバーが前提(自社の場合)。

・全社員が一斉にO365の基盤の上に乗り換えるしかなさそう。リテラシ高めの人だけO365を使い、リテラシ低い人は今までのやり方で良いですよ、という状態を許容するのが難しい。特にファイルサーバーについては一気にやってしまうしかない。そうしなければ情報がサイロ化し、従業員の混乱を招き、O365導入プロジェクトが失敗する。

・脱ファイルサーバーしてO365を導入したから終わりというわけではない。業務の整理整頓をしながら「どうやったら情報を見つけやすくできるか」を考え、O365上でそれを実現する。コンサルティングから情報を入れつつ、自社でノウハウを貯めていき、最終的に独り立ちするアプローチを検討する。

以上。

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コーポレートインフラエンジニア , Nagoya , Japan. IT-BCP , Enterprise Storage , Backup Solution , Data Center , 3DCAD Workstation , PBX.