オンライン社内イベントについて疾く書き連ねる

Housmartの鈴木です。

書きたい書きたいと思いつつ、いつの間にか時間が経ってしまいました。
何を書きたかったかというと、HousmartのキックオフMTGについてです。

Housmartは9月決算のため、期初となる毎年10月にはキックオフMTGと称して、何かしらのイベントを実施します。

このキックオフMTGは年に1度のイベントであり、全社員の時間を相当程度拘束することになるので、有意義な会にするために、１カ月半ぐらいの準備時間を設けて、会の設計を行っています。

今はだいぶ落ち着いてきていますが、キックオフMTGの企画を始めたのは、8月だったので、世の中的にはまだまだコロナの真っ只中にありました。

そのため、オフラインで集合するのは難しい。かといってオンラインMTGも、画面を共有してスライドを映しながら話すのもそろそろ飽きてきたよな・・というような状況でした。

その中で、色々と創意工夫を凝らして、どうにか満足度の高い5時間に及ぶキックオフMTGを成功させましたというようなことを、この記事では書いていきたいと思います。

配信後、スタジオから。
取締役の宮永さんは左手を骨折してます。エンジニアなのに。

何をするかを決めましょう

一つお断りをしておくと、今回、担当として、イベントを最良の形で実現してくれたのはチームメンバーであり、私は無責任に要望を投げていただけになります。

さて、話は変わりますが、Housmartには素晴らしい4つのバリューがありまして、4つ目のバリューを「Change The Way」といいます。

こちら要約すると、業界に大きな変化をもたらすのであれば、まずは我々が進化していかなければダメだよね、という趣旨になります。

そのバリューを体現すべく、このような大規模な社内イベントは毎度何かしらコンテンツを変え、フレッシュに楽しんでもらえる形で実施することを心がけています。

毎期3部構成で実施しており、期初のキックオフイベントということもあり、最新の事業計画を共有する、メンバーを表彰するという2点は外せないため、残りの1部に何を持ってくるか、それぞれの発表内容・方式をどのようにするかが、イベント企画の肝となります。

今回は、新入社員がこの1年で10名強増えたということもあり、新入社員にHousmartをよりよく理解してもらうために、今までのHousmartの歴史紹介を第一部として企画いたしました。

ちなみにHousmartの歴史は、新入社員をインタビュアー、Corporateメンバーを記録係として、古参社員にインタビューをしながら年表を作成し、それに基づいて、発表用のスライドを作成していきました。

Corporateの負荷を減らしつつ、直近で入社した社員に多くのメンバーと話す機会を作るという一石二鳥の施策。

どうやるのかを決めましょう

コロナの真っ只中ということもあり、WEB配信一択だったのですが、通常のZOOMのWebinarやミーティングで5時間ぶっ続けでやられたら、半分ぐらいの人が内職を始め出すだろうということもあり、いかに画面に集中してもらうかが、今回の悩みどころでした。

何か一つの要素でそれを実現することは難しいと考え、とにかく色々な工夫を随所に散りばめることにしました。

配信クオリティを上げる
スタジオの設備を使い、司会と話者の切り替え、Picture in Picture等の機能の活用により、画面に動きをつけることで、飽きられない工夫

インタラクティブなコンテンツ
クイズ等を散りばめ、回答状況などを元にちょっとした双方向感を出すことで、視聴者を画面に惹きつける（代表の針山案）

メッセージ動画
表彰の受賞者へのメッセージ動画を事前に撮り集めて、編集して流すことで、スピーカーに変化をつけつつも、スムーズに進める。

緻密な準備を行いましょう

さて、Housmartは組織が拡大しており、全社MTGの参加者も相当な人数にのぼります。
全員の人数を5時間拘束することとなるため、キックオフMTGの開催は、組織として数十、百万円単位の大きな投資となります。そのため、準備不足による失敗は許されません。

そのため、タイムスケジュール兼指示書を作成し、スタジオ所属の技術さんと綿密な打ち合わせや、Corporateチーム内での当日の進行イメージ等を行いながら、最適な進行を作成しました。

結果としてどうだったか

私個人でいうと、当日、唯一の仕事だったZOOM ミーティングのスポットを失敗するというやらかしはありましたが、満足度アンケートを取ったときの満足度は、5点満点中、4.96点という高評価となりました。

企画してくれた太刀川さん、司会者発表者のみなさん改めてありがとうございました。

今回作成したHousmartの歴史コンテンツは、今後、新入社員の方に観ていただけるように、動画として残してありますので、興味がある方は是非ご入社ください！

以下、アンケートの抜粋となります。コンテンツの緻密な設計や、スタジオからのライブ配信という試みに対して、メンバーからの評価も非常に高かったです。

ライブ配信でしたが聞いてる側・見ている側も飽きはなく、コンテンツ内容も良かったと思います。

いつもの他拠点から配信するよりも今回のように拠点一つから配信する方が見やすいし頭に入ってきやすいと思いました。この形式の継続に1票です。

新しい試みであったものの、大成功と言えるクオリティで素晴らしかったです。準備に携わられたみなさんに感謝申し上げます。

オンラインでこれだけ盛り沢山のコンテンツ、準備が大変だったと思います。ご苦労様でした。内容も十分満足でした。これ以上手をかけることもないくらいだったと思います！

最初から最後まで設計がしっかりされていたので、とても楽しめました！準備いただきありがとうございました！！お疲れ様です！

動画やアンケート交えてだったのでただスライド見ているより臨場感がありました。ご準備ありがとうございました。

スタジオを借りてだったので、キックオフ感が出ておりました！