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【仕事術】まずは3つ!!!社会人3年目までに身につけておきたい仕事術 !

「会社で仕事できるか不安だな…」
「入社してから仕事は覚えたけど成長してるのかな…」

本noteを読んでいただきありがとうございます。

今回のテーマは…仕事術!!!

* 今回のターゲット *
☑ これから社会人になる新入社員
☑ 入社1~3年目の社会人

入社したばかりの方は、仕事の内容の全貌がまだ不明な部分がありますね…

入社して3年目までの方は、仕事を覚えてきて大きな仕事やプロジェクトリーダーを任される人もいるかと思います。

そんな中で、これからの働き方は少し変わっていきます。

理由は中小企業を対象に働き方改革法が適用されるからです!

日本の中小企業は全体の99.7%、これは日本全体で見ると働き方に大きな影響を与えます。

大企業ではすでに始まり、仕事の効率化を求められてきました。
一方、中小企業は2020年4月、つまりあとひと月で始まってしまいます。

簡潔に何が変わるかというと、

* 働き方改革法による変更点 *
☑ 残業時間が月45時間・年間360時間上限

☑ 違反した場合、罰則あり

これまで青天井だった残業が制限され、罰則まで定められました。
今までよりも短い時間で同じ業務量をこなしていかなければなりません。

そこで、今回は最低限身につければどの仕事に対しても効率化できる仕事術を紹介していきます!!!

それでは見ていきましょう!!!


◆ 終わる時間を決める

* 具体例 *
❖ 退勤時間を決める
❖ 1つの業務の終わる時間を決める

まず仕事を効率化するには終わる時間を決めましょう!

終わりを決めると1つの仕事を細分化でき、何をどのくらいやればいいかが具体的になります。

資料作成を例に出します。
まず、終わりの時間を決めずにやった場合。

Ex)資料作成 時間制限なしの場合
☑ とりあえず書き始める
☑ 一通り作る
☑ 構成や文、誤字の修正

そして終わりの時間を決めた場合(私の配分)

Ex)資料作成 30分の場合
☑ 全体構成 5分
☑ 書き始め 20分
☑ 修正 5分

どうでしょうか?

1つの仕事でも何をどのくらいやればいいかが具体的に理解できますね。
仕事の効率化は1つのことにどのくらい時間をかけるか、この感覚が重要です。

ここで、終わりの時間を決めるにあたって注意すべきことがあります。

それは、仕事にかかる時間を適切な時間にすることです。

詳しく説明すると、パーキンソンの法則が関係してます。
これは、人は時間ピッタリに行動するという習性のことです。

30分で終わる仕事を50分と設定したとします。
すると、本来なら30分で終わるのにピッタリ終わらせようとして20分余分に時間がかかってしまいます。注意しましょう。


◆ 仕事にかかる時間を書き出す

* 具体例 *
☑ 会議資料  30分/日 90分/週
☑ 会議室準備 15分/日 90分/週 
☑ 報告書   15分/日 15分/週

みなさんは今の仕事どのくらいかかっているか把握してますか???

1週間にかかっている仕事の時間を業務ごとに紙に書き出してみましょう。

5分単位、できる人は1分単位で書いてみましょう。

1週間の勤務時間は40時間、つまり2400分。
この時間から書き出した仕事の時間を引いてみてください。

残業が多い人はマイナスになるはず


ではどうすればいいか…
まずは1週間の仕事の時間を2400分ピッタリになるように、理想の時間配分を自分で決めてみましょう。

必ず各仕事の無駄な部分に心当たりがあるはず…
無駄な行動をしない、まずはここから始めましょう!

その次に1つの行動をまとめます

フォーマットを作る、上司への質問はまとめてするなど。

特にパソコン業務はフォーマットを作れるものは全て作りましょう。
フォーマットをデータとして残せば何回でも使いまわせます。

ぜひ様々な機能を調べてみてください。

私がやっていることを少し紹介します。

私は毎週、仕事にかかる時間を手帳のウィークリーページの余白に書き込んでます。

なぜ毎週か、それは毎週仕事にかかる時間を全て見直しているからです。

20分かかった仕事を次の週は15分で終わらせられるように挑戦しよう、そのためには…といった感じ。

毎週の仕事の時間を見直すことで仕事の適切な時間を把握することができます。

初めは5分単位、慣れて今では1分単位で書き込んでいます。
1分単位だと動きの無駄が限界までなくなります。
自分を追い込みたい人は1分単位で時間配分してみましょう。

初めは全く行動が追い付きませんがその分集中できます。


◆ 1日の終わりに振り返りをする 

学生の頃は振り返りの習慣がありましたね。

それは復習です。
勉強したことを覚え直したり、問題を解きなおしたりしてましたね。

それが大人になった途端に止めてしまいます。
仕事でも振り返りはしましょう。

上司に事前に確認すればよかったなぁ、資料をグラフは折れ線グラフの方が見やすかったかなぁ、など。

反省点を振り返ることで、1日経つにつれて業務の質が上がっていきます。振り返りで感じたことなど記録するとなおいいです。


◆ まとめ

◆ 終わる時間を決める
◆ 仕事にかかる時間を書き出す
◆ 1日の振り返りをする
 

この3つをまとめると

* 仕事内容と時間を可視化する *

ということです。

自分が何をやっているのか、どのくらい時間がかかっているのかをまず自覚しましょう!

何となくこなすだけでは余計に時間がかかってしまいます。
それではこれからの働き方に対応できません。

これから管理職になったり後輩に仕事を教えていくにあたり、まずは自分が仕事を見直すべきです。
そうすれば後の世代にもより効率的に時間を有効活用してもらうことができます。自分の行動に責任を持ちましょう!

◆ 終わり

最後まで読んでいただきありがとうございました!!!

今回は書評やおすすめ本の紹介ではなく直接記事に書いてみました!

普段はTwitterでツイートしているのですが、やはり140文字では順を追って説明できなかったりします。
そのため、今回は直接書いてみよう、そう思いました。

自分が思ったこと、やってることをそのまま書いたので多少読みづらいかもしれません…
少しずつ修正してよりよいものを作っていけるようにします!
これも振り返りが大切ですね(笑)

それではまた次回に!!!

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