なぜ弁護士は記録をデータにしていても、紙の記録を持ち帰るのか
こんにちは。法律事務所のIT化と記録のデジタル化について、日々考えている山本了宣（弁護革命開発者）です。
私はこの二年間で30回以上、全国でITやセキュリティについての研修を行い、アンケートも読み、その後の懇親会で様々なお話を聞いてきました。また、『弁護革命』を運営していますので、個別の事務所のデータ保管や運用について、直接お話を聞かせてもらう機会も多いです。
その中で、IT化を頑張って進めたんだけれども、「結局、事務所に出て紙の記録を触らないと起案はできない」とか、「重たい紙の記録を相変わらず家に持って帰っている」という話をこれまでにたくさん聞いてきました。なぜそんなことになるか、何が問題かというお話をしてみたいと思います。
「IT化したけど紙の記録を使っている」は、「あるある」
IT化しているはずなのに紙の記録をメインに使っているという話は、実は「あるある」です。
謙虚な方だと、「こういうグダグダなことになっているのはうちの事務所だけ」とか、「自分がIT苦手なだけで、みんなは上手にやれているんだ」と思っていたりします。しかしそうではないのです。
記録を全部PDFファイルにする運用が事務所の中で確立しているけれど、結局紙の記録ばかり使っているという話を、私はこれまで何度も何度も聞いてきました。
ITに関して先進的な事務所であっても、この話を聞きました。あまりにも頻繁に、様々な場所で聞くので、これは普遍的な問題なんだと認識しました。
「うちには紙の記録しかないよ」という方にとっても、これは遠からず差し迫った問題になります。
2026年には、民事の書面提出は、データ（PDFなど）で行うことが義務づけられるからです。データと紙の二重管理は非常に業務の生産性を落とします。事件記録をどうやってデータで管理するかは全ての人にとって重要な問題になります。
PDFで生産性が上がらない
PDFファイルがあるのに紙が必要なのはなぜか。理由は共通しています。「起案をする時に、紙の記録が要る」ということです。
しかし、これはある意味では不思議な話です。PDFファイルがあれば、記録を閲覧することはどこだってできるはずです。皆さんその環境を持っているのですが、それでも起案をするときは紙が必要になっています。
私の理解では、その原因は一言で集約できます。
フォルダにPDFを入れる方法では、起案に必要な生産性が確保できないということです。
フォルダは、もともとPC上でファイルを分類して保管するための仕組みです。
一方、弁護士が起案をする作業は、実はずいぶん高度なことをやっています。紙の時代にも、付箋を駆使したり書き込みをしたり、綴じ方を工夫したり、それぞれの人が自分の技を持っていたりしました。ところが、『PDF in フォルダ』となった途端に、フォルダからPDFを探してダブルクリックという不自由な動作に縛られるようになります。
だから仕事に支障が出てきて、結局紙を使うということになっていきます。
フォルダの壁と、その苦痛
私自身も、この「フォルダの壁」とでもいうべきものを、実体験として感じてきました。
私は刑事事件をよくやっており、資料の多い案件が普通でしたので、記録をPDFにする取り組みは2010年くらいにはおこなっていました。
できるだけスムーズに取り出したり、並べ替えて分析したりできるようにするため、ベストプラクティスを研究しました（私のかつての「到達点」は、「実践！弁護側立証」という書籍の中に書きました）。
工夫は、主にファイル名の付け方です。フォルダの名前ソートをうまく活用できるように、ファイル名に日付や証拠番号を工夫して書き込みます。
ただ、いくら頑張っても、結局大して便利にはなりませんでした。準備が面倒な割に、それほど活用性は高くないのです。
「PDF in フォルダ」がつらい
フォルダ内でPDFの記録を管理する方法のデメリットや限界を以下に挙げてみます。『弁護革命』のユーザー様からは、よくフォルダ系のツールと比較したお話を聞きますので、ユーザーインタビューの記載や、直接聞いたお声からご紹介してみます。
「単にクラウドにPDF化して放り込んでも、目的の書類を探しづらかったり、思いどおりに文字検索ができなかったり、メモを書き込む機能が物足りなかったりして、「これなら紙の方が便利だな…」と中途半端な状態が続いていました。」
「単にデータを保管するだけなら、クラウドサービスやPCのハードディスクでも可能です。ただ、データ化した資料を見ながら記録を検討したり、起案するとなるとどうしても限界があり、結局は不便でした。」
「一般的なサービスだと、PDF化したデータを放り込んでざっと探すことしかできません。欲しい資料が的確に出てこなかったり、メモもうまくできなかったりで、どうしても不満が残っていました。」
「クラウドサービスにデータを入れたりしましたが、紙の事件記録に劣っている部分もかなりあって、情報が散らばりやすかったり、見づらかったり、整理しづらかったりして、満足のいく結果は得られませんでした。」
「単にフォルダにPDFを詰め込むだけだと、紙よりも仕事がしづらくなります。」
「フォルダ中心でデータ管理していた頃を思い返すと、探したり開いたりという動作ごとに、毎回もたもたしていたと思います。1回1回は少しの時間かもしれませんが、チリツモというべきでしょうか。」
「クラウドサービスの検索機能は一般的なものですので、ある程度は絞り込めても、結局一つ一つファイルを開いて中身を確認する必要があったり、ファイルが開くまで時間もかかったりと、色々ストレスになっていました。」
「フォルダだとすぐに数が増えていって、一つ一つドアを開けて探しにいかないといけない感じなのが不便」
「フォルダに入れていると、誰かが触ったりして、ふとしたはずみでファイルがなくなったりする不安があります。」（弁護革命は簡単になくならない）
フォルダは1個の分類しかできない。また、階層が増えて文書が下のほうに隠れてしまう。
紙は検索性がなく、ファイルサーバーは検索性が足りない、OneDriveなどクラウドでも検索性が足りない。
PDFファイルをAcrobatで開こうとすると、それだけで1秒〜1.5秒かかる（弁護革命なら瞬時に開く）。この積み重ねだけでも全然違う。
記述を予想してPDFファイルを開いてみても、目的の記述が見つからない。1個のPDFを見つけだすのに5分10分かかってしまう。
全文串刺し検索が基本的にできない。Acrobatの機能で、できないわけではないが、全然使いやすくない。
クラウドにPDFを入れていたが、使いにくくて仕事がはかどらず、紙記録が無いときの保険でしかなかった。紙記録があれば紙記録を使っていた。
どれも生のお声です。 個人的には、「一つ一つドアを開けて探しにいかないといけない」というのは、なかなか言い得て妙だなと思いました。
もしかすると皆さん、当たり前になりすぎていて、フォルダの不便さに気が付いていないかもしれないと思ったりします。
ありますよね、当たり前になりすぎていて気が付かなかったけど、後になるともう信じられないなと思うようなこと。たとえば手書きで文章を10枚書くとか。。。
事件記録における、「PDF in フォルダ」も実はこの種のものじゃないかと思っています。
一旦気が付いてしまうと、信じられないぐらいフォルダが不便だと思い始めるようになります。『弁護革命』をお使いの方は、「ああ、いま思えばフォルダってほんと面倒くさかったよね、もう戻りたくないね」と思われるようです。「手書きで10枚」にもう戻れないのと似た感じだと思います。
電子提出義務化で大変なことになる
これまでのところ、上記のお話はそこまで致命的ではありませんでした。
わかりやすい例を挙げると、コロナ対応があります。
コロナの時期に在宅で仕事をする必要があるため、緊急対応的に事件記録をスキャンしてPDFファイルにし、クラウドに保存して、在宅でも記録を閲覧できるようにした事務所さんは、それなりの数あると思います。
しかし、コロナが落ち着いてみると、やっぱりデータでは仕事がしづらいので、また紙を中心にした仕事に戻っているというパターンです。
つまり、「事件記録をデータに変換したのは、あくまでリモートで記録を見られるようにするための緊急措置だった」、「起案などのコア業務のためには、データは紙に劣るものでしかなかった」ということです。
これだけだと、ある意味では微笑ましい話です。しかし今後は同じようにいかなくなります。
なぜかというと、2026年には民事裁判のIT化がフェーズ3に達し、書類を電子データで授受することが義務付けられるからです。
例えば、証拠や準備書面は、PDFファイルなどで裁判所のシステムにアップロードしなければいけません。逆に、相手の書面を受け取るときも、裁判所のシステムからPDFファイルなどをダウンロードすることになります。
現時点で、「mints」（民事裁判書類電子提出システム）が、もう全国で利用可能になっています。
ここで、データは仕事がしづらい、やっぱり紙だ、という状況の方はどうすることになるでしょうか。
実は、「紙記録貫徹方式」という道も、理論上は残っています。
あくまでも、事務所内では、紙の記録を中心にして、従来通りにしっかり作り込みます。仕事も紙を中心にまわします。
ただ、裁判所に提出する時だけは、仕方ないのでPDFファイルを作ってアップロードします。そして、相手から書面を受け取るときも、仕方ないので、裁判所システムからダウンロードし、プリントアウトして、紙の記録にしっかり綴じ込みます。
この方法はうまく回るでしょうか？ 忘れられない問答があります。
───最初にズバリお聞きします。「mintsで仕事は楽になりますか？ それとも、逆に仕事が増えますか？」
ここは要注意なポイントです。徒手空拳でmintsを使うと、仕事が増えるだけになると思います。「mintsを経由して書類を受け渡す事務が上乗せされただけ」という感じです。逆に、電子化に向けた体制をしっかり作れていると、mintsの恩恵を受けられて、仕事が生産的になります。
私の場合は切り札になったのが弁護革命でした。イメージ的な数字ですが、『これまでの紙スタイル』の仕事の負担を1とすると、『ただのmints』の仕事の負担は1.5くらい、逆に、『mints×弁護革命』だと、仕事の負担が一気に減って0.3とか0.5くらいになります。
紙記録貫徹方式を採用すると、事務負担が1.5倍に増える、仕事がむしろ辛くなるということです。
裁判IT化に対応したら、業務負荷が1.5倍になるなんて、望む方がいらっしゃるでしょうか。私だったら考えたくもありません。
しかしこの地獄のような状況が、本当に足下に迫っており、ぽっかりと口を開けて待っているのが現状なのです。
どうしたらいいか
そんな悲惨なことにならないために、どうしたらいいでしょうか。
一般論として答えるならば、PDFファイルなどの電子データで生産的に仕事ができるような仕組みを工夫しましょう、ということになります。
ただし、これはまさに「言うは易し」だと思います。私自身は、フォルダでも、クラウドストレージでも、うまくいきませんでした。
手前味噌にならざるを得ないのですが、一番簡単で確実な解決策は『弁護革命』を使うことだと思います。
私の知る範囲で、デジタルの事件記録をハイレベルな生産性で扱えるツールは、『弁護革命』の他に存在しません。「存在しないから弁護革命を作った」とも言えます。
さきほど、フォルダや一般的なクラウドで生じる課題を挙げました。
どのお声も、「けれども、弁護革命で初めて解決しました」という風に続くのです。いくつか例をあげてみます。
「単にクラウドにPDF化して放り込んでも、目的の書類を探しづらかったり、思いどおりに文字検索ができなかったり、メモを書き込む機能が物足りなかったりして、「これなら紙の方が便利だな…」と中途半端な状態が続いていました。」
→「しかし、弁護革命は、目的の書類に瞬時に辿り着けますし、メモやマーカーといった機能も充実していますし、文字検索も非常に優秀です。ですから、事務所でも、自宅でも、外出先でも、いつでも・どこでも仕事ができるようになりました。」
「単にデータを保管するだけなら、クラウドサービスやPCのハードディスクでも可能です。ただ、データ化した資料を見ながら記録を検討したり、起案するとなるとどうしても限界があり、結局は不便でした。」
→「ここが弁護革命で完全に変わりました。弁護革命は、記録をきれいに整理でき、パッと引き出せ、検索性も抜群で、ファイルを開く・閉じるも実に快適です。紙以上によく頭に入ってくるんです。ついに紙よりも弁護革命のほうが仕事をしやすくなり、紙を逆転してしまいました。」
「フォルダだとすぐに数が増えていって、一つ一つドアを開けて探しにいかないといけない感じなのが不便」
→「弁護革命だと、立ち上げた瞬間に全体がぱっと見えていて、視覚的に分かります。別のドアを開けに行かなくていいのが使いやすいです。」
クラウドにPDFを入れていたが、使いにくくて仕事がはかどらず、紙記録が無いときの保険でしかなかった。紙記録があれば紙記録を使っていた。
→弁護革命を使い始めてからは、事務所にいるときですら、紙の記録を手に取らなくなった。紙記録をほぼ触らなくなった。これまでまる1週間かかっていた起案が、2～3日で終わるようになった。
自分で『弁護革命』を作っておきながらなんですが、私は慎重な性格なので（笑）、弁護革命の効果を確信していないところがありました。ごく一部の人が喜んでいるだけじゃないか？と。
ただ、さすがにこれだけ多様な層から、同じような方向のお声が集まってくると違います。
刑事事件専門の方から、一般民事中心の方、労働事件中心の方、企業法務中心の方。数百人規模の事務所様から、20人規模の事務所様、個人事務所様まで。70期代から20期代まで。IT熟練者からIT音痴の方まで。
これはもうまぐれとは言えない、一部の物好きだけに当てはまる話ではありえない、そう考えるようになりました。
たまに、「弁護革命はフォルダで記録整理するのが苦手な人を補助するツール」といったニュアンスで思っていらっしゃる方がいます。私はそれはかなり誤解があるかなと思っています。
たとえば、「本来自分の足で走るべきところですが、中には走るのが苦手な人もいるので、新幹線というサービスが提供されています」といった話に近く聞こえます。
「フォルダを徹底的に使いこなして完璧に高速で作業できる」ようになったとしても、弁護革命ユーザーの通常の作業スピードには、追いつけないと思います。これまでフォルダでの記録整理をばっちり運用してきた方々や、IT全般について高いリテラシーを持っている方々も、弁護革命の方が良いと言って、弁護革命を使用されています。
リーガルテック分類の穴になっていないだろうか
ところで、以前から気になっていることがあります。
デジタル記録の活用は、弁護士業務に極めて大きな影響があります。それにもかかわらず、リーガルテックという言葉の分類の中に、デジタル記録の活用というものが出てこないのです。様々な書籍やカオスマップなどを見ても、デジタル記録の活用という分類を、私はまだ見たことがありません。
もしかすると、「IT化したら、事件記録のPDFはフォルダに入れて管理する。それだけ」という暗黙の前提ができてしまっているのではないでしょうか。
2026年になれば電子提出義務化が始まり、先ほど述べたように大変な苦境に立たされる事務所も、かなりの数にのぼるおそれがあります。
「リーガルテック」の分類の中にデジタル記録の活用がない、なにも助けにならないとしたら、あまりに救いがない話に私には思えます。
「デジタル記録の活用」という分野に、明確に光を当てることが必要ではないでしょうか。
デジタイゼーションの壁
「デジタイゼーション」という言い方をご存知でしょうか。DXという言葉はずいぶん流行りになりました。
カタカナで書くとデジタルトランスフォーメーションですが、この概念は三段階で説明される場合が多いです。
1 デジタイゼーション
2 デジタライゼーション
3 デジタルトランスフォーメーション
です。
経産省の資料ではこういう風に図解されています。
ざっくり言えば、「単に紙をデータに変換しただけで、業務そのものはあまり変わっていない。ヘタすると、業務効率は落ちているかも？？」みたいな状況が、「デジタイゼーション」にあたります。
デジタルトランスフォーメーションは、これがちゃんと発展できた段階です。ニュアンス的には、「業務がデジタルと一体化して、飛躍を遂げた」みたいな感じです。
「紙をデータに変換しました。以上」ではなく、コア業務がデジタルと融合して、業務全体が飛躍したり、新しいビジネスモデルにまで発展していくことがイメージされています。
デジタライゼーションは、その中間ぐらいのニュアンスで、ある程度のまとまりを持った業務が、デジタルによってちゃんとレベルアップしているぐらいの段階です。
さて、さきほど、
「コロナの時期に緊急対応的に事件記録をスキャンして、クラウドに保存、在宅でも記録を閲覧できるようにした
→やっぱりデータでは仕事がしづらいので、また紙を中心にした仕事に戻っている」
という例をあげました。
これは先ほどの三段階で言うとどれに該当するでしょうか。
残念ながら、これは「デジタイゼーション」でしかないと思います。つまり、紙をPDFに変換するという作業は確かに行っていますが、起案etcといった弁護士のコア業務はなんら前進していない、ヘタすると後退しているからです。
では、「電子提出が義務化されたことで、紙とデータの二重管理が生じ、業務負荷が1.5倍になった」というのはどうでしょうか。
もはや「デジタイゼーション」と呼んでいいのかどうかさえ分かりません。原則は紙で管理していて、データはお荷物に近いのですから。涙が出てきそうですが、単にデータに振り回されているだけという状態に思えます。
本来、デジタルは非常に強い力を持っています。そして、デジタルで本当に伸ばすべきものは、コア業務です。
「弁護士の業務が、裁判IT化を経てデジタルトランスフォーメーションされた」と言えるとしたら、それはどんな状態でしょうか。
私は、デジタル化された事件記録をしっかり活用できてこそだと思います。
・起案が倍速になり、質も向上した
・依頼者に迅速で正確な助言をできるようになった
・事務局との連携が非常にスムーズになった
こうなればコア業務のレベルが上がっています。少なくともデジタライゼーションです。
事務所全体の業務改善との組み合わせ次第では、デジタルトランスフォーメーションと呼ばれるかもしれません。
おわりに
私は、「PDFが入ったフォルダ」と 、『デジタル記録』という概念とを区別しています。
『デジタル記録』というのは、真の意味で『記録』であるものです。
紙の世界での『記録』とは、ただの紙の束ではなく、1個の有機的なまとまりです。
書面や証拠がデータになったとしても、紙の『記録』が持っていた性質と機能は引き継がれている必要があります。たとえば、生産的に起案をできる、高い信頼性で確実に編綴されている、所在が明確に管理されている、弁護士と事務局の間で同じものが見えている、といったこと、そして「『これ』が記録だ」と感じられる有機性です。
これらの性質を引き継いでいる電子データやシステムがあれば、それは『デジタル記録』と呼ぶことができます。
そうでなければ、それはただの『PDF in フォルダ』です。
私はフォルダでどんなに工夫をしても、それを『デジタル記録』にすることはできませんでした。だから私は、『弁護革命』で、『デジタル記録』を目指しました。ユーザー様の多くの感想を見る限り、『弁護革命』は『デジタル記録』になっているようです。
みなさんが今お持ちのPDFファイルは、『デジタル記録』になっていますか？
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