No.26 メールを上手に送れる人が増えると、仕事の快適さも効率も、ぐっと上がりますね。
１日0.2％の成長で起こせ！
静かなる自分革命
自治体が業務で使う
コミュニケーションツールは、
まだまだメールが主流だと思います。
このメール。
気軽に使っている人も多いとは思いますが、
実は、一通一通のメールがもたらす影響力には
大きなものがあると思っています。
今日はその話をしたいと思います。
＜メールを確認するときって、どんなとき？＞
みなさんは、新着メールを
どんなときに確認するでしょうか。
私はこんなときに確認をしていました。
・始業前。至急案件や問い合わせたものへの回答の有無を確認。
・次の会議までの5分間。せめて用件だけでも。
・昼休み。あるいは前後の中途半端な時間。
・仕事の切れ目に。ちょっと気分転換。
・就業時間や残業時間が終わる少し前。ヌケモレないか確認。
＜読まずに閉じたくなるメール＞
メールを確認するときって、
どちらかというと、
集中力が切れた時とか、
気持ちを切り替えるとき、
残り時間でメールチェックだけして帰ろう、
そんなときに行うことが多いですね。
本音を言えば、
「あまりメールを読むことに
労力をかけたくない。」
そういった気持ちがあったりもします。
そこへ、
たとえばこんなメールが送られてきたとき、
思わず、嫌だなぁ、
このまま読まずに閉じたくなるなぁ、
そういう気持ちになってしまいます。
・「別添のとおりお知らせします」しか書いてない
→添付ファイルを開いて読まないことには、すぐに対応しないといけないのかどうか、作業が必要なのかどうか、自分が処理するのか、別の担当者がいる案件なのか、何も分からない…。
・他の資料やファイルを確認しないと詳細がわからない。
→たとえば、このようなメールです。
「先日出席いただいた会議の資料３にあった件ですが、その後確認をしたところ、件数が10件ではなくて13件だったとこが分かりましたので、訂正させていただきます」
これだと、どの会議だっけ？資料３はどんな中身だったっけ？となってしまいます。
・長文の理由がずーっと書いてあってポイントが分からない。
→結論はどこ？何か私がやることはあるの？という疑問を持ちながら読まないとわからないメールで、たとえばこんな感じです。
「先日議会の審議中に○○について意見が出され、それについて当課内で検討を進め、理事者にも諮ったところ、関係課も含めて対応することとなりました。この結論に至った理由としましては…」
メールをじっくりと読む時間や気持ちの余裕が
あればいいのですけれども、
たいてい場合、そういう状況にはありません。
５分間で未読メール10件を確認して
おおまかな内容を把握したら、
そのまま次の会議へ
なんていうこともしょっちゅうです。
そんなときに
いま挙げたようなメールが来た場合、
止むを得ずメールを閉じて未読に戻す、
なんてことになってしまいます。
このメールは
いつ読むのかというと、
結果的に帰宅時間の少し前、
ひととおり作業が終わってからになります。
気持ち的にも疲れていて、
帰りたいなぁなんて思いながら、
メールを読みはじめる。
なんだか、とっても後ろ向きな気持ちのまま
メールを読むので、余計に負担感を
感じてしまうことになります。
＜とても嬉しかったメール＞
逆に、
とても嬉しく思ったメールは、
こういったものでした。
・タイトルに工夫があって分かりやすい！
→「○日までに回答願います」「作業量の多い調査です」「情報提供」「日程調整（要返信）」など、タイトルを見ただけで予測がつくメールは本当に助かりました。これはとても快適ですし、実際に効率よく仕事を進めていくことにつながります。
・本文の始めに結論（要点）がちゃんと書いてあって分かりやすい！
→メールを開いて数秒で理解できるメールはとても助かります。どうやって対応（作業）していくかのイメージまで数秒で完了することの効用はとても大きいものがあります。たとえば以下のような感じです。
例１）
今回は調査のお願いとなり、締切日は○○です。
なお要点は三つあり、順に記載していますのでご確認ください。
→そっか、調査ね。締切日もわかった。３つ確認だね！
例２）
来週予定されている会議の連絡となります。
■件名：
■日時：
■会場：
■議題：
なお、資料は当日机上にて配布します、詳細については添付資料を確認ください。
→メールを開いてすぐに手帳に書き込める！
例３）
システムのバージョン更新の案内です。
セキュリティ力向上のため全員対応してください。
ポイント：更新メッセージが出たら、その日は電源を落とさずに帰庁してください。特別な作業は要りません。
詳細は添付ファイルを参照してください。
→電源落とさないだけでいいんだ。了解！
特別な工夫が必要なわけではありません。
むしろ必要なこと以外は書いていなくて、
そっけないくらいです。
なのですが、開いて数秒で、
・何を伝えようとしているのか
・私がやることはあるか、確認だけでいいのか
・予定を変更して対応する必要があるのか否か
・作業量の大まかな予想
このあたりが把握できるメールというのは、
忙しいときほど、思わず「わかりやすい！」と
声に出したくなるほど嬉しく感じます。
一人一人の集中力は蓄えが少ない
メールを送ることとは、
相手の貴重な集中力の一部を
いただく行為になります。
メールを送る側も忙しかったりすると、
つい、急いでメールを打って
そのまますぐに送信ボタンを押す、
なんてことをしがちですが、
送る側の一人がちょっと頑張ることで、
何人も、あるいは何十人もの受け手の集中力が
必要以上に奪われずに済むことになります。
私の場合ですが、
１日に少なくて30件くらい、
だいたい50件前後のメールを
開封していました。
送る側は自分の１件だけを考えて送ります。
でも受け取る側は50件を一度に目にしてから、
その一つ一つを開封していきます。
メールを上手に送れる人が増えることで、
仕事の快適さも効率もぐっと上がること、
イメージしていただけたでしょうか。
仕事の生産性を上げるって
大事のように言われますが、
実は一人ひとりの小さな取り組みによって
実現していくことができます。
１日0.2％の成長を
続けていきましょう。
5〜10年目くらいの職員に
こういう本当の意味での実務研修を
入れていけるといいですね。
じわじわと、でも着実に生産性の
向上につながっていきます。
私も自治体向けの研修を
スタートしましたので、
お知らせします。
こちらの投稿は、主に自治体職員向けにその成長を支援する内容となっており、継続して読むことで、思考力、判断力、実行力の向上に役立ちます。
１ヶ月で関心のアンテナが立つようになり、
3ヶ月で思考の解像度が上がる。
6ヶ月で視野の深さと広さのレベルが上がり、
１年で判断力、実行力に格段の違いが出るようになる。
まちづくりを担う力をつけていきましょう。
こちらのマガジンにまとまっています。
マガジンのフォローをお待ちしています。
「自治体職員サポートマガジン」https://note.com/ryoji_saito/m/m53582723e9a0
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