【展示会初出展者必読！】 初めての展示会でやって良かったこと・反省点をまとめます
IVRyブログ【1週目】
インターン生である私、藤田が記念すべき1発目を担当させていただきます！
はじめに
自己紹介
展示会の振り返りをする前に、まずは簡単に自己紹介からさせていただきます。
電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）というSaaSを扱い、日本の電話DXを推進している、株式会社IVRy（旧Peoplytics）で2021年4月からインターンをしている、藤田と申します。
私は主にマーケティング分野の業務を担当しており、特にTwitter運用に関しては一任していただいております。（本note執筆時現在フォロワー数5000人突破）
そして今回、展示会プロジェクトのリーダーにも任命していただけたので、その経験を通して感じたこと、良かったこと、反省点などをまとめてみようと思います。
前置きが終わったところで、早速今回の展示会の振り返りをしていきましょう！
国際ホテル・レストランショーについて
どういう展示会なのか？
2022年2月15日(火)〜18日(金)に東京ビッグサイトで行われた展示会です。
一般社団法人 日本能率協会 が主催・運営を行なっています。
国際ホテル・レストランショーは、ヒト・モノ・情報の交流と発信を通じて、サービス産業の活性化に貢献するホスピタリティとフードサービスの商談専門展です。
また、弊社は通常のブースの他に、今回の新企画である「ニューノーマル時代を生き残る外食店舗のあり方」にも共同展示として出展いたしました。
ちなみに、2022年に行われた今回の国際ホテル・レストランショーは、通称 ”HCJ2022” と呼ばれているので、このnoteでも同様に "HCJ2022” と表記しています。
詳細は、以下のリンクよりご確認ください。
展示会の結果
実際の展示会の様子
展示会の結果を記載する前に、実際の展示会の様子を写真でご紹介いたします。
写真からも伝わってくるように、4日間楽しく営業することができました。
展示会全体の来場者数
HCJ2022の来場者数の結果は以下の通りです。
天気に恵まれたこともあり、連日前年度の来場者数を上回った大盛況の展示会でした。
※コロナ禍の前は2万人程度の来場者数とのことですが、コロナ禍の現在でも前年度よりは多くのお客様がいらっしゃいました。
全体の獲得数と目標に対する結果
さて、具体的な展示会の準備や反省点について書く前に、今回の展示会の結果を先に数字でお見せいたします。
4日間合計の名刺情報獲得数：693件
当初目標として設定していた名刺情報獲得数は、1日100件×4日間の合計400件でした。
しかし、実際の数字を見ていただければわかるように想定の1.7倍以上の名刺情報を獲得することができましたし、これから記載する内容を参考にしていただければ、4日間でこれ以上の名刺情報を獲得することも夢ではありません。
この結果を得るために、準備から当日まで、たくさんのことを考えて実行しましたが、それぞれに良いところも悪いところもあったので、このnoteで全て公開いたします。
展示会（準備編）
以上のように、最終的には良い結果になりましたが、この過程には様々な準備と当日のアドリブがありました。
初めて展示会に出展する方に向けて、初見殺しの落とし穴について記していきたいと思います。
※展示会をするにあたって色々な準備をした上でも初見殺しが多かったように感じたので、準備したこととそれでも足りなかったことをここではまとめます。
なぜ出展することになったか
HCJ2022を知ったきっかけは、以前別の取材でお世話になった観光経済新聞さまからのご紹介でした。
出展の検証・検討をした結果、HCJ2022は規模の大きい展示会であることから多くの名刺獲得が見込めることはもちろん、IVRyの認知拡大の面からも良い効果が得られるであろうという見込みがありました。
また、マーケティングの観点からも展示会というチャネルはいずれ検証する必要があったので、どうせいつかやるなら早めにやって、先に失敗した方が学びも早いと考え、現段階で展示会に出展をしてみることにしました。
そして、他の人がなかなか工数が回らなかった部分もありましたが、せっかくの機会なので半年ほどかかる展示会というプロジェクトに自ら挙手したところ、ありがたいことにチャレンジさせていただけることになりました。
たくさんの人に色々なフォローをしてもらいましたが、結果としてはなんとか完遂することができたのかなと思います。
そんな規模の大きい展示会を、弊社は1インターンにもこのような展示会全体の管理を任せてもらえます。裁量は大きいですが、初めてのことにチャレンジできたためとても学びになりました。
↓弊社は現在インターンも募集しております！詳しくは以下のリンクをご確認ください。↓
準備したことまとめ
全体スケジュール整理
そもそも正式にHCJ2022への出展が決まったのは、9月15日でしたが、その段階では展示会が開催される2月は半年以上も先のことだったため、すぐには動き始めず、初めてキックオフMTGを開いたのは11月9日のことでした。
そのキックオフMTGで、まず全体のスケジュール整理を行い、ガントチャート形式で管理することにしました。
会議体の設定
キックオフMTG後、ブースの方向性やデザインの議論、進捗の確認などを行うために、毎週定例の会議を設定しました。
とは言っても、プロジェクトリーダーをやること自体私にとっては初めてのことだったので、最初のうちはMTGのファシリテーターをやることすらままなりませんでした。
展示会についてはもちろん、プロジェクトの進め方についてもどうやればいいかわからないことだらけでしたが、色々な人にたくさん助けてもらいながら毎週毎週なんとか進めていました。
準備物の整理
キックオフMTGで、定例の会議で展示会で必要なものをある程度書き出し、当日までにどのようなスケジュール感で進めていくかを議論しました。
その結果、展示会に向けて必要になる物はスプレッドシートで管理し、展示会に伴う各個人の実タスクはNotionでチケットを切ることで管理することにしました。
ブースの設計
会議で話してはいたものの、なんとなく漠然としてイメージが掴めていなかったブースの設計。
そのイメージをはっきりさせるために作ったのがこちらの3Dモデルです。
今見返しても、ほとんど当日と変わらないクオリティですし、これによってブースに対するイメージを全員で共有することができました。
当日シフト作成
当日のシフトのNotionで管理しました。
これを基盤としつつも、現場の状況によって臨機応変に対応しました。
準備物の発注
発注する必要があるものはNotionの備品購入カンバンで細かく管理し、発注をしました。
本当は準備しておけば良かったもの
カーペット
白色無地か何かのカーペットは敷いてあるだろうと踏んで、何も用意していなかったのですが、搬入日当日にいざ現地に行ってみると鉄板が剥き出しでした。
急遽人工芝のマットを買うことで、色も雰囲気もマッチした良いブースになりました。
出展を考えている方は予め、ブースの床はどうなっているのかをきちんと確認しておくことをオススメします。
ブース布を留めるためのクリップ
今回ブースの壁には緑色の布を貼ったのですが、インターネットで注文して商品自体もギリギリに届いたため、ブース設営時まで実物を見たことがありませんでした。
予定ではガムテープで留めようと思っていたのですが、実物を触ってみると予想よりツルツルしており重かったことから、ガムテープで留めることは不可能だとなりました。
咄嗟の代替案で大きめのクリップを購入し、それを使って上から壁と挟み込むことで、布を留めることにはなんとか成功しました。
これはクリップが必要というよりも、可能ならオフラインで実物を見てみる、それができない場合は納品されたものをすぐ確認するべきでした。
資料の情報確認
搬入日に念のため資料に記載されている電話番号に電話をかけると、まさかの知らない電話に繋がってしまうハプニングが発生！
急いで確認したところ、どうやら資料に記載した電話番号が間違っており、弊社のものではない別の電話に繋がってしまうようでした。
これに関しては打つ手がなかったため、急遽居残りをして全ての資料（500枚以上）の電話番号を訂正することになりました。
特に今回のような数字系のミス（電話番号、値段など）はクリティカルな内容ですし、漏れやすい部分だと思うので重点的に確認することをオススメします。
その他（ディスプレイ台の接続確認、延長コードの数、当日作業する人の担当）
当初ブース内のモニターにChromecastを接続して動画を流す予定だったのですが、モニターの形とChromecastの形の相性が悪くて接続をすることができなかったり、事前に購入していた延長コードの数が足りなかったり、当日の人員が少なくて休憩時間があまり取れなかったり…といった問題も起こりました。
展示会（当日編）
準備しておいて良かったこと
チラシを多めに作っていた
目標としていた400件の名刺情報獲得数よりも多めに、500枚のチラシを作成しました。
さらに、それでも足りなくなってしまった時用に、東京ビッグサイト付近の印刷業者さんを事前に調べておきました。
そして、実際に3日目でほとんどチラシがなくなってしまったので、そちらの業者さんを使って急遽追加で4日目の分を印刷しました。
アクセア TOC有明店さん、ありがとうございました！
ノベルティグッズを作っていた
展示会用に以下2種類のノベルティを用意しました。
IVRyのクライアントである鹿児島のお茶屋さんのティーパック200個
タッチペン付3色ボールペン500本
結論からお話すると、ノベルティの有無によって名刺情報獲得数が全く異なりました。
たまたま3日目にノベルティが全てなくなってしまったのですが、ノベルティがある時とない時で効果が名刺情報獲得数が1.5倍ほど変わりました。
当日の営業方針を作っていた
Notionで事前に当日の営業方法を作成し、これを全員にインプットしておくことで、1日だけ来るような人でも簡単に営業することができました。
コンパニオンさんを呼んでいた
当初、検証として1日だけ呼んでみようと思っていたのですが、2日目の名刺情報獲得数が前日の20倍以上と圧倒的すぎたため、3日目・4日目も追加で呼ばせてもらいました。
3日目・4日目にコンパニオンさんがいなければ、ここまで展示会は成功しなかったはずなので、感謝しています！
準備しておけば良かったこと
初日からコンパニオンさんを呼ぶべきだった
コンパニオンさんのいない1日目の名刺情報獲得数は35件と圧倒的に少なかったのですが、コンパニオンさんのいる2日目〜最終日の名刺情報獲得数の平均は約220件でした。
すなわち、仮に1日目もコンパニオンさんがいたとすると、4日間で900件近い名刺情報を獲得できていたことになります。
ノベルティグッズをもっと多めに作っておくべきだった
3日目に途中でノベルティがなくなってしまうハプニングがありました。
これは、ブース内のノベルティの管理をきちんとしていなかったため起こってしまった私のミスで、3日目の名刺情報獲得数が伸び悩んでしまいました。
この反省からノベルティは基本的には多めに頼む方向で、コスト面に心配がある場合は展示会以外でも使いまわせるノベルティを作成することをオススメします。
ロットが多ければ多いほど単価も下がるので結果的には安くなりますが、その分納期が伸びる可能性もあるので、前もって早めにたくさん発注しておくのがベストです！
さいごに
長々と書いてしまいましたが、展示会というものは1人では決してできるものではなく、全員の協力があって初めて成功するものです。
そしてこれは展示会だけに限らず、全てのプロジェクトにおいて言えることだということも、今回の展示会というプロジェクトのリーダーをやってみて学べました。
どうか、この記事を読んでくださった方の展示会が、少しでも良いものになることを願っています！
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株式会社トレタが開催するFOODIT LIVE!内で、TORETA×IVRyの合同ウェビナーが開催されます！
開催日時は、2022年2月28日(月) 14:00〜15:00 （参加費無料）です！
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電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）について
今回の展示会に出展したサービスです。
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自由な分岐設定と自動応答・SMS送信・電話転送などの様々な機能によって、飲食店やホテルはもちろん、医療機関から企業の代表電話まで、あらゆる場面で導入をしていただいており、電話DXを実現しています。
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