クライアントから返事が来ない

クライアントのいるディレクター業務をしているときに心がけていることを書いておきます。
最初にスケジュールを提示しているにもかかわらず、必要な返事・素材が来ない場合があります。クライアントが忙しかったり、見落としていたりと理由は様々考えられます。またクライアントだけではなくて社内での連絡にも当てはまるでしょう。

そもそも自分の裁量権を考えてみる

スケジュールがタイトすぎて・量が多すぎて思うようにクライアントに連絡できない、クライアントからもう何をどうしたって返事が来ない...…
今抱えている問題はだれが対処できるものですか？　
自分（ディレクター）で決められるものでしょうか？

自分だけではなく、直属の上司やその上の上司も巻き込まないと変えられないことかもしれません。自分よりも立場が遠くなるほど、自分の抱えている状況は理解していない可能性が高くなります。

自分にできること

まず資料をまとめ、わかりやすく上司に説明できるようにしましょう。その際に現状のままだと会社としての利益にマイナスがあること、改善案も考えて伝えるとGOODです。

自分で何とかできる場合

締め切りの数日前からリマインド

忘れている、ということが原因ならば以下のようにリマインドすることが有効です。
また遅れたときにクライアントにとってマイナスなことがある、こちらもスケジュールをずらす・特急料金をとるなど、ただでは受けないことを示しましょう。
『もし遅れたらの対応』をはじめに伝えていたとしても、再度明確にすることで、締め切り遅れを防ぎ、遅れてしまった際も痛手を減らすことができます。
例文「念のためですが、明日3/24（金）がテキスト共有日となっております。そちらを過ぎますと納品日が1日遅れるため、ご共有のほどよろしくお願いいたします」

電話をかける

電話が苦手や電話だと証跡が残らず「言った言わない」でトラブルになる心配からメールでやり取りをしていませんか。
すぐに返しづらく後回しにされている場合など、事情がある場合には電話だとスムーズにいくことがあります。

当たり前ですが、電話のほうがメールよりも気づいてもらえる可能性が高いです。電話のほうがテキストより細かく相手のニュアンスがわかります。
例えば「これはそんなに急ぎではない」や「指示書にはピンク、と書いているが青みがかったピンクを希望している」など。

デメリットとして「指示では書いてなかったけど、これも修正お願いね」と言われることがあります。こちらに関しては、事前に対応範囲（時間、費用、修正回数など）を明らかにしておくことで対処しましょう。
また電話で受けた指示については「言った言わない」をなくすためテキストで議事録を送りましょう。

またテキスト以外でも連絡を取ることで人柄が見え、関係が良好になる場合があります。困ったクライアントほど関係を良好にしていきましょう。

はっきり言う

「13：00までに素材が来ないと特急料金になる」
「修正は30分で対応できるもの、2回まで、提出から2日以内のタイミングで」
など内容を明確にし、語尾もはっきり伝えてください。

ちゃんと伝えるためには事前の合意が必要です。
スケジュール、クライアントからの返事が遅れたときの対応だけでなく、受けられる修正のボリューム、その制作物を作るのにかかる工数など受注前に示すことで「それを超えたので費用・日にちを追加でいただきます」と言えます。

また追加費用、追加日にちをもらうまで作業をしてはいけません。
「納期も伸ばせないし、追加費用も払えない」と言われた場合は、修正なしで納品になります。
先に作業をしてしまうとただ働きになってしまうので、自分側で今までに当初の想定と比べ、どれだけの工数を使っており、今後どれだけかかるのか常にチェックが必要です。

最後に

いかがでしたでしょうか？　全体を通して最初の握り（この場合はこうする）が重要です。
SNS等を通じて依頼を受けるときや日常生活でも大事になってくると思いますので、この記事がみなさんの気持ちのいい取引、約束事の一助になれば幸いです。