メールの受信トレイを空っぽにしてから1日を終えるようにしている

私は必ず、メールの受信トレイを空っぽにしてから1日を終えるようにしている。これには4つの理由がある。

❏ 受信トレイを空っぽにしてから1日を終える

私はメールの受信トレイを空っぽにしてから1日を終えるようにしている。

受信トレイを空っぽにするといっても、届いたメールのすべてを削除しているわけではない。受信トレイ以外のフォルダに収納している。

フォルダに収納するのは「一時保存」の意味である。「しばらくは必要なメールだな」や「1週間後に見たいな」と思ったメールを一時的にフォルダで保管する。

役目を終えたメール、しばらくは必要ないメールといったような「必要だけと今は要らないメール」は外付けストレージにメールデータとして保存している。

「以前と同じ内容でよろしく」という場面があり、数ヶ月前や1年前の内容を知りたいときがある。そんな時、外付けストレージにメールデータを保存しておけば、オンライン・オフライン問わずに振り返ることができる。

私は複数のメールアドレスを持っているので、持っているメールアドレスの数だけ作業を繰り返している。

このように、私が受信トレイを空っぽにしてから1日を終えるようにしているのには4つの理由がある。

❏ 4つの理由

1つ目は「何がどこにあるか分かりやすいから」である。受信トレイという1つの箱に山積みで保管するのではなく、フォルダ別にして保管することでメールが分類される。フォルダを使ってカテゴリで分類することで、どのメールがどこにあるかパッと分かる。

2つ目は「必要・不要を分けることができるから」である。連絡やお問い合わせは比較的に重要なメールで今後も必要になる可能性が高い。一方で、クーポンやセール情報は比較的に重要ではなく、時期が来れば不要になる可能性が高い。受信トレイからフォルダに移動して分けることで、必要・不要を分けることができる。

3つ目は「確認済みにすることができるから」である。受信トレイは1つの箱である。この箱にメールが山積みされると、どれか確認済みなのか分かりにくい。未読・既読ではなく、その上の未確認・確認済で分けたい。それは受信トレイからフォルダに移動することが確かで効率的だと思っている。

4つ目は「見た目がスッキリするから」である。やはり、何も無いというのはスッキリしている。風通しもよい。メールの受信トレイも同じだと思う。100通ほどがゴチャっとしているよりも、フォルダに分けて収納するほうが見た目が良いと思う。

このような理由で、受信トレイを空っぽにしてから1日を終えるようにしている。

❏ 受信トレイは郵便受けのようなもの

受信トレイは郵便受けのようなものである。郵便受けがパンパンに詰まっているとどうだろう？　奥に詰まったものは取り出すのが面倒だ。似たような形の封筒やハガキばかりで重要なものが分かりにくい。取り出した勢いで封筒やハガキを無くしてしまうかもしれない。郵便受けがパンパンでは良いことがない。

これは受信トレイでも同じ。

受信トレイがパンパンに詰まっているとどうだろう？　届いた順序は分かるが、重要か否かは分かりにくい。画面に圧迫感がある。圧迫感のある画面から1つずつ確認して必要なメールを取り出すのは面倒だ。2通のメールを見比べるのも時間がかかる。受信トレイの容量がオーバーしてしまい、新着メールが届かないかもしれない。

やはり、
受信トレイがパンパンで良いことはない。

私が挙げた4つの理由だけでなく、余裕を持つという面でも受信トレイを空っぽにしてから1日を終えたほうがよいだろう。私はそう感じる。

さて、
皆さんの受信トレイは
どうなっているだろうか？