1年リモートワークする私が考える。オンラインコミュニケーションでのいい点＆改善TIPS

2020年に定着したリモートワーク

2020年は新型コロナウイルスで「新しい生活」が始まりました。

私が勤めるITの会社でも2月からリモートワークに切り替えが始まり、今も期限のないworking from home 状態が続いています。パソコンがあれば仕事ができる業務の方は多くの人がリモートワークをはじめられたのではないでしょうか。今日は、リモートワークでのコミュニケーションでのいい点とさらに良くするTIPSをご紹介します！

リアルで会う方がよいコミュニケーションが取れる？

そこでよく耳にするのが、オンラインよりも「会う方がコミュニケーションがうまくいく」です。

確かに実際私自身もそう感じることがあり、一堂に会するということはコミュニケーションを促進し「安心感」につながっていると思います。例えばこんなこと・・

・ふとした時に小さな質問を投げかけられる
・雑談ができ、場が和む
・顔色で困っている人に声をかけられる

などなど。

しかし！！

100％オンラインだからだからこそより良いコミュニケーションになった部分もあると感じました。また、オンラインでも心がけでリアル出会うときと同じ安心感を得られるのではないかと感じたのでまとめたいと思います。

オンラインコミュニケーションのいい点

①感情的になっても少し時間をおいて冷静になれる
②相手が何をしているかわからないからこそ気を遣える
③逆に心理的距離が近くなった

①感情的になっても少し時間をおいて冷静になれる

リアルでもオンラインでも「一体全体突然なに？！」といったリクエストが飛んでくることがあると思います。その際、オンラインチャットであれば、「一旦落ち着こう」というクールダウンタイムを設けることが出来ますし、感情のまま打ち返そうとなっても「Enter」ボタンを押す前に「Delete」とすることも可能です。その間に、他の人に助けを求めるもあり、瞑想するもありです。

②相手が何をしているかわからないからこそ気を遣える

リアルでのいい点としては、「気が付いた時に気軽に声をかけられる！」というところがあります。しかしながら、悲しいことに、受け取り手からすると「今ヤメテヨお」という状況になっていることがあります。これはリアルでも同じですが、オンラインであれば更に他の人が何をしているかわからない状態です。その為、「○○のことで相談があります。いついつ大丈夫ですか」という枕詞を挟むことが出来ます。そうすることで、相手の作業の邪魔をすることなくコミュニケーションが出来ます。

③逆に心理的距離が近くなった

こちらは以外と思われる方もいらっしゃると思いますが私はこの点を一番大きく感じました。これまでだと、場所的感覚が強かったため大阪メンバー毎・東京メンバー毎の方が普段顔を合わせていたから心理的距離が近い。と思われていると思います。しかし、私は逆と感じる部分もありました。地方で働いているメンバーとオンラインで細かくやり取りをすることで「近く」感じることが出来たのです。

オンラインコミュニケーションをスムーズにする私的TIPS

次に、1年以上リモートワークで働きベトナムメンバーなど海をも超えたメンバーとも一緒に常日頃働く私が考えるよりコミュニケーションをスムーズにするTIPSをまとめます。

①文章を分かりやすく端的にまとめる
②表・図式化する
③3回以上のラリーが続きそうなら通話を依頼する
④GIFで愛情表現する

①文章を分かりやすく端的にまとめる

スラックやSkypeなどチャットを利用することが多くなっていると思いますが、LINEのように細かなやり取りばかりしていないでしょうか。細かいチャットが送られると受け取り手は「あ‥今記入してる・・・なんだろう・・そわそわ・・」となって必要以上に時間や注意力がとられてしまいます。改善のためのポイントは「緊急度の明示・箇条書き・指示語をなくし主語を明確にする」です。

例を提示してみます。

例）あなたはシステムの営業担当で、チームで先週訪問したMTの件においてクライアントからフィードバックがあったため、制作・開発の参加しているチームメンバーに次のアクションを依頼したい。

Before
お疲れ様です。あれからフィードバックがありました。課題として費用・仕様の変更があがりました。費用はサイトページを簡易なテンプレートに変更、仕様の問題は注意書きを入れるなどで対応？でも難しいかもしれません。

After
先日同行いただいたA社の打ち合わせが再度あり下記課題が出てきました。
【課題①費用面】サイト作成に費用かかりすぎている。
→簡易テンプレートを代わりに提案します。制作部分部分も減りますのでまた指示します。
【課題②仕様面】フローが分かりにくい。
→フローに注意書きを追加する方向で検討しますが、多くの人が一気に参加した際にうまく認知できない可能性があるのでより良い案が無いか＠Aさんと＠Bさんに今週中にユーザーフローについて相談したいです。

指示語は避ける

Beforeは「あれから」と書かれていますが、様々なプロジェクトに入っている場合「何の件？？」とメンバ‐全員の記憶を呼び戻すための時間が掛ってしまいます。その為、みんなが思い出しやすいように指示語をやめて明確に記載しましょう。

主語とアクションを明確に

Beforeでは自分に対するメモと人へ依頼したい内容がミックスしてしまっています。メッセージが受け取った人が自分のタスクはこれだ！ときちんと認識できるようにメンションなどを行いお願いしたい内容とアサインしたい人を明確にしましょう。

緊急度

Beforeではアクションの締め切りが書かれていません。その為、受け取りては「今」対応しないといけないのか「一ヶ月後なのか」分かりません。何かアクションが必要な場合には期限を記載しましょう。また、報告のみの場合には「報告のみ、アクションいただくことはありません。また連絡します。」と明記するのがよいと思います。

②表・図式化する

通話しても口頭だけだと伝わりにくい。と感じる方がいるのではないでしょうか。その場合の問題点は、「あなたの頭の中の図を受け取り手がイメージできていない」です。リアルであればその場で紙に絵をかいたりすることが出来ますがオンラインではすぐにできません。描画アプリを使われている方は別ですがなかなかオンラインのMTになれていない人はすぐに起動して使いこなすことは難しいと感じます。（マウスでも書きにくいし・・）そのため、伝わりにくい・複雑なことは事前に表・図式化しておくことをお勧めします。例えば、グーグルスプレッドシートやGoogleスライドなどで作成しておけば、「同時編集」もできるのでとても効率的に話が進むかと思います。

定期のMTや議事録の際にもとても役に立ちます。その際のnoteはこちらをご参照ください！

③3回以上のラリーが続きそうなら通話を依頼する

これは以前の同僚からの受け売りですが、いいな！と思ったので私も実践しています。どうしてもチャットだけのやり取りですと、「んー・・・何のことかわからない・・」ということがあると思います。①②をキチンとしていればかなり少なくできると考えていますが、それでも複雑な内容の場合には通話をお勧めします。その基準として3回のチャットやり取り。とすることで悩む時間を削減できました！人によっては、資料をきちんと目を通してから質問してほしいということもたくさんあると思うので、①②の内容をきちんと読み返しましょう。自分からの依頼の場合には①②で相手がきちんと理解できそうか見直しましょう。

ここで注意が必要なのが・・「今通話すぐに電話をかけてしまう」です。

これはやめましょう。私も時々しますが。やめましょう。

人によっては、チャットをしながら違う作業の真っ最中！という場合もあります。シングルタスクの人もいるとは思いますが、私もMTしながら他のチャットを返す・メールを返す・資料を作りながら・・ということが出来るマルチタスク可能タイプなので、チャットの返信が来たからと言って「今、掛けて大丈夫なんだ！」と思わないようにしましょう。

代わりに「いついつ大丈夫ですか？」「今でもよろしいでしょうか」と聞いてみましょう。

④GIFで愛情表現する

これは年代の近い人もしくは年下にしか使えないものではありますが、ありがとう！の際にハグなどのGIFを送ったりしています。動くっていいですね！かわいい！っていいですね。私は気に入っているのでよくSkypeのハグGIFを送りつけています。

※セクハラになる場合があるので用法容量にはお気を付けくださいませ。

以上、オンラインワークを1年以上続ける私が思う、オンラインコミュニケーションのいいところとTIPSでした！皆様も何かあれば教えてください！