忙しいとされる職場、今のままでは今のまま

９月も折り返し点を過ぎました。それなのに夕方のテレビでお天気コーナーを観ると、今日の京都・名古屋で35℃を超えた、つまり猛暑日となっていたそうです。涼しくなるのはいつのことでしょうか。

さて、……。

教職、医療職、介護職。いずれも忙しい職場と認識している。これらの職場はいずれも人に関わる仕事である。対応する相手に合わせた指導、診察・処置、介助が必要になるため、細かく対応すればするほど労働負荷が上がるのは理解できる。

ただ、これらの職場では未だに電話が幅を利かせているという共通項があると感じる。これを変えるだけでも負荷は下がるのではないか。

電話は相手が出てくれないと用件を伝えられない。空振りになることもある。電話に出ないのを確認するまで１分程度掛かるが、出てもらえなければ全くムダな時間となってしまう。

サラリーマン的に見ると、今は大抵の用件はメールかチャットで伝えるようになっている。電話を掛けるのはかなり丁寧な説明や慎重な対応が必要な場合に限られる。微妙なニュアンスの確認や人事に関わる事項等である。

そういう視点に立つと、なぜこれらの職場でメールやチャットツールが導入されていないのかは疑問。特に、長めの情報を転送・共有する時には、電話とは比較にならない利便性を発揮することを考えると、不思議でならない。

例えば学校で、保護者からのお休み連絡も電話だったりすると、朝の限られた一時に電話が集中する。担任の先生が電話に一発で出る確率は低く、口頭での申し伝えが必須。電話に出た先生と担任の二人の時間を取ることになる。

医療現場でも医師の指示を関係者で文字により共有すれば、伝え漏れ・記憶違い・言い忘れ等もなくなる。命に関わることを考えれば、手元に残る文字で共有すべきではなかろうか。

介護職も、普段は各人が担当の入所者のところに散っている場合が多い。情報共有を考えた時に、早番・遅番の申し伝えや全員に共通する情報の共有もメール・チャットの方が速いのは自明。

もちろん、ドメインやIDを全員に付与すること、外部とはそれなりのファイアウォールを設けること、個別の端末配布は必須であることから、費用は掛かる。でも、それと日々の繁忙感を下げるのとどちらを取るべきかは明白だと考える。

「文字を打つのが面倒」「口頭の方が早い」というのは論外。今は音声入力もかなりの精度でできる。手入力が苦手なら、音声入力を練習すべきである。

ちなみに電話は、個室で話さなければ個人情報を他人に聞かれる心配もある。そういうことも考え合わせるべき。

なお、情報管理の点で言えば、自動的にCCで管理者にもメールが送れるようにする等の対応をすれば良い。もっとも、電話でも発生する問題であり、これは本筋ではない。

今までの仕事のやり方を変えるのは大変だけど、今のままでは今のまま。皆で変える意欲を持つことが必要なはず。少しでも負荷が下がると、繁忙感はだいぶ変わるのだから。

お読み頂き、ありがとうございました。