「マイ締切」設定のメリット。完成度60％で認識を合わせよう。

私の特技は、作業のスピード。

（もともとの才能の違い？）圧倒的なレベルのクリエイティブが作れる人や、
（地頭の違い？）準備不足でも、その場で上手くまとめてしまう突発力のある人には未だに憧れる。

でも苦手なことに対して闇雲に努力しても、なかなか得意にはならない。
だから私は徹底的に「段取り」するのだ。

上司や先輩から資料制作を依頼されたとして。
「1週間後までに戻してもらえると助かる」と言われたものは、
粗削りでも一度3日後に提出してしまう。

まずは全体像を確認。
どの程度の分量のイメージか？
提出形態はWordか？PowerPointか？
過去同様の資料が作成されていれば、前例ももらって認識を統一する。

全体像がイメージできれば、アウトラインを作成。大体どのぐらいの労力がかかるのかをざっくり把握する。

そして、作成しやすい部分から組み立てていく。
導入が難しければ、ゴールから作る。
根拠となるデータ収集やグラフ作成に時間がかかりそうであれば、とりあえず飛ばす。
こうしていると作業自体の波に乗れ、集中するとフロー状態になれることも。

そして完成度60％くらいでもいいから、
3日後に「こんな感じで進めていますが、イメージ通りですか？」と提出してしまうのだ。
自分と上司の二人ともがボールを持っている状態にしてしまう。

こうすることで、大きく3つのメリットがある。
①上司からすると「締切はまだ先なのに、順調に進めててくれて安心。助かる」と感謝される。

②もし完成形のイメージが双方でずれていたら、締切前に発見され十分調整時間が確保できる。
（もし上司の期待に大きく届いていなかった場合、スケジュールの再調整や役割分担から変更することもできる）

③自分でスケジュールをコントロールでき、無理な残業などが発生しづらい。
（もし3日後に提出できなくても、4日目に出せれば何の問題もない。マイ締切は誰も知らないから）

また過去に経験したが、
もし気分屋や忘れっぽい上司の場合、3日でそもそも方向性が変わることもあったし、依頼そのものを忘れられてしまうこともあったので、リマインドにもなる。
（まぁ…方向性が1日でガラリと変わることもよくあったが…）

そして、100％に完成させて、確実に期日前に提出する。

今ではかなり資料作成の経験もスキルも上がってきたが、このマイルールは変えていない。
いつだって自分が100％正しいと信じないほうがいいし、
余裕があれば、データの整合性を確認したり、デザインの完成度を上げたりすることができる。

手元のタスクを減らして物理的にも精神的にも余白をつくることで、
突発的な案件も受け止められ、信頼を積んで自分が望むチャンスを掴めると思う。

今日も段取りよく仕事して、定時で上がります。お疲れ様です。

#仕事のコツ