突然展示会に出展することになったときの7 Steps

こんにちは、ラチカです。
この記事はユアマイスター Advent Calendar 2021年の17日目の記事になります。

せっかくなので今まで展示会に行ったこともなかった展示会知識ゼロの私でもなんとか無事に展示会を向かえることができた際の学びをまとめました。

Step 1：まずは全体像を把握しよう

デフォルトの知見にもよりますが、まずは展示会で何が行われるのか、どういう準備が必要か、どういうところで費用が発生しそうかなど展示会について下調べしましょう。
大体の展示会は3〜4ヶ月前から準備を進めているのですが、一つの理由としては、ノベルティーの製造だけで1ヶ月かかったりなど、外部との連携が多く、リードタイムが長い作業もあるからです。
何かを忘れてしまうと余裕で展示会に間に合わなくなる可能性があります。抜け漏れが発生しないように予め全体像を把握しましょう。
調べるといろんな記事があるのですが、下記が比較的わかりやすかったです。

初心者のための 展示会出展マニュアル｜図書印刷株式会社

Step 2：予算を把握しよう

規模にもよりますが、大体の展示会の出展費用は1コマ500,000円前後になります。ブースの装飾を外部に依頼する場合も1コマ500,000円前後の費用になります。
なので、3コマで出展する場合は、ざっくりと3,000,000円ほどの費用になります。それに加えて、ノベルティーの制作代、チラシの印刷代、デザイン代、電気代、インターネット代など意外と膨らみます。。。
最初の段階でどれくらいの予算が取得可能か把握しながら施工会社やノベルティーの種類の選定をしましょう！

STEP3：接客イメージを元にしたブース設計にしよう

出展目的
まずは出展することで何を達成したいのかをブースの設計に反映しましょう。商品/サービスについてその場でがっつり商談してクロージングがしたいのか、後日アポイントを獲得するのにフォーカスしたいのか、それともただより多くの人にチラシを配って認知度を上げたいのかなどいろんなパターンがあります。
目的に合わせて、商談エリアの数やデモ画面の用意、壁面の情報量などを意識して設計しましょう。

来場者像
どういう業界の来場者をターゲットしているかによってブース内での接客の仕方も工夫しないといけません。それに合わせてブースのレイアウト/デザインも考えないといけないです。例えば年齢層がそこそこ高い来場者が多いと想定できるのであれば、ブース内で座りながらお話ができる場所があった方が来場者にとっては魅力的に感じるかもしりません。来場者が自ら立ち止まって興味を持ってくれそうな工夫をしましょう

STEP4：目的に沿ったノベルティーの選定をしよう

ノベルティーには様々な種類があります。トートバック、ノート、ボールペン、最近ではウェットティッシュなどもあり、それぞれ効果が若干違います。どういう効果を期待しているのかによってノベルティーを選定しましょう。
例えばトートバックの場合は展示会当日で『歩く広告』になりやすいアイテムです。ブースに立ち寄った来場者が持ち歩くことによってブースに行っていない人の目にも入ります。また、当日いろんなブースからチラシなどを大量にいただく来場者にとってはトートバックはとても助かるアイテムになります。ウェットティッシュの場合は当日のPR効果はそこまで期待できないですが、日常生活に馴染みやすいため、展示会の後でも持ち歩きやすいアイテムです。ニーズを感じた際に連絡しようと思ってくれるかもしりません。

STEP5：招待状&事前告知も活用しよう

大規模な展示会では来場者に送付するための招待状を主催者から無料でいただくことがあります。送付するのは任意ですが、見込み顧客や取引先に展示会でお会いできる可能性が高くなるので、チラシやキャンペーンのご案内と一緒に郵送しましょう。
メルマガやプレスリリースなどの告知方法も利用して、展示会前にできるだけターゲット顧客の目に入ることを意識しましょう。展示会前にアポイント獲得できるきっかけになるかもしりません。

STEP6：出展協力者へのガイドブックを作ろう

当日参加する協力者には当日どこで集合するか、どういう服装でいくか、接客方法、トークスクリプト、シフトなど必要になる情報をスライドなどにまとめましょう。展示会の1〜2週間前に共有し協力者全員と共通認識の上で展示会に挑みましょう。

STEP7：後日の苦労を極力減らそう

最近では展示会で来場者情報をスキャンしてデータ化できるデバイスをレンタルできるサービスもありますが、そういった中でも商談時などに名刺交換は発生します。展示会の後日に何百もある名刺を整理して、データ化するのは大変なので、予めeightやsansanなどの名刺をデータ化できるサービスの利用を検討しましょう。こういったサービスは有料なので、予算へ予め含めておくと後日の苦労を減らせます。

終わりに

初めてなことだらけで周りに指導いただきながら展示会の準備を進めましたが、根本的に社内の方々や外部の方々と協力し合うことが成功のキーかなと思いました。
同じく突然展示会の担当になった人の参考になればと思います。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！