新卒8年目コピーライターのタスク管理超まとめ

最近の弊社は、インターン生やら新卒メンバーやらが増えて、一気に若返った空気です。

ついこの間まで鼻くそ食べながら若手気分でのうのうの仕事していた僕も、偉そうにフィードバックやら面談やらするようになってしまいました。

毎年のように若手メンバーから挙がる課題。それが「タスク管理どないしとんの？」というもの。いやあ、分かる。分かるなぁ。

ということで、ここらでタスク管理についてちょいとまとめてみようと思います。

※完全主観の経験則による俗人化した再現性のない内容の場合があります。あくまで個人の意見としてお読みください。
※そもそもタスク管理が得意だとも上手だとも思ったことがないので、なんの参考にもならない恐れがあります。
※いわゆるクリエイティブ系職種に限った話のため、他職種への展開は全く考えてません、悪しからず。

まず、タスクを分類しよう

よくいうのが、できるだけ細かくタスクを分解しようというやつ。でも最初のうちやタスク管理苦手マンからすると、そもそもタスクを分解するというタスクへのハードルが鬼高かったりしますよね。
実際、「タスクの分解」って、ある程度経験があったり、そもそもタスク管理のセンスがよくないと難しいよなと思います。そこで朗報です。

分解できないなら、分類すればいいじゃない。

これは割と分かりやすいと思うので、比較的ハードル低く取り組めるはず。初手で躓きやすいのが、タスクの優先順位の付け方や所要時間の計算ミス。それをできるだけ避けるために、タスク分類はけっこう有用なんじゃないかと思います。なぜなら、タスクは種類によって時間の掛け方や管理の仕方が変わってくるから。当たり前じゃん、と思うかもしれませんが、日々の業務に追われていると、意外と抜けがちだったりするんですよね。

個人的には、タスクは5種類に分類できると思っています。思っています、というのは嘘で、さっき考えました。でも割と理に適ってるはず。

①物理拘束系タスク
打ち合わせや撮影立ち会い、プレゼンや商談など、これをしている間は物理的に他のタスクに取り組めない(身体的に空かない)タスクです。

②処理系タスク
小さなものでいえば、経費精算や出退勤入力などの自己完結型タスクから、比較的キャパをとるのが見積もりやスケジュールの作成など。

③作業系タスク
僕らの業界でいう、ワイヤーフレーム作成や構成案作成、企画書作成などが当てはまります。これらの特徴は、ある程度の最適解や正攻法がありながら、一定以上の創造性を要し、かつ細切れで取り組んでも成立するタスクという点です。

④潜水系タスク
途中で切ることができず、ある程度まとまった時間を要するタスクです。個人的には2時間以上の時間を要するタスク。エンジニアがコードを書く際、深く潜っているよう感覚だと聞いたことがあります。ライターが長文の原稿を書くときも同じだと思っていて、③と違って途中で中断すると、やり直しまではいかずとも再開時に膨大な時間を要してしまうタスクです。

⑤創造系タスク
企画を立案したり、コピーを考えたり、アイデアを練ったり、創造力が必要タスクです。これのやっかいなところは、かけた時間が結果に比例しない点。なので所要時間が見えにくく、ナメてかかると著しくキャパを圧縮する要因になります。

分類したら、対策しよう

さて、タスクごとの特性が見えたら、それぞれ対策していきましょう。タスクが違えば、対策方法も違う。それが、タスク管理への第一歩にして、最終終着点です。大広敷を広げた割に、もうこれ以上話すことはありません。

①物理拘束系タスク の対策
初っ端からアレですが、これに関しては、「できるだけ減らす」以外に対策はありません。もちろん、減らすべきでないタスクは減らしてはいけません。自分がいないと成立しない、時間を捧げるだけの学びがある、そんな場合は優先度が高いです。でも、オンラインで済む打ち合わせはオンラインにする、必ずしも立ち合いが必要じゃないものは任せてみる、そういったバランスで立ち向かいましょう。

②処理系タスク の対策
溜め込むと著しくキャパを圧縮するのがこのタスク。そこで大切なのは、まず締切の優先度をつけること。なる早なのか、今日中なのか、明日までなのか、今週中なのか。
その上で、できるだけ繰り上げて処理をするのがおすすめです。なる早なら即レス、今日中ならなる早、明日までなら今日中に…という意識を持つことで、向こうにボールを渡した上で返ってくるまでの猶予が生まれます。この猶予を、他のタスク処理に当てられるわけです。心にも余裕が生まれます。
ちなみに細かいところでいうと、②のタスクは書き出すことをおすすめします。手書きポストイットでよし、デスクトップの付箋でもよし。達成したタスクには取り消し線を引いていくとなおよし。漏れがないだけでなく、やった感がでます。意外と大事です。

③作業系タスク
このタスクは、ある程度細切れでも遂行できることが最大の特徴です。途中で打ち合わせを挟んでも、翌日に持ち越しても、それほど再開に時間を要しません。なので、②を早め処理して浮いた時間や、打ち合わせの合間の1時間などで進めるのがオススメです。

④潜水系タスク
実は1番やっかいなのがコレ。特に最初のうちは遂行にかかる時間を見誤ることもあると思います。なので、見積もりより30分は多めにかかるつもりでいましょう。そして、時計を見ながらできる限りオーバーしないように心がけてみるといいと思います。そしてこのタスクは、途中で差し込みが入ると最も効率が落ちるタスクです。そのため、比較的連絡の少ない午前中か、②のタスクを投げ切った後に取り組むことをオススメします。

⑤創造系タスク
最後のこれ。クリエイティブを生業にする人にとって、もっとも避けられない、ど真ん中のタスクです。やればやるほどいいものができるわけではない、というのもやっかいです。しかし、やっかいに見えて、意外と対策はシンプルです。金言を送ります。

考えた時間より、考えた回数。

これは、弊社代表恩田がよく言う言葉です。さも自分の言葉のように発信してすみません。
でもコレに尽きるんですね。どう言うことかといえば、5時間ぶっ通しで考えるより、1時間×5回考える時間を作った方が、圧倒的にいいという話です。アウトプットのクオリティについても、タスク管理の観点でもそうです。
もっと細かくいえば、15分でも10分でも考える時間をこまめに作るといいと思います。タバコ吸ってるとき、お風呂入ってるとき、帰りの電車…まぁそんな時間まで仕事のことを考えるなんて、というのはごもっともなんですが、これがクセになると気持ちがいいというのも主観的には事実です。

というわけで、それなりに参考になったら幸いです。タスク管理にゴールはありません。人類一生の課題です。タスク管理を100点満点でできる人は、おそらく人類滅亡までに現れることはないでしょう。みんな苦手なのよ。そんな気持ちで望めば少しは気持ちが楽になるかもしれません。

今週の質問：「あなたにとって捨てそうなものを，面白く使うアイデア(もしくは経験)を教えてください」

この質問見た時から、意味がわからなくて困惑してます笑
他の人の回答を見たら分かるのかな、おかじだけ勘が悪いのかな、と少し不安になりました…

意地悪い書き方ですみません……

あなたにとって捨てそうなもの？他の人は捨てないけど、自分は捨てちゃうものってこと？それを面白く使うアイデア…捨てちゃうのに…？
はたまた、みんなが捨てそうだけど、あなたにとっては捨てずに面白く使うアイデアがあるもの、ということか……？あなたにとって、「一般的には捨てそうなものを」、面白く使うアイデア…？
愛とか夢とか、そういう概念的なことを問われている可能性もある…？
でも、面白く使うか……ただの再利用の話じゃないよな…

などとぐるぐる考えてしまい、答えに辿り着けず…
本当に嫌な書き方ですみません……

たぶん、こういうことかな？というのを書いておきます

結婚してから、まみ(妻)と行った店(飲食店、雑貨屋、服屋、家具屋などあらゆる店)のショップカードやメニューを壁に貼ってます。ちょっとしたギャラリーみたいになって割とおしゃれゾーンが生まれてます。

店関係ないやつもある