スーパーバイザーが教える整理整頓の重要性
いよいよ、本格的な梅雨入りかなあ〜
前日から降り続いている雨は
衰えずバケツの水をひっくり返したように
降り続いています。
朝からちょっと用事があって
商業施設をブラブラしていると
お客様はチラホラ
足元の悪い中
ご来店されるお客様って
何かしら目的がありますよ。
販売員さん同士の会話に花が咲いているのを
お見かけすると
もったいないなあって
感じました。
あなたのお店がもし
自営店舗だったら
良かったら読んで頂けたら
嬉しいです。
スーパーバイザー時代
北陸方面〜中四国まで
多くのお店を担当させて頂きました。
多くのお店のお悩みで多いのが
【ストック問題】
ストックが狭い
納品の際に荷捌きするスペースがない
モノがいっぱいで入荷商品が入らないetc
だから
パッキンストックが売り場にあっても
仕方がないんです。
みたいな感じのことをよく言われました。
スペースって
物理的には容量が決まっているので
もちろんいっぱいだったら
入らないのは当然なんだけれど
意外と要らないもの
不要なモノがたくさんあって
限られたスペースを占領していることが多いです。
最近はペーパレスになってきているけれど
いわゆる紙のストック
納品書
返品伝票
商品カタログ（絵型）
報告書
指示書
棚卸し帳票
月次帳票類
顧客名簿
マニュアル
クレジット控え
送り状
お預かり伝票
お修理伝票
個人情報記載のものから
資料や毎月の報告書関係
何年分置いているのか
自分たちも把握出来ていないくらいの
紙類のストック
地方のお店に行くと
会社から指示がない
前の店長から聞いていない
誰に聞いていいのか分からない
営業年数が
長ければ長いほど
どんどんダンボール箱に詰めて
一杯になると新しい段ボール箱が増えていく
こんな段ボール箱で
スチール棚上段のスペースが
占領されていたりします。
ストックのスペースって
限られていますよね。
後で必要になるかもしれないからと
分からないからという理由で
どんどん溜まっていく帳票類
【保管と保存の違い】
保管……業務で使用する文書を事務室内などで管理している状態
保存……使用しないが、3年以上取っておく必要のある文書を
管理している状態
業種によって違うので
アパレルの場合では
3年以上とっておく必要のあるものって
ほとんど無いです。
ちなみにお店で使っている帳票類で
３年くらい置いておくものって
電化製品の保証書くらいかな
取説は型番さえわかれば
ネットで調べられるので不要です。
送り状も当月のモノは
必要になるけれど3ヶ月くらい取っておいたら
後は見返すことってありません。
納品伝票、返品伝票は
決算（棚卸しの際）の差異を調べるのに
必要なので1年保管
顧客名簿（クライアントカード）
たくさん名簿があるのに
殆どお客様との交流がない
そんな名簿をたくさん持ち続けている
お店って多いんですよね。
いろんなやり方や考え方があるので
ちなみに私は
半年ごとに顧客名簿の棚卸をしていました。
直近のご来店記録を調べながら
半年以上ご無沙汰のお客様には
一度お電話やDMを送ってみて
反応がなければ今回は処分させて頂いていました。
常に交流のあるお客様の名簿だけを
管理しておくとイベントのご案内や
バースデーカードを送る際に
とてもスピーディーです。
お客様の帳票類
送り状、お取り置き票、お修理伝票、
当月中は、確認なんかで必要になりますが
3ヶ月以上置いておく必要はないと思います。
クレジット控えも
自営店舗の場合
クレジット端末に
記憶されている場合がほとんど
レジで再印字可能な帳票は
必要無いんじゃないかな？
それよりも必要な時に必要な帳票を
スタッフ全員が
再印字出来るようにしておきましょう。
何ヶ月か経ってから
返品や交換処理する必要があります。
保管＝必要なときに取り出しやすい状態にしておくこと
３ヶ月、半年、１年
管理する期間を決めて分類する
月末になったら
一番古い帳票を処分して
前月の帳票を保管する
出来るだけPCの中で保管する習慣をつける
フォルダーをつくるだけではなくて
今はGoogleドライブや
チャットワーク、スラックなどでも
簡単に管理することが出来ます。
ストックがいっぱいだから
お店の棚什器の下に
段ボール箱を置くのではなくて
ストックにある
本当に必要なモノなのかを考える
きっかけになれば嬉しいです。
壊れたままの什器とか
取っ手の取れてしまったハンガー
イベント終了後の販促物
今度、担当のスーパーバイザーさんが
巡回に来られたら相談してみて下さいね〜
#ショップ再生請負人
#Rezakka
#ねぎらいカンパニー認定講師
#yasukoAmano
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