【観光DX】ホテル・旅館のIT化の要！ PMS導入で得られるメリットとは

超高齢社会に突入した日本で問題となっている人手不足。企業にとって限られた人員のなかで業務の効率化を行い、生産性を向上させることは大きな課題のひとつです。ホテル・旅館などの宿泊施設においても、現場で働く人材は慢性的に不足している傾向にあります。この問題への対応として挙げられるのが、ホテル・旅館のIT化です。

今回は、ホテルや旅館の業務効率化に役立つ「PMS」の導入について、そのメリットを詳しく解説していきます。

PMSとは

人手不足に悩むホテルや旅館にとって、業務効率化は大きな経営課題のひとつです。特に予約受付業務やフロント業務などを行う宿泊部門は、予約管理や会計管理などの業務に追われてしまい、サービスの向上になかなか力を入れられないという悩みを抱えているケースも少なくありません。こうした問題への対応策として近年注目されているのが、「PMS（Property Management System）」と呼ばれるシステムの導入です。

PMSは、ホテルや旅館などの宿泊部門で扱うさまざまな情報を一元管理することができるシステムです。導入することによって予約の管理・生産、客室の管理、顧客情報の管理、データ分析などを行うことができます。これまでアナログで管理していたさまざまなデータを管理することによって業務が効率化されるため、少ないスタッフで生産性を上げることにつながるというわけです。

PMSの機能

PMSは、予約管理をはじめとする宿泊部門の業務に必要な情報を一元管理するシステムです。導入することで主に下記のデータを管理することが可能になります。では、それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。

旅行代理店やOTAからの予約データの管理

ホテルや旅館の多くがオンライン上のみで旅行取引を行う「OTA（オンライン・トラベル・エージェント）」を利用した集客を行なっています。OTA以外に、電話やホームページからの予約も受け付けている場合、双方の予約情報を常に反映し、空室を正しく把握する必要があります。こうした複数経路の予約情報の一元化も、PMSで対応可能です。もちろん、旅行代理店からの予約データも管理できるため、幅広く集客を行なっているホテルや旅館にとっては業務効率化の実現につながります。

販売プランの作成・更新や売止

季節ごとのキャンペーンや早割サービスなど、新たな販売プランを作成した場合も、PMSで一括更新することが可能です。反対に、プランやサービスを休止する場合も一括で売止することができます。

顧客の利用実績管理

法人・個人を問わず、顧客の利用実績、クレーム内容などを細かく管理することができるため、再宿泊利用のお客様に対してお声がけをするなど、サービスの向上に役立てることができます。

PMS導入による業務改善効果

PMSを導入することによって得られる大きなメリットとして、業務改善効果が挙げられます。ホテルや旅館の宿泊部門は、業務が複雑で多くの労働力を必要とする場合が多いです。これまで別々に管理されていた情報をPMSの導入によって一元管理することにより、大幅に業務の効率化を行える可能性があります。一人当たりの業務負担を軽減することで、サービス改善に力を回すこともできるようになるため、結果的に顧客満足度の向上につながる可能性があります。

PMSの種類

PMSは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類に分類することができます。では、それぞれどのような特徴があるのか詳しく見ていきましょう。

オンプレミス型

インターネットを経由せず、自分たちの施設内にPMSのソフトウェアをインストールしたサーバーを設置するタイプです。インターネットに繋がっていないため、情報漏洩や外部からのハッキングの可能性も低く、セキュリティ面での安心感が大きいというメリットがある一方で、導入コストが高いというデメリットがあります。

クラウド型

インターネットを使ってPMSを利用するタイプのことです。オンプレミス型と比べて比較的コストを抑えて導入することができるだけでなく、インターネットを経由しているため施設の外からでも作業を行うことが可能です。

PMSを導入する際に検討すること

PMSはさまざまなメーカーから発売されていて、基本的な仕組みや細かな機能、導入や運用に必要なコストは種類によって異なります。まずは、自分たちの施設でどのような機能が必要なのか、分析を行う場合にはどこまでの範囲で行うのか、レポートの出力形態なども考慮が必要です。

それぞれの機能やサービスをしっかりと把握した上で、どのように運用するのかを検討することが導入成功の鍵です。ぜひ上記の内容を参考にして、最適な機能・サービスを選んでいきましょう。

※2019/12/16公開の記事を転載しています

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