個人のタスクをTodoistで管理してみた
こんにちは。レスキューナウの情シス担当 柳迫です。
突然ですが、みなさんは組織や個人のタスク管理ってどうされていますか？
私のチームでは、Notionでタスクを管理しています。情シスでのNotionの使い道としては、
ボード（カンバン）やタイムラインなどのビューを使ったタスクやプロジェクトの管理
問合せ対応やマニュアルなどのナレッジのストック
がメインとなっていますが、これがとても重宝しています。
今ではNotionを見ればメンバーの対応状況や経過が把握できるようになったので「対応した本人じゃないとわからない」というシチュエーションが減り、チームとしての業務効率が上がったように思います。
では個人のタスク管理はどうしているか？と言えば・・
正直なところ、Notionを使うようになる前までは「個人のタスク管理はカレンダーとメモ帳（テキストファイル）さえあれば十分」と思っていました。タスク管理、といっても
記憶で乗り切る！→ 限界が来て「Todoリストでも使ってみるか」と試す → まったく合わずすぐやめる →メモ帳に入力して後でスケジュールに落とす
という流れでメモ帳に落ち着いた程度のレベルで、、ただ困っているわけではなかったので「ま、いっか」ぐらいにしか思っていませんでした。
が、ここまでNotionの威力を見せつけられてしまうと「個人のもなんとかしたいな」と思うように。
最初は「業務に関連することだからチームで使っているNotionのタスク管理のところに書いちゃおうかな？」とも思ったのですが、
○○の記事読んでみる
××フォルダで△△の資料探してマニュアルにする
□□のあれを調べる→●月●日の朝会で指示あり
といったような咄嗟に出てくるメモレベルの内容をタスクにしておきたい！とか、
個人目標の課題１～５
自己研鑽
のように個人的なカテゴリーで管理したい！となるとさすがにチームのタスク管理には書けないし、かと言ってNotionで自分のためだけにガッツリ作る気分にもならず・・というわけで、既製のツールで気軽に試せるものを探していました。
そこで見つけたのが「Todoist」というWebアプリです。
使い始めてまだ数週間程度ですが、Todoリストに挫折した私でもストレスなく快適にタスク管理できるようになりました。
■ Todoistとは
Doist社により 2007年から提供開始されている Todoリストのアプリ
30以上の国で働く100人以上の社員たちが完全リモートで開発
利用者は世界で3,000万人以上
（職業柄、気になってしまうので・・）プライバシーポリシーはこちら ↓
https://doist.com/privacy
■ Todoistを使ってみた感想・特徴
タスクの追加や修正、完了などの操作がとにかくシンプルで簡単、サクサク動いて軽快なのでとても使いやすいです。
どんな特徴があるかを挙げてみます。
● メモをそのままタスク化できる
長いことメモ帳派だった私からすると「Todoistにメモするようになった」という感覚です。が、メモがTodoリストになっているのでつい忘れがちになるちょっとしたタスクの抜け漏れが減り、「どこに保存したっけ・・？」とファイルを探すことも無くなりました。
● 対応期間の入力が簡単、ルーティンタスクもOK
例えば、
来週から10月15日まで毎日
毎月15日
と［予定日］に入力するだけで条件候補が表示されるので、これを選択すれば一定期間対応予定のタスクやルーティンタスクを簡単に登録することができます。
キャプチャはどちらも上部が入力した内容、赤い矢印の先がTodoistの出してきた条件候補です。
（この［予定日］の変換が本当に賢いです。日本語入力OKなところも◎）
● プロジェクトやラベルでタスクを整理・分類できる
無料版の場合プロジェクトは5つまでなのですが、ラベルは全プラン共通で500まで作成可能です。タスクにプロジェクトやラベルを付与しておけば、プロジェクト別やラベル別にタスクを確認することができます。
● Google Chrome や Gmail の拡張機能が便利
・Chrome の拡張機能「Todoist for Chrome」
気になった記事上で右クリック→「Todoistに追加」で、記事のタイトルとURLをタスク化できる機能。登録時に読めそうな日を指定しておけばその日にタスクが上がってくるので、仕事の優先順位を崩すことなく手元の作業に集中することができます。（なぜか忙しい時に限ってそういう記事に出くわすので、この機能は個人的にすごくありがたいです・・）
・Gmailの拡張機能「Todoist for Gmail」
この拡張機能を入れるとGmailでメールを開いたとき画面上部にTodoistのアイコンが表示されるので、そのアイコンをクリックするとメールタイトルとメールのURLがタスク化されます。
特に顧客対応など仕事柄メールが手放せない業務を担当されている方の場合、メールをチェックしながらプロジェクトやラベルで（例えば）「要TEL」「要資料作成」「要日程調整」などに振り分けたり、対応期間を入力したりしてTodoistへタスク登録しておくことで、対応の必要なメールが埋もれてしまってもTodoistで簡単に確認できる＆読み返したいメールもピックアップできるので、便利だと思います。
● ゲーミフィケーションを取り入れている
タスクを完了したり、Todoistの機能を利用したりすると「カルマ」というポイントがたまっていきます。カルマポイントには「初心者」から「達人」まで8段階のレベルがあるらしいのですが、サイトには「達人になると新しい謎のテーマがアンロックされます」とあるので新たな壁が出現するのかも？タスクを終わらせたくなるように仕向けるアイデアが面白いです。（不要な方は設定でOFFにすることも可能です）
● メールや画面に表示されるメッセージの熱量が程良い
Todoistではタイミングやステータスによって表示されるメッセージがあるのですが、暑苦しくない程度にポジティブな気分にさせてくれるので気に入っています。
例えば朝。休日以外は毎朝メールでタスクを通知してくれるのですが、私の場合はGmailで受け取ったメールを始業のタイミングでGASを使ってSlackへ通知しています。
（少し脱線しますが）具体的には、メールが飛んできたときだけメール本文をいったんgetPlainBodyですべて抜き出し変数に入れてからsliceで 0 から改行（indexOfで’\n’の位置を取得）までを指定して1行目だけ抜き出し直したものとメールタイトルをSlackへ通知するところまでをGASで書いて、時間のトリガー（日付ベースタイマー）をセットしました。あとはSlackでIncoming Webhook経由のアプリを作り、連携させました。
そしてこちらがメールの文章を反映させたSlackへの通知です。
このぐらいの温度感で背中を押される感じが心地良く、朝から爽やかな気分でスタートを切れそう・・と思ったのですが、なぜかメールだとこの1行目のメッセージが見えないので、これを発見してからは毎朝Slackへ通知して見られるようにしました。
これ以外にも、1日に完了させるタスクの設定数を完了した時は
「１日のゴールを達成しました」
「完璧な１日になりましたね、●●さん！」
その日に登録していたタスクがすべて完了した時は
「今日のタスクをすべて完了しました！素敵な時間をお過ごしください」
というメッセージが表示されます。
何のしがらみもないアプリによるメッセージだからなのか？不思議と「今日もがんばったー！」と素直に思えます。一日の最後にタスクを整理すればスッキリした気分で一日を終えることができるので、気持ちを切り替えやすくなりました。
■ Todoistを使うには？
まず無料版で使い勝手を試してみるのがいいと思います。アカウントは簡単に作成できます。始め方ガイドは短い動画で小分けに説明されているのでわかりやすいと思います。
無料版は機能そのものの制限や利用できる機能の上限があるものの、個人で使う分には十分な気もします。が、使っているうちに
リマインダー機能も使いたい
使えるプロジェクト数を増やしたい
6名以上のチームで使ってみたい
となってくると有料版へのアップグレードが必要になります。ただ、有料版でもそんなに高くないので、企業や組織でも比較的導入しやすいのではないかと思います。
■ まとめ
Todoistのおかげでメモ帳でのタスク管理から脱却できました。期待以上に使いやすく、世界中で多くの人に利用されているのも納得です。今となってはもうメモ帳には戻れません。笑
「Todoリストは好きじゃない」「メモ帳で何とかなってる」という方には特におすすめのアプリです。
気になった方はぜひお試しください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
最後に
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