12/2(水)「脱・領収書～今こそ始めたいペーパレス化の理想と現実～」セミナー中に頂いた質問回答について

皆様先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社ラクスセミナー事務局の岡沼です。
先日の「脱・領収書～今こそ始めたいペーパレス化の理想と現実～」で頂きました質問回答の準備ができましたのでご確認下さい。

回答が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。
皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。

Q ．定期検査はどのくらいの頻度で実施されていますか？

Ａ．弊社は年1回でございます。

Ｑ．領収書だけを送ると紛失の心配がありましたが、そのようなことはないですか？送り状などに糊付けしないと紛失の心配があることを懸念しています。

Ａ．弊社は今のところございませんが、紛失の不安がある場合は運用上問題がないのであれば糊付けなどの対応を検討されても良いかとは思います。法的には不要なのと、最終的には紙は破棄されるので、今度は破棄できるものとできないものが同一の紙に張り付けられていた場合などはどうするか、といった新たな問題が起こるかもしれません。

Ｑ．データと原本チェックをすると、結局このために経理は出社する必要があるということでしょうか。また、定期検査のためにある程度原本の整理も行っていますか？

Ａ．経理は原本チェックの為に最低限は出社しております。原本の整理も精算種別、保存ステータスごとに仕分けして、ファイリングを行っています。

Ｑ．画像が残っているのに原本との照合を行うのはなぜでしょうか？

Ａ．定期検査時に原本と画像の照合を行わなければならないのが現状の法要件のためです。

Ｑ．原本回収のコントロールが領収書が多いとかなり大変ではないでしょうか？

Ａ．適切なルールを策定すると良いと思います。弊社は、月初に領収書の原本を経理に送る事を必須としております。

Ｑ．送られてきた原本チェックは経理側の工数が相当かかると思いますが、経理側での不満はありませんか？

Ａ．経理の工数は一定量ありますが、電子承認と原本確認については担当者が別で実施時期がずれるので、心理的な負担は少なくなり、平準化もできているかと思います。（電子承認時⇒月次締めまでに実施、原本確認⇒月次締め後実施）

Ｑ．定期検査の内容（レベル）は、電帳法で決まっているものがあるのでしょうか？

Ａ．ございます。詳細な法要件は国税庁のホームページや税務署、電帳法関連書籍、税理士法人様へのご相談などでご確認頂くのが適切かと思います。

Ｑ．金額が大きい領収書も、定期検査にひっからなければ、捨ててしまうのですか？例えば100万以上の領収書とか。

Ａ．はい。破棄が可能です。

Ｑ．タイムスタンプ期限内の領収書は検査後破棄OK、期限外のものは原本7年保存ということですか？

Ａ．はい。現状はその通りです。

Ｑ．領収書現物と精算データの照合は、必ず定期検査までにすべて終えないといけないのでしょうか？

Ａ．あくまで弊社のルールではすべて終えていますが、法的には原本とデータの確認を定期検査前にすべて行わなければいけない、といった要件はありません。

Ｑ．領収書に伝票番号を記載するのは、かえって利用者の負担になるのではないか？

Ａ．あくまでも弊社の運用ルールでございますが、特に負担に感じているといった意見はありません。糊付けする負担の方が大きいためです。また負担を懸念されている場合は行わなくても問題ありません。

Ｑ．定期検査はタイムスタンプ切れ（原本要保存）のみ行われているのでしょうか？原本保存不要の領収書は検査対象外とされているのでしょうか？

Ａ．定期検査は、ご質問の内容と反対で原本保存不要の領収書(電子で保存するもの)を対象にします。原本の保存が必要なものは今まで通り紙で保存するためです。

Ｑ．署名は自署でなく代理の人または、スタンプでもいいのですか。

Ａ．特に速やか方式の場合は署名は本人のフルネームが必要ですが、業務サイクル方式の場合は署名は不要で、タイムスタンプも本人以外の方が付与できます。

Ｑ．他言語に対応してますか？

Ａ．楽楽精算は英語対応が可能です。

Ｑ．領収書は、スマホの写真のみですか。スマホを会社支給していない場合もありますのでスキャナ（複合機）でも可能ですか？

Ａ．スキャナ(複合機)でも可能です。スマートフォン撮影時と同様に楽楽精算にアプロードするとタイムスタンプが付与されます。

Ｑ．レシートに10項目あれば、10明細として読み取ってくれますか？

Ａ．ご記載の「項目」を勘定科目と仮定して回答します。OCRで勘定科目までを判別することはできませんが、読み取った領収書1枚を複数明細に紐づけることが可能です。

Ｑ．レシートが長い場合、複数回にわけて1枚のレシートを読み取ってくれますか？

Ａ．40cmほどのレシートは読み取れたのを確認しています。あまりにも長いレシートは入手困難なこともあり想定していませんが、読み取りが難しい場合はスキャナなどで対応頂くことになると思います。

Ｑ．iPhoneではなくAndroidでも読取可能かご教示いただきたいです。

Ａ．iPhoneもandroidも読み取り可能です。

Ｑ．「保存不要」と判定された領収書は、原本収集の対象外になっているということでしょうか？

Ａ．定期検査までは保管する必要があるので、原本収集の対象となります。

Ｑ．金額と画像が並列で見れるプレビュー画面はオプションになりますか？

Ａ．電子帳簿保存法対応オプションのうちの機能の一つです。

Ｑ．同価格帯の他社製品に無い、楽楽精算の強みはありますか？

Ａ．はい。設定の柔軟性の高さが特に選ばれる理由として多いです。お客様それぞれの運用に合わせて設定できる範囲が広いため、ご要望に極力沿った運用が他の製品よりと評価いただけております。
他にも、導入社数の多さから、
・事業継続性などの社会的信用
・多くの事例をもとに、お客様のご希望に沿った運用を実現するための営業提案力と営業人員数
・多くの事例をもとに、お客様のご希望に沿った運用を実現するための、初期設定専任サポート
・世の企業様の声を集める総数の多さ、そこから生まれる開発(将来性)
などが強みです。

Ｑ．領収書を数枚まとめてとってもいいのですか？

Ａ．スマートフォンで撮影する場合は1枚ずつですが、複合機でスキャンする場合は数枚まとめても可能です。

Ｑ．定期検査のサンプル25件で不備が見つかった場合は？

Ａ．改善案を検討しフローの見直しを行うことになるかと思います。

Ｑ．航空券の精算はどうやるのでしょうか？料金が映っているPC画面をスマホで撮影でしょうか？

Ａ．航空券購入時の領収書を撮影しております。

Ｑ．検査は税務署などではなく、自社で決めた検査官が検査日に行うのですか？

Ａ．はい。社内に検査担当を設ける必要があります。

Ｑ．検索はどのようにできるのですか？

Ａ．取引日の範囲や、取引先、金額などでアップロードした画像を検索できます。詳細はデモンストレーションでのご説明も可能なので、ご相談ください。

頂いたご質問への回答は以上となります。
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