6月25日（木）「経費精算や請求書の “紙文化”はこうやってなくす」にて頂いたご質問について

皆様、先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社ラクスセミナー事務局の小山です。
先日のセミナーにて頂きました質問に対しての回答をご用意しましたので
ご一読いただければと思います。
皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。

＝＝＝＝＝＝前半パートで頂いたご質問＝＝＝＝＝＝

経費精算の紙文化をなくすと、経理の働き方はこう変わる
～ラクスの経理がテレワークが可能だった理由～

Q1,領収証がなかなか送られてこない場合は、検査担当がチェックできないので、結局経費精算処理が滞るのではないですか。

A,ラクスの電子帳簿保存の運用では、年1回の検査を行います。
※回数は企業にもより異なります
経費精算処理は電子データで進めているため、滞ることはありません。

Q2,年1回行っている検査は、どのように行われているのでしょうか。

A,検査担当者(ラクスは内部監査室)が決められた枚数をランダムにチェックしています。検査時の枚数は全ての領収書ではなく、企業規模や領収書の枚数により異なります。

Q3,電子帳簿保存法を適用されていらっしゃいますが、領収書を画像化することへの教育はスムーズでしたか？（画像を正しくとる、タイムスタンプなど）
弊社は年齢層的にもITに疎い社員が少なくないため、画像化にハードルを感じます。

A,スムーズだったと考えております。普段から楽楽精算を使っていることもありますが、簡単なマニュアルの用意や貼り付け作業がなくなるメリットなども案内して対応しました。
実際に楽楽精算を利用している年齢層が比較的高い型が多いお客様の事例としては、
まずはシステムに慣れること
次に電子保存はしないまでも、「添付する」という作業に慣れること
と段階を踏んで、慣れたら電子保存を目指す、というケースもあります。
領収書の発行自体もどんどん電子化が進んでいて、経費精算システムは必須になっていくので、必要に迫られた時に対応すると混乱が計り知れないため今から準備している、とのことでした。

Q4,楽楽精算での仕訳データは、どのように会計システムに連携しているのでしょうか？

A,楽楽精算で作成した仕訳データを会計システムにCSVで取り込んでいます。

Q5,テレワーク中に従業員の方が領収証を経理へ送付する手順はどのようにされてましたか？自宅から本社へ送付するような形でしょうか。

A,弊社は、緊急事態宣言が明けて通常の出社に戻ってから経理に届けました。

Q6,在宅前は、何故紙を出力していたのでしょうか。また、紙で出力しなくなった後、何かデメリットはございましたでしょうか。

A,テレワーク以前も、請求書も電子保存でしたが、念のため原本チェックを行っていた、という、単に風習的な要素が強いです。実際に今回それを全て電子での対応にしましたが、電子だからチェックがしづらいということはなかったので、フローもスムーズになってよかったです。

Q7,領収書の原紙を集める際に、領収書の印字面に自筆の署名と申請番号の記入は必須としていますか？

A,必須としております。署名は電子帳簿保存の要件で必要ですが、申請書の番号は弊社独自の運用で、楽にチェックをするために記入してもらっています。

Q8,スマフォで撮影した領収書のタイムスタンプについて詳しく教えてください。

A,スマートフォンで楽楽精算を立ち上げ、カメラで読み込み、登録すると、その時点でタイムスタンプが付与されます。

Q9,領収書の破棄について、ラクスの経費精算フローでは、検査担当がチェックのうえ領収書を破棄
とありますが、破棄してよろしいものなのでしょうか？
保存しなくてよろしいのでしょうか？

A,法律上は破棄できます。弊社では電子帳簿保存に対応してからまだ税務調査が入っていないので、税務調査が入るまでは取っておこう、という方針にしていますが、これもその企業によるので、破棄している企業もあると思います。

Q10,検査担当のチェック後に領収書は破棄するということですが、証憑である領収書を破棄することは、税務調査等での対応の際に問題は起こらないのでしょうか？

A,電子帳簿保存法は電子データが原本とみなされる法律なので破棄が可能となっています。そのため法律上問題にはなりません。

Q11,領収書1枚に対して1申請（1伝票）でしょうか？

A,複数枚可能です。楽楽精算は1申請(1伝票)で最大99枚添付できます。

Q12,届いた領収書が誰のものか、監査の時にすぐ分かるようになってますか？重複防止はどのように行ってますか？

A,領収書に署名するのですぐにわかります。経理に届く際には伝票の番号も記載してあるので、その運用もあって重複も防止できていると考えています。

Q13,後から送付されて来た領収書原本が精算済のものかどうか、どのように突き合わせをしているのですか？

A,楽楽精算で申請すると伝票番号が採番され、その番号を領収書に記載するので経理に領収書原本が届く際には申請済みであることは明確にわかりますし、日付や金額で検索ができるので、仮に番号の記載漏れがあったとしてもすぐに調べられます。

Q14,取引先も在宅勤務であるため、通常は紙での請求書であるものが、PDFで送られてきます。PC画面を撮影することで、楽楽精算に連携できるのでしょうか？

A,PDFで送られてきた場合、楽楽精算のPC画面で、送られてきた請求書をアップロードしていただくと記載内容を読み取ります。

Q15,PDF添付が申請者しか出来ないしくみは、不便ではないですか？

A,代理の方がアップロードしたり、代理で添付、申請いただくことも可能です。弊社のルールは申請者が添付しますが、受領後すぐにアップロードしておき、あとは申請するだけなので、特に不満の声などは出ていません。

Q16,交通費精算　という名前は変えられないと聞いていましたが、変更可能になったのですか。

A,楽楽精算をご利用いただいておりありがとうございます。
トップ画面のボタンの名前や、ボタンから場面に入った際の「交通費精算」などの名称変更は可能です。ただし元の項目が何であったかがわからなくなるため、管理画面などでは変更されないようになっている箇所もあります。

Q17,出張時に手当が別途発生するのですが、（移動距離に基づく）交通費の精算に含めて支払うことは可能ですか？

A,可能です。手当の条件も細かく設定できます。

Q18,各社員さんへの送金は、月に何回くらいされていますでしょうか？

A,経費の立替の支払いとして回答いたします。
弊社は月に1回、給与と合算しております。

Q19,FBデータを使わず給料精算に合算されている理由はなぜでしょうか

A,振込手数料を抑えられるためです。

Q20,稼働するにあたり、マスタの設定が必要になると思いますが、マスタの設定は何項目程ありますか？

A,マスタの全項目はご利用いただくオプションなどにもよって異なります。
またご利用されるマスタのみを設定いただくことになりますので、ご利用範囲やご希望の設定などにもよって項目数が変わります。

Q21,画像の取り込みで、どの程度仕訳が作成されるのでしょうか。

A,画像取り込み時点では仕訳は作成されません。申請する方がその領収書に対して、項目を選択した際に、その明細に勘定科目コードが紐づきます。
例：「タクシー」を選んだら旅費交通費のコードが紐づく、など。

＝＝＝＝＝＝後半パートで頂いたご質問＝＝＝＝＝＝

“脱・手作業”でテレワークでの請求書発行を可能にした事例をご紹介

Q22,インボイス方式に対応しているか。対応する予定があるか。

A,内容による部分はありますが、対応可能です。

Q23,請求書ではなく通知書として利用することも可能でしょうか。

A,可能です。対外的に送るものであれば何でも送付可能です。

Q24,道路貨物運送業での導入実績はありますか？

A,ございます。輸出入に関する許可書や捕食書類などの送付でもご利用頂いています。

Q25,会計システムとの連動等はできますか？

A,手動での連携にはなりますが可能です。

Q26,国関係の客先で請求書送付時に複数枚添付書類が必要な場合や、それぞれ押印が必要なケースが多いのですが対応できますか？

A,対応可能です。（実印必須などの場合は不可）請求書に様々な書類（ワード、エクセルなど）を個別に添付して送付可能です。

Q27,発送帳票の容量はどのくらいでしょうか

A,一回のデータ取込みのファイルサイズ上限は１００ＭＢです。（枚数でいうと2万枚くらいです）

Q28,請求書用データをアップロードする際に、添付したいファイルとの紐づけはどのように行うのでしょうか。

A,楽楽明細の画面上から添付したい先を選んで個別に添付したり、条件に合致する宛先にまとめてファイルを添付する、など様々方法で対応可能です

Q29,請求書のフォーマットを多数利用することは可能でしょうか？

A,可能です。簡単な操作で何パターンでもフォーマットを作成頂けます。フォーマットをご自身で作って頂く際は費用は掛かりません。

Q30,請求書に個別のエクセルを添付可能とのことですが、領収証にも添付可能ですか？発行利用以外に、利用料金はかかりますか？

A,領収書にも添付可能です。また、利用料金は月額で発行件数に応じてプランを選んで頂く形です。ＷＥＢ発行の場合はその料金のみ、郵送代行をご利用い頂く場合は別途郵送費が掛かります。

Q31,送付先の方は何か月間閲覧することが可能なのでしょうか。

A,発行側で設定可能で、最長11年です。

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頂いたご質問への回答は以上となります。
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