文章のシンプルな書き方

みなさんこんばんわ。レヱル・ロマネスクシリーズの原案、シリーズ構成を勤めます、進行豹です。

文章を書くの、難しいですよね。

その理由は大きく２つ、

「何を書いていいのかがわからない」
「自分の書いた文章で、嫌われたり馬鹿にされたりするのが怖い。あるいは誘導したり好かれたりしたい等の欲がある」

に大別されるのではないかと思います。

上記いずれかにあてはまる理由で「文章を書くのが苦手」という方の
これからの文章作成を少しでもお手伝いできるよう、
＜ビジネス文書＞
を例にあげ、この記事をまとめていければと思います。

なお、ラブレターだろうが問い合わせだろうが謝罪文だろうがファンレターだろうが、
かなり広範な文章作成に対し、以下のやり方は有効なのではないかと思われますので、
例は例とし、ご自分の書きたい文章ジャンルに置き換えながら読んでいただけますと幸いです。

【１：書くべきことを整頓＝リストアップしてみましょう】

「文章を書くのが難しい」と感じているのは「文章を書かなくてはいけない」状況下にあるからです。

ので「なぜ文章を書かなくてはいけないのか」を構成している理由達。
すなわち「書くべきこと」をリストアップしていきましょう。

ビジネスメールへの返信であれば

「いただいたメールをよく読んで、返信すべき内容がなにかをリスト形式で書いていく」

だけで、このステップはクリアできるのではないかと存じます。

こちらから発信するメールだとしても同じです。
「どういう理由で連絡を取らなければいけないのか」を、まずはリストアップしてみてください。

例えば、「納品が遅延している理由と、いつになったら納品されるのかを問い合わせているメールへの返信」であれば
書くべきことは

・遅延している理由
・納品可能時期
・遅延に対するお詫び

の３要素となるでしょう。

基本的に、要素は「３」を枠として、さらに細かく書く必要がある場合にのみ

「遅延理由」
→理由の解消状況
→今後の見込み
→再発防止策

「納品可能時期」

「遅延に対するお詫び」

という感じに、下のフォルダをつくってさらに１～３要素に分類、としていくと整頓し易いです。

要素を並列で並べすぎず

『一番大事な伝えるべき要素はなにか、それを最大３項目で』

整頓するようにがんばってみてください。

【２：リストアップした内容を並べ替えてみましょう】

「どの順番で説明すれば、一番話が伝わりやすいか」を考えて、
リストにあげた各項目を並べ替えていきます。

並べ替えのコツは、「相手のことを考えすぎないこと」です。
具体的に相手を考えすぎてしまうと
「こういったらこういう反応が帰ってくるかも」
「この書き方だと誤解されちゃうかも」等の妄想が発生し、
文書作成の難易度を跳ね上げる一方になってしまいます。

そこへのフォローは仕上げの段階で行えますので、まずは一番シンプルに──
例えば、「読み書きができる程度の幼児」を相手に想定し。
「そのこどもにでも伝わるような順番」を考えてみましょう。

こどもがおもちゃを買ってもらう約束の遅延に怒っている。
その想定なら、まず書くべきは

「いつ買ってあげるという新しい約束」＝「納品可能時期」になります。
で、「遅延に対するお詫び」「遅延理由」を書き、納得感を持ってもらえればより良いかなと存じます。

【３：　実際に書いてみましょう】

実際文章を書くにあたって意識すべきは、

・箇条書きで書く

・事実だけを書く

の２点です。

「それでは味気なさすぎる」と感じる方もいるかもしれませんが、
前述のとおり「味気」は最後──仕上げの段階でつければ十二分に事足ります。

シンプルに、箇条書きで、納品遅延のお詫びメールを書いてみます。

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進行豹です。お問い合わせをありがとうございます。

＜ご納品可能時期＞
お問い合わせいただきました原稿の方、2022/10/10 いっぱいまでにはご納品させていただきます。

＜遅延に対するお詫び＞
この度はおまたせしてしまいましたこと、まことに申し訳ございません。

＜遅延理由＞
PCが故障し、サブのノートPCでの作業となったため、作業効率が落ちていました。

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以上です。

これで、お伝えすべき要件は最低限お伝えできているのではないかと思います。

【４：　仕上げを行いましょう】

仕上げは「２」でガン無視した「相手のこと」を考えながら行います。
例えば、「相手が箇条書きを好まない」という場合には「３」で作成した文章の項目を単純に外すところからスタートします。

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進行豹です。お問い合わせをありがとうございます。

お問い合わせいただきました原稿の方、2022/10/10 いっぱいまでにはご納品させていただきます。
この度はおまたせしてしまいましたこと、まことに申し訳ございません。
PCが故障し、サブのノートPCでの作業となったため、作業効率が落ちていました。

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メールをやりとりしている同士は、状況を相互に理解しています。
ですので、これだけシンプルな文章であっても、伝えるべきは十分伝わるものかと存じます。

１：「見出しをつけて箇条書きにして」
２：「見出しを外す」

だけでも、普通に成立する文章は仕上がるのです。

ので、ここから先の味付けは、テンプレートに添ってやっていくだけでも事足りるものかと思います。

＜事項の挨拶等のビジネスマナーを満たす必要がある場合＞

参考：http://biz.trans-suite.jp/10595

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拝啓

紅葉の候、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く感謝いたしております。

お問い合わせいただきました原稿の方、2022/10/10 いっぱいまでにはご納品させていただきます。
この度はおまたせしてしまいましたこと、まことに申し訳ございません。
PCが故障し、サブのノートPCでの作業となったため、作業効率が落ちていました。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
まずは書中にてお知らせいたします。

敬具

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──こんな感じです。

要素をさらに細かく説明する必要がある場合には、「１」でリストアップした内容を、

「遅延理由」
→理由の解消状況
→今後の見込み
→再発防止策

できるだけシンプルな文章にして足していけばいいだけです。

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拝啓

紅葉の候、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く感謝いたしております。

お問い合わせいただきました原稿の方、2022/10/10 いっぱいまでにはご納品させていただきます。
この度はおまたせしてしまいましたこと、まことに申し訳ございません。
PCが故障し、サブのノートPCでの作業となったため、作業効率が落ちていました。

現在は新しいPCを購入したことにより、問題は解決しつつあります。
遅くとも明日中には、以前と同様の作業環境を構築できます。
今後はバックアップを定時で行うことにより、PC故障時のダメージを抑えるように改善します。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
まずは書中にてお知らせいたします。

敬具

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──こちらで特段問題の無い、かつ過不足無いビジネスメールが仕上がったのではないでしょうか？

まとめます。

【１：書きたいことを３項目単位に整頓＝リストアップする】
【２：リストアップした内容を、伝わりやすいよう並べ替える】
【３：並べ替えたとおりに、箇条書きで、シンプルに事実だけを書いていく】
【４：相手の好みにあわせ、箇条書きの項目を外す、テンプレを活用する等して、仕上げる】

──以上です。

この文書がわずかなりとどなたかのお役にたちますことを願っております。

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「この文章を作成するまでにあたっての下準備までの進め方を
『「シンプルな文章の書き方」で書く「シンプルな文章の書き方」』という別記事

https://note.com/railroma/n/n9c270e9797bf

で投稿しております。

両方をあわせて読んでいただくと、よりいっそう「シンプルな文章の書き方」をご理解いただけるかなと思います。

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【メンバーシップ限定記事のご案内】

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（リクエスト対象記事リスト：Noman_railさんご制作）
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1eD8IsZh2IsoPjzlg9777aqV955oBImku/edit#gid=1254639643

等、さまざまな投稿をお楽しみいただけます。

ぜひご参加ご検討ください。

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『すずしろ〆切地獄（再掲）』

https://note.com/railroma/n/n36eac53fca61

（あらすじ）

週刊誌でのエッセイ連載をひきうけたすずしろ

けれど書き溜めようと思うと、なかなかアイディアが出てきません

思い悩んだそのあげく、紅に相談の電話をかけます

（登場レイルロオド紹介）

「すずしろ」（万岡鉄道C12 67専用レイルロオド）

＜出身＞　旧帝鉄出身　製造は陽立製作所傘戸

＜所属路線＞　万岡鉄道　万岡線　（霜館駅～持木駅）

<能力・性格> ごくごく平凡なC12レイルロオドとして製造され、ごくごく平凡だが堅実な乗務を重ねていた。
九洲で4年ほど走った後、鎌石を経て蒼森に転属したが、ここで一大転機が訪れる。
THK（帝政放送協会）の朝の連続ドラマ小説の主役機に、すずしろのC12 67が抜擢され、
蒼森を北開道に見立てたドラマ、『すずしろ』の放送が開始されたのである。
主人公である機関士に忠実につかえる健気なレイルロオド『すずしろ』は当初、人間の女優が演じていたのだが、その女優の急病により、急遽本物のレイルロオド、すずしろ本人が代役を務めることになった。
女優の演技の鉄道監修を務めていたすずしろの様子をみていた監督が「演れる」と判断しての大抜擢に、すずしろの秘められていた才能が開花。見事に最終回までの代役を務めきる。
それにより、南のハチロク、東のラン、北のすずしろ――と評されるほどの大人気レイルロオドの座へとまつりあげられる。
本人はスター気質では全くないのだが、とにかく演技力が素晴らしいので、もとめられるまま、ドラマの中の『すずしろ』像をファンの前では演じつづけている。
本質的には水回りのお掃除が大好きなあまり、給水装置工事主任技術者ならびに下水道排水設備工事責任技術者を独学で取得してしまうような、ややマニアックを性格そしているのだが、同時に、見かけによらず恐ろしく肝が座っていて、逆境に強い。
ので、レイルロオドたちが集まるような場では（その人気もあいまって）リーダー役を期待されることも多く。そしてすずしろは、役ならばどんなものでも、見事に演じきってみせる。

「紅」（旧南颯鉄道キハ100形キハ101専用レイルロオド）

＜出身＞　　日ノ本　河崎車両製　（キハ07準同型車）

＜所属路線＞　肥颯みかん鉄道（八ツ城駅→千内駅）

<能力・性格> もともと優れた気動車であるキハ07形唯一の弱点、足回りの弱さを改造した南颯鉄道キハ100形は実に優れた気動車であり、そのトップナンバーレイルロオドである紅も、車両性能にふさわしい優れた性能と、燃え盛る火のようなプライドと自信を持っている。紅から見れば旧時代の遺物である蒸気機関車や蒸気動車、架線等の大型設備が必要な電車などは全て気動車より劣ったものと心底から思い込んでおり、『気動車こそが鉄路の女王』と心底から信じ込んでいる。そのため、極めつけの負けず嫌いで努力家。
愛社精神も極めて強く、自分の恥はみかん鉄道の恥だと考えている。
足回り補強の代償としてわずかに失われてしまった加速性能、最高速度をコンプレックスとしており、スピード勝負は徹底的に回避して、勝てる勝負だけを挑み続ける慎重さあわせもっている
口調、行動ともにボーイッシュ。というかやや乱暴。
そこが風貌とマッチして、地元の乗客からは大変な人気を博している。
ハチロクやランや汽子のような全国区の人気を誇るレイルロオドとなり、みかん鉄道の定期外旅客収入の増加につなげたいと熱心に望み、改善努力を頑張ってもいる。