初の全体会で行った80人でのオンライン自己紹介ワークショップを企画する中で考えていたこと

いまわたしが所属しているのはLITALICOのエンジニアリング本部というところでして、エンジニアやデザイナーが集まっているチームです。

いくつかの部が「エンジニアリング本部」として１つのチームになったのが5月、というわけで１Qの終わりに組織ができてはじめて全員で集まる全体会（仮称）という集まりを4時間かけて行いました。

その中でせっかく集まるから一方的に話を聞くだけではもったいないし、横のつながりがうまれるようなコミュニケーションの時間をつくろうということになり、その時間をまるっと任せてもらったので、企画や設計、当日の進行の中で考えていたことをまとめます。

自分の振り返りのためというのが大きいですが、今回行ったものはコンテンツとしてはとてもシンプルなので、
・自分のチームに新しいメンバーが入ってきたときのオンボーディング
・チームの相互理解を促進したい
というような方の参考にもなったらいいなと思います。

条件の整理

まずは実施にあたっての条件や状況はこんな感じでした。

・人数は80人前後＠オンライン開催
・全体4時間の会議の中の後半で、使える時間は50分
・組織ができて初めての会、全体として知らない人の割合が大きい
・会全体の目的として横の連携が生まれること
・ワークの目的は顔と名前がわかる人が増えること、イメージは自己紹介
・この時点で開催まであと1週間（汗）

コンセプトを整理する

まずは条件を踏まえてコンセプトを整理しました。

目標の階層性を意識して、活動と学習、そして最終的な目標を全体会全体とコミュニケーションの時間でそれぞれ分けて言語化。これを最初にしたことで、50分の時間の中でのゴールとその時間の役割が明確になりました。

まだコンテンツが決まっていないのでコミュニケーションの時間の活動目標は〇〇と仮置きです。

コンテンツ（活動）を決める

コンセプトが整理できたので、学習目標である「どんな想いをもっている人がいるかを知り、自分のことを知っている人がいる安心を得る」が達成するためのコンテンツ（＝〇〇の部分）を考えます。

今回は「9マス自己紹介」というコンテンツをすることにしました。ワークショップによく参加する方だと4マス自己紹介というのをやったことがあるかもしれませんが、それの9マス版です。

紙（今回はスライド）を9マスに区切って、それぞれのマスに指定のお題に答える形で自己紹介をするというコンテンツになります。

9マス自己紹介を選定した意図はこちら。どちらかというと制約条件がけっこうあったので制約の中で最大限の効果が生まれるものという視点で考えました。

■制約から考えた条件
・50分しかない→メインのワーク１つにして話がたくさんできるように
・開催まで時間がない→参加者の事前準備の負担は少なくしたい。でも当日の話すハードルも下げたいから話すための準備が必要
・参加者が話し慣れしてるかわからない→話の上手下手に左右されない形がいい

■9マス自己紹介のポイント
・9つのお題という共通テーマで話すことで一体感を感じつつ、お互いの「ちがい」やその人らしさが見えてくるのではないか
・その人らしさが見えやすいように4マス→9マスに増やす
・9つのお題にテキストで答えてもらうので事前準備の負荷が少ない
・事前に書いてもらうことで当日の話す時間を多く確保でき、話しやすさを担保する
・事前にワークシートを書いてもらうことで部全体の自己紹介資料として、会の終了後にも活用ができる
・グループの人数に制約がない（何人グループでもできる）

プログラムデザインをする

メインのワークが決まったのでそこから50分の細かいタイムスケジュールをふくめてプログラムデザインを行いました。

参加者への事前準備の依頼を急ぐためまずは9マスのお題を決めてワークシートをGoogleスライドでつくりました。

お題の設計意図としては、
・一緒に働く上で知っておくとお互いに力を発揮しやすくなりそうなこと
・こんなときにはその人に力を借りたり相談したいなとちょっとイメージできる
・仕事以外のその人のことも知れる
という３つを意識しています。

完成版はこんな感じです。（わたしが書いたものです）

CTOとVPoEにワークシートを実際に書いてもらってそれを見本として配布しました。これには組織が大きくなってCTOとVPoEのことをあまり知らない人や距離が遠く感じている人もいるだろうなと思ったのでチームのトップである2人のことを知ってもらう機会にしたいという意図がありました。

あとはめちゃくちゃ細かい工夫でいうと、今回16グループに分かれてワークをしたのですが記入してもらうGoogleスライドは16個、グループ別に作成しました。
１つのファイルにした方が準備は楽ですが、書くスライドが決まっている方が作業するときに迷いが少ないし実際にワークで話すときにも自分たちのグループの話に集中できること。事前に同じグループの人のスライドを見ることでどんな人と話すのかわかってすこし安心ができるといいなと思っていました。

安心して参加できるための参加の保証の仕掛けとしては、事前準備で9マス自己紹介を書くという共通項をもつことと、話す時間を区切る構成にすることで話すのが得意な人や声が大きい人だけでなく、平等にみんなが話せるようにしました。

より参加者の参加度を高めるための参加の増幅の仕掛けとしてはグループ分けを部署、年次、役職をできるだけバラバラにすることで話したことのない人と新しい出会いが生まれるようにしつつ、全体でいうと女性の割合が少ないため女性同士のつながりもできるように女性は2人ペアでグルーピングしました。また9マスについて話すという制約自体も参加の増幅の仕掛けにつながっています。

ワークショップの進め方

ここからは当日のスライドを一部紹介しながら解説します。

初めての試みだったこともあり、こういったワークに苦手意識がある人や人によっては忙しいのになんでやらなきゃいけないの？と思うようなこともあるだろうなと想定して、なぜこのワークを行うのかという説明は意識して丁寧に行いました。

なぜやるのか？という説明は、全体会としての目的だけではなく、会社の文化や考え方とのも接続させて話しました。会社のビジョンに共感して入社した人が多いので納得感を高めるということもありつつ、この「人はちがう。それでいい。そこからはじまる。」というサービスコンセプトは事業やサービス、プロダクトを提供していく中で大切にしていることですが、自分たちが働く中で一緒に働く仲間に対してももっておきたい考え方だなと思って導入としていれました。

今回時間が短い中で迷ったことのひとつが「グランドルール」を設定するかどうかでした。で、迷った末にちょっと勇気を出して入れたんですが、それは初めての会でかつオンラインという状況でできるだけネガティブな体験を排除したかったというのが大きいです。

せっかく準備したのに話せなかったり、せっかく話したのに聞いてもらえたと思えなかったりするのはもったいないし、それは組織への信頼にもかかわることだと考えたので、共通のお作法を提示することは一定機能するだろうと思いました。

グループに分かれてからの進行では最初に話す順番を決めてもらうことにしました。これは時間がなくてアイスブレイクの時間がとれなかったので、それぞれの誕生日を話してみんなで順番を確認するという制約の中で自由に話しつつチームワークと感じるというアイスブレイクの役割をもたせています。

参加者のこういったワークへの慣れ具合もわからなかったこともあり、進め方や話し方は一定のガイドラインを提示することで、より話すことに集中できるように工夫しました。

また、話すときには、聞き手から話し手に聞きたいキーワードをリクエストしてそれに答える、という構成にすることで聞き手の聞くモチベーションをあげつつ、話し手の話すモチベーションもあがるし、話す負荷を下げる形にしています。これも参加度をあげる仕掛けでした。

日常へのつながりをつくる

全体会が終わってから、16個に分かれていた80人分の9マス自己紹介のシートを1つのスライドにまとめ部署ごとに並べ直すというめちゃくちゃ地味な作業をして、一緒に働く人のことを知りたくなったときや新しいメンバーが入ってきたときに活用してほしいというメッセージとあわせてスライドを共有しました。

最終目標である「横の連携がうまれる」ことへの布石をおきつつ、話して楽しかった！で終わってしまうのではなく、なにか些細なことでも日常の中につながって活かされるといいなという願いをこめて。

と、長くなりましたが当日までの準備と終わってから、だいたいこんなようなことを考えながら設計をしていました。

当日は全体が押したことでワークの時間が少し短くなってしまったこともあり、事後アンケートでは「もっと話したかった！」という声をたくさんいただきました。（大反省）

とはいえ、もっと話したい、コミュニケーションとりたい、という声がでてきたことはとてもうれしいことだなと思っていて、次回以降の全体会やそれ以外でも、横のつながりや連携がうまれていくような機会や工夫を引き続き考えていきたいなと思います。

※9マス自己紹介やってみたい！という方がいらっしゃったらDMいただければワークシートのフォーマットなどおすそわけしますのでお気軽にお声がけください＾＾