中小情シスで30年ためこんだ書類を捨てまくった話
コロナになる前にオフィスの引っ越し（同一建物内の引っ越し）をしたのですが、これがなかなかにひと騒動だったので書いてみます。
史上最大級の断捨離作戦
発端は引っ越しです。社屋の老朽化で一部スペースが使えなくなり、社内であれやこれや調整した結果
「情シス、売り上げ上げていないんだからこんなスペースいらないだろう」
となっちゃった。ヒドイ。
実際にはまあ、いろいろあったのですが、これをきっかけにマネージャー横断で史上最大級の断捨離作戦、スタート。
キングファイルに入った大量の書類たちの廃棄
そんなこんなで引っ越し隊長に任命されたのですが、最初に思ったのが、キングファイルに入った大量の書類たち。
決裁書類とかでワークフローシステム導入前の書類がまあ、たくさんありました。
そこで、書類処分のプロセスを整理します。
１）保管期限をチェックして廃棄するものを決める
２）廃棄方法を決める
３）廃棄をするための人手をかき集める
保管期限をチェックして廃棄するものを決める
社内の規定に沿って確認を取りますが、気を付けなければいけないのは総務と財務双方から確認する必要があることです。
たとえば、財務系の帳票は国税から保管期限が定められています。情シスだと、たとえば外注先からの派遣社員の記録だったり、まあいろいろとある。なので、まずあるものを一覧化して年度で選別して、というプロセスを取りました。
丁寧に選別していった結果、100箱以上の書類を廃棄することになりました。この時点で人力は無理と判断しました。
マニュアル類や説明書類の扱い
地層を順番にさかのぼっていくと、これがあるわあるわ。一番古いのは1990年くらいですかね。もうなくなっているハードの説明書やインストールディスクだけ残っているとか。
こういう「明らかにない」のはわかりやすいのですが、困ったのは、デジタルで閲覧しているまだ稼働しているものの原本。これがまだ、聞くと確実に「とっておけるならとっておくべきだ」みたいなことを言う人がいてですね。。。めんどうくさい。
結果として、マネージャー間でオーソライズしたうえで「ずっと使っていないものは「今使っているか？」だけ聞いてから何も言わずに捨てる」という手段を取りました。モノも見せない。この考え方に切り替えてからずいぶん作業が進みました。
ちなみに、この廃棄から１年近く経過していますが、この断捨離で困ったことはいまだありません。
機密書類の廃棄について
30年以上経過したファイリング入りの書類ですが、一つ大きな問題がありました。
・下記のようなキングファイルに入っている
・金具がさび付いていて開けられない
・開けられたとしても、書類がぎちぎちに入っていて出すのも大変
最初上司からは「男ではたくさんあるんだし、やればいいじゃん！」って言われたけど、数ファイルやってみて「無理、無理！」となったので、下記のような数社に見積を取ることに。
こういうのって普通総務がやると思うじゃないですか？でも、下記にも書きましたが、情シスって無駄に器用だったりするもので、「いいじゃん、やってよ」てな感じで、こちらでやることに。
当然ながら処分にあたってNDAを結ぶ必要があるわけです。この時点で整理を始めてから数か月が経過しておりました。
そして、ミッションコンプリートへ
ここまでできてしまえばマネージャーの仕事はほぼ終了。あとは人手をかき集めてわっせわっせと箱詰めして100箱以上の箱を決められた日に出して完了。ここはあまり書くことなし。
検索性のない紙のファイルを探すことはもはやない
今回、相当大々的にやったので、やるときにいろいろなことを言われました。
・参考にすることがあるかもしれない
・電子化した方がいいんじゃないか
・ちゃんとしかるべきところに許可を取ったのか
しかし、マネージャー間の結論としては「15年以上使ったことないし、電子化しても見ないし、保管期限も全部チェックしたし、部課長でオーソライズして総務経理とも許可取ったし、これ以上何が文句あるんだコラア！でした。しかし、誰だよ。しかるべきところって。具体で言ってみろやこら。
取っておく書類をどうするか問題が残
そんなこんなで捨てて引っ越しも無事完了したんですけど、実はまだ、保管しておく書類の扱いを決めるという作業が残っています。ISMSの審査までに何とかしないと。。。
とりあえず、今日はここまで。
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