A4裏紙でのタスク管理

最近アナログでタスク管理をしている。ディスプレイを眺めていることが辛いことと集中できなくなっていることから紙にタスクを書き出すようにしてみた。紙に書くときは、下を見たままで、周りのものが視界に入りづらいので、そこがいいと思っている。また、タスク実行中に色々と思いつくので、どこに書いてもいい紙というツールはとても使い勝手が良い。

※自分の中ではタスク管理とは、今実行していることを常に確認できるようにすることである。これは、私が、一つにことに集中しづらいタイプの人間だからである。一口にタスク管理といっても、その人の特徴・特性に合わせて様々なものが存在しており、一つの正解というものはないというのが真理だと考えている。だから、タスク管理とは何かということはこの記事では取り扱わないのでご承知おき願いたい。

では、今のタスク管理について説明したいと思う。

まず使っているものだが、A4のコピー用紙だ。なお、裏紙である。紙を無駄にしてはいけない。A4用紙の使い方だが、A4は縦におく。基本的には、１日１枚としているが、多いときは２枚になる。
大まかに文字を書く場所で役割を与えている。具体的には、図を見ていただこう。

A4用紙の大まかな配置と役割

A４用紙の左上は、日付を書く

A4用紙の左上に日付を書く。職場で使うときは、日付のスタンプを使っている。

A４用紙の右上には今日の目標を書く

右上には今日の目標という領域を設けている。そこでは、その日に行いたいことを５・６個書き出して、２・３個に絞るということを行なっている。目標はできるだけ、具体的に書くようにしている。そうする理由は、目標を達成したことをはっきりさせるためである。

メインタスク

左側のメインタスクであるが、今日の目標で書いたものをタスクとして書く領域にしている。タスクは実施しやすいよう具体的に書くようにしている。タスク実行後は、タスクの下に、終了した時刻を書く。
※タスクの下に時間を書いているのは、タスクの横に書いてしまうと幅を取るからである。また、書き忘れても、気にしないようにしている。
残ったタスクや次のタスクは、「next」という言葉を書いて、その後ろに、タスクを書く。その後、マーカーをして目立つようにしている。これは、見返した時の目印で、翌日などに実施する際に思い出しやすいようにするためのものである。nextと書いた場合は、そこで、一旦は区切りをつけている。

突発依頼タスク・思いつきタスク・思いつきタスク

メインタスクの隣の領域は、突発的なタスク、依頼されたタスクや作業中に思いついたタスクを書いている。メインタスクの列と分離することで、メインタスクの見通しをよくできるためである。メインタスクと同様に、タスクが完了したら、終了時間をタスクの下に書く。

メモや思いつき

今日の目標の下のあたりの領域に、作業中に思いついた、仕事と直接関係ないものを書いておく場所を設けいている。仕事をしていてもふと、頭に浮かぶことがあるので、それを書き留めておく。この段階では、タスクにはしていないが、タスクも含む。

気晴らしの場所

メモや思いつきの領域の下あたりに、書きたいと思ったことを、文章や箇条書きで書く。メモや思いつきの領域との区別がやや曖昧。ただし、自分の中では、区別は厳密でなくても問題はない。

次に、実際に書いたものを掲載したいと考えている。実際に書いたものについては次回以降のnoteで説明する。記事を２つに分けてインプレッションを増やしたいのではなく、まだ記事にするための準備ができていないためである。