WEB記事の発注者にモテる質問の仕方と嫌われる質問の仕方を大公開

WEBライターとして仕事をしていると発注者に質問をしたくなることが多いと思います。「聞かぬは一生の恥」という言葉もあるくらいですし、疑問に思ったことがあれば適宜担当者に確認をするのはポジティブなことです。

しかし、質問をするという事は回答する側の時間を奪う事になる以上、質問の仕方には気を配ったほうが良いのは事実。それに質問の仕方次第であなたの評価も大きく変わります。

そこでこのページではWEBライティングの発注担当者を務めている私が好感を持てる質問の仕方とイマイチな印象を持つ確認方法についてご紹介します。

ご一読頂ければ、発注者に質問をする際に気を配るべき点に加えてNG行為まで分かりますのでぜひ最後までお付き合いください。

仮説を持った質問

好感を持てる質問の仕方の1つ目は仮説を伴った質問です。そもそも仮説を伴った質問というのは、答えを聞く質問ではなく自分の考え

例えば発注者から依頼された指示書に対策キーワードの指定がなかったケースを考えてみます。

対策キーワードの指定がない以上、「対策キーワードは何ですか？」、と聞くのが普通だと思います。

上記の質問は何も問題のない確認ですが、質問をされる側の中には「それくらい考えてよ・・・」と思う人も一定数います。

それに質問の内容や質問の頻度によっては「分からない事は何でも聞いてくる少し面倒な人」と思われる恐れがあります。そんな印象を発注者に抱かせないためのポイントが以下のような仮説を添えた質問です。

「今回の指示書にキーワードが指定されていなかったので対策キーワードについてご意見を頂きたく、ご連絡を差し上げました。

私の理解では今回の記事のタイトルが○○である以上、対策キーワードは△△という認識でおります。しかし、認識が誤っているかもしれませんし、今回の記事はキーワードを意識する必要がない記事である恐れもあるのでご意見を頂けますと幸いです」

上記のような質問をした場合、質問をする前に自分なりに考えた、という事が伝わります。

真剣な姿勢で質問をしてくれているので回答者側も熱が入りますし、きちんと答える気が出ます。

提案を伴う質問

好感を持てる質問の仕方の2つ目は提案を伴う質問になります。例えば作成する記事に文字数が課されていなかったケースを想定してみます。

上記のケースでは一般的には「文字数は何文字くらいが良いですか？」、と質問すると思います。相手の意向をお伺いしているので特に問題はないのですが、より望ましい提案を含んだ形式の質問方法の一例は以下の通りです。

「指示書には文字数がないのでもしよろしければ、ご指定を頂けないでしょうか？

念のために私のほうで競合記事を調査したところ、平均で4,000字前後でした。そのため、4,000文字を１つの文字数の目安にするのが無難だとは考えておりますが、ご意見を頂けますと幸いです。」

上記の質問の仕方のポイントはただ文字数の指定をさせるのではなく、理に適った提案を質問と合わせて共有している点。

具体的な提案がある以上、質問をされる側としてはゼロから頭を使う必要がなく回答が出来るので助かります。

また、非常に理に適った提案を出してくれること自体に好感が持てますしありがたいです。なぜなら、きちんと今回の案件に前のめりに取り組んでくれているな、という印象を受けるためです。

リサーチをした感が伝わる質問

好感が持たれる質問の３つ目はきちんとリサーチをした感が伝わる質問です。

そもそもリサーチをした感が伝わる質問というのは、何も調べずに「教えてください」というスタンスで聞くのではなく、リサーチをした結果生じた疑問点を確認する質問を指します。

例えばあなたが、パソコンの復旧業者の相場料金を紹介する記事を作成する際にパソコンの復旧業者が良くわからないとします。

このケースで「パソコンの復旧業者ってどんな会社を指しますか？」と端的に聞くと、「少しは調べてよ・・・」と思われます。

一方で、「今回相場をまとめることになるパソコンの復旧業者の範囲についてご意見を頂きたくご連絡を差し上げました。

私が調べた限りでの話になりますが、パソコンの復旧会社は壊れたパソコンを修理する会社とパソコン内のデータを復元する会社があるようです。

両者ではサービス内容が異なる上に相場の料金も異なるようなのでまとめて１つの記事にするのが難しいと感じましたのでご意見を頂けますと幸いです。」

上記のような質問をすれば、ただ答えを求めてくる質問ではなく、きちんと調べた上で不明な点を確認してきた積極的な質問だと受け手は感じます。

それにWEBライター側の真剣さに加えてリサーチ力も垣間見られるので非常に信頼度が上がります。

見本を渡した上での確認

好感が持たれる質問の4つ目は見本を渡した上で質問をするパターンです。そもそも見本を渡して質問をするパターンというのは、ただ答えを聞くのではなく、「こんな感じで大丈夫ですか？」と確認する形式の質問です。

例えばあなたが北海道のおすすめのラーメン屋を10店紹介する記事を書くとします。

このケースで各店の掲載形式の指定がない場合は、普通は「どんな感じで各店を取り上げればよいですか？」と質問をすると思います。

上記のような質問も悪くはないのですが、質問を受ける側としては「掲載方法を考えるのもあなたの仕事では？」と大なり・小なり感じるもの。

そのため、相手に答えをゆだねるのではなく自分なりに見本を作って確認をすることが非常に重要になります。一例としては以下の通りです。

「試しに1店舗を紹介するパターンを作ってみたので、お店を紹介する形式や文字量が適切かどうか、ご確認いただけないでしょうか？

特に問題がないようでしたら今回ご紹介した1店舗の紹介形式を踏襲する形で他の9つの店舗も紹介してしまいます。」

上記のような形式で質問をすれば、質問を回答する側は現状の成果物を見ながらフィードバックが出来るので助かります。

それに発注者側としては記事が全て完成する前に納品物のイメージを掴めるので安心が出来ます。

ちなみに見本を作るのが難しいようでしたら、参考になる画像やリンクを紹介する形でも大丈夫です。

つまり、参考となる画像やリンクを紹介し、「ご共有いたしました形式を参考に業務に取り掛かりますが大丈夫ですか？」と質問をするのです。

上記のような質問の仕方でも多くの発注者は「この人はしっかりしている」という印象を抱くものです。

丁寧で端的な質問

最後に取り上げる好感が持たれる質問の仕方は質問の内容に問わず、丁寧で端的な質問です。ちなみに丁寧で端的な質問とは何かというと以下の7つの要素を備えた質問になります。

・言葉遣いが非常にしっかりしている
・メッセージ内に誤字・脱字がない
・確認したい項目が明確である
・質問の意図まで伝わる
・不要な情報がなくメッセージが冗長になっていない
・適切な改行が行われていて読みやすい
・担当者が上司や同僚にそのまま共有できる文章である

どんな質問を送るにせよ、上記の7つのポイントを満たしている文面になっているかどうかで評価が変わります。

ちなみに今回取り上げた7つのポイントの中で特に重要なのは、最後の「担当者が上司や同僚にそのまま共有できる文章である」という点。

実は企業でWEB記事の発注をしている担当者には上司がいるケースがほとんどです。

そのため、担当者が個人で回答できないケースでは自身が受けた質問内容を上司に共有して判断を仰ぎます。

つまり、上司にそのまま共有しても伝わらない文章で書かれた質問をされると非常に困るのです。

逆に、これまでの経緯を知らない上司でも判断ができる文面を送り付けてくれる場合は上司との連携もしやすいので非常に助かります。

NGな質問5選

次に担当者から嫌われる可能性が高いNGな5つの質問パターンをまとめてみました。

1．指示書に書いている質問
2．自分で調べればわかる質問
3．求める回答内容が分からない質問
4．文章が長すぎる質問
5．けんか腰だったり、語調が強い質問

それぞれの詳細について少し捕捉します。

1.指示書に書いている質問　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　指示書に書いている質問というのは、指示書で指定してある内容を確認する類の質問です。

例えば納品ファイルはwordかtxtファイルと記述がある中で「納品形式はどうすればよいですか？」と聞くことを指します。

指示書に書いている質問をされると、「ちゃんと指示書読んでいるのかなぁ・・・」と発注者は不安になります。

そのため、質問をする前に指示書やこれまでのメッセージのやり取りで指定されていないかは確認しておきましょう。

2.自分で調べればわかる質問
次にご紹介するNGな質問は自分で調べればわかる質問を調べるという手間を惜しんで確認をしてくる類の質問です。

例えばインタビュー記事の作成を引き受けて、インタビューの場所を指定されたとします。このケースで、「インタビューの場所の最寄り駅はどこですか？」といった質問をしてしまうケースです。

場所を指定された以上、その場所をGoogleマップ等で調べればおのずと最寄り駅はわかりますよね。

調べれば明らかな答えが分かる内容を聞かれると、「そこは自分で調べてよ・・・」と多くの発注者は思いますので注意しましょう。

3.求める回答内容が分からない質問
3つ目に取り上げるNGな質問は文章を読んでも何を聞きたいのかが良くわからない質問です。

簡単に言えば回答する側が何を回答すればよいのかわからないので、再度質問者にお伺いをしなくてはいけない類の質問になります。

例えばWEBライター様に指示書を共有した後に「指示書がおかしいので確認してもらえませんか？」といった質問をされるケースです。

上記のケースではどんな点がおかしく、どういった対応をすればよいかわかりません。ざっとおかしいという言葉がさしている内容を連想しても以下のようにいくつも想像できます。

・共有した指示書のファイルを開けない
・指示書が文字化けしている
・誤った指示書を送ってしまっている
・指示書の内容が非常に難解である
・指示書の中の一部に誤字・脱字がある

上記のどれを指しているのかで回答内容や対応策が変わりますよね。つまり、何を求めているかが明確な質問をすることは非常に重要です。

4.文章が長すぎる質問
3つ目に取り上げた「求める内容が分からない」と少しかぶりますが、長すぎる質問も発注者から嫌われる傾向があります。

なぜなら、文章がずらずら書かれた質問は読むだけで時間がとられる上にどんな回答をすればよいか非常に頭を使うためです。

そのため、質問をする際にはなるべく端的でかつ、一目で聞きたい内容が分かるような文章を目指すとよいでしょう。

また、どうしても細かな説明が必要な時はメールでは端的な質問を心がけ、詳細は説明用の資料を作成して共有する事をおすすめします。

5. けんか腰だったり、語調が強い質問
あまりないかもしれませんが、質問内容の文章の中に強めな表現が入っている質問文を送るのは絶対にNGです。よくあるけんか腰の文章になっている質問文としては以下のような表現が含まれている文章になります。

・「これじゃわかりません」
・「決まらないと進められません」
・「なんで決まっていないんですか？」
・「それでは無理です。」
・「おかしくないですか？」
・「きちんと○○をしてください」

端的に言いますと、「出来ない」といった類の表現や「○○してください」という要求が含まれる文面はなるべく控えたほうが良いという点。

なぜなら、どちらも送られた側としては大なり・小なり「イラっとする」表現だからです。

ただし、どうしても相手に何かを求めたり、現状での対応が難しいことを伝えなくてはいけない事もあるかと思います。

その際には「○○が決まれば△△が出来ますので、早急に○○についてすり合わせが出来ればと思いますが、いかがでしょうか？」といったようになるべく丁寧で前向きなスタンスで質問をする事をおすすめします。

確認の仕方で信頼度は大きく変わる

今回は発注者から好感を抱かれる質問の仕方と嫌われる質問の仕方を紹介しました。

改めての話になりますが、ライティングの案件を進める中で不明な点があれば都度質問をするのは正しい対応です。

しかし、質問の仕方や質問の内容の1つ1つは発注者にチェックされますし、あなたに対する信頼にも影響を与えます。

そのため、質問をする際にはただ聞きたいことを聞きたいように聞くのではなく、相手への配慮をすることをおすすめします。

最後に確認の意味合いを込めて発注者に好感が持たれる質問の仕方と嫌われる質問の仕方をまとめましたのでご覧ください。

ぜひ今回の内容を参考に質問というコミュニケーションの機会を通して発注者の信頼を掴んでいただけますと幸いです。