情シスの専門性って？（6）【グループウェアをつかう】

組織の人数が多ければ多いほど、横のつながりや情報共有が難しくなり、わるくするとトラブルにつながりかねません。
そのため、"共有"することを目的としたシステムとして、「グループウェア」をつかうことは不可欠だと思います。

機能としては、
・スケジュールの共有
・情報の周知やスレッド掲示板、ライトなコミュニケーションのできるもの
・社内文書の管理
・ワークフロー
などがあります。以下で簡単に説明しますね。

・スケジュールの共有
社員同士の約束、それを行う会議室の管理を共有できます。さらに社員が相互でそれを行うことができる、つまり「予定の共有」が可能です。当たり前のようですが、紙の台帳をご利用の現場もあるかとおもいます。

・情報の周知
社員全員が同じ場所で過ごしているわけではありませんよね。掲示板のようなイメージの機能があれば、社員同士の情報格差が少なくなり業務をスムーズに進める手助けとなります。組織拡大とのジレンマをかかえるところかもしれませんね。

・社内文書の管理
社内文書のフォーマットを管理し、報告内容に個人差をなくし、さらに漏れがないようにします。

・ワークフロー
先日のこちらの記事に書きました。よろしければ、ご覧ください。申請→承認→受付→処理という社内の基本的な流れが実現できます。

ここまで簡単に「グループウェア」のことを書きましたが、情シスとしての大きな課題としてはこれを”広める”というところにあると思っています。
上記した４つでいえば、「情報の周知」以外は必須の作業になるのでつかってもらいやすいです。問題は「情報の周知」やもっとライトなコミュニケーションですね。発信する側はしやすいんです。ポータルサイトのような場所に、”●●についての共有”などと題名を書き内容を記載すると、それっぽくなるので。
でも見る側からすると、用もないのに毎日そのようなページを見るようなことは難しいんですよね。そう「用がない」ページなんです。つまり逆の発想をすると「用があるページの手前にそれを置い」たり、「ページを作成すると同じ内容のメールが全社員へ送られ目に留まる」、ような機能・考え方が必要となってきます。

グループウェアは、その名の通り組織として機能している場所、つまり職場においては欠かせないシステムです。パッケージのものをそのまま使うのもありだとおもいますし、カスタマイズできるのであればポータルサイトなどを作成し、情報共有さらには成績やノウハウを掲載し社員の成長をうながすような場所にすることなども可能な、考え方次第でいろいろな意味合いをもたせることができるものだと考えています。

本日もお読みいただきまして、ありがとうございました！