情シスの専門性って？（4）【社内の依頼を受けるフロー】

「情シス」の顧客は社内ユーザー、つまり同僚皆さんです。その"お客様"からの依頼には、期日を守り正確に対応したいものです。

その社内ユーザーからの問い合わせや依頼を受けるフローについて、一番原始的な方法は「直接の会話」でしょうか。依頼のスピード感はありますが、エビデンスも残らず、言った・言わないや内容の正確性に欠ける場合があり、双方に負担がかかる方法です。

そのケースは少ないとして（まだまだあるにはありますが）、今はやはり「メール」が連絡手段としてはメインですね。エビデンスも残り、相手の時間も奪わずに依頼を伝えることができます。
で、恐らく伝えた側はこれで90%は満足なのです。「承知しました、対応します。」なんて情シスから回答されたら99%ですね。
しかし、情シス側から見るとこのような依頼が日に何件も来ます。それについて、
・優先順位付け
・依頼元の上長承認の確認
・進捗管理
などを行わないと、依頼が溜まりに溜まって、しかも優先順位もめちゃくちゃで対応できず、その結果、現場からの信頼をどんどん失ってしまうことにもなりかねません。

これを避けるために、メールの内容を案件化して「社内案件データベース」のようなモノを作成し、情シス内で処理するようなことが有効です。

さらに上述した「依頼元の上長承認の確認」を都度しないために、"ワークフローシステム"を導入することで【申請→承認→受付】という流れと案件データベースを兼ねた形が実現できます。

ちなみに、上記のワークフローシステムは社内稟議や経費申請で用いられることが多いですかね。パッケージシステムだとそれら決まったものしかなく、他の用途のフローを作れないものもあるかもしれません。
ただし、カスタマイズして新しいフローを作成できるものもあります。

「依頼された仕事を約束した期日通りに完了させる」、それは当たり前のことですが、それをどうシステマティックにチームとして運営するのか、を考えることは重要であり、また楽しいものです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！