【GAS】イベントの受け付け係さんに朗報～無料で出来る自動受付＆仕分け＆台帳作成システム～

学園祭や地域の祭りなどで、電子メールで作品投稿を募った事はありますか。

イベントでなくても、いつ来るか分からない、誰が送ってくるか分からないものについて、投稿先を掲示して何らかの提出物を受け付けるシーンでもかまいません。

毎日受信メールをチェックして応募がないかチェックし、提出部があれば提出部をダウンロードし、応募者にはお礼のメールを出し・・・。些細な事ですが、毎日これをやる労力と気苦労たるや・・・。

また、受信メールを覗く作業は分業しにくい事もあり、誰か1人が負担する事になりがち・・・

こうした作業をしている受け付け担当の方向けのシステムのご紹介です。

補足

文字情報のみの受付けであれば、こうした業務にぴったりの「Googleフォーム」という無料サービスがあります。

Googleフォームは、URLに紐付けられた帳票に投稿者がアクセスすることで、投稿作業とスプレッドシートへの集約が同時に出来る仕組みです。

アンケートなどの受付けと集約などにはぴったりの仕組みですが、残念ながら添付ファイルを収集する機能がありません。

ご紹介のシステムはそこのところを解決しました。

GASで作る、投稿作品の自動受け付け＆フォルダ仕分け＆台帳作成システム

GASで作る自動受け付けシステム

マイクロソフト社が自社のさまざまなアプケーションを「VBA」というマクロ言語で操れる様にしているのと同様に、Google社も、自社のネット上のアプリを「Google　Apps Script（GAS）」というマクロ言語で操れる様にしています。

Google社のさまざまなアプリをGASで操る事により、投稿作品を自動で受け付け、自動で投稿者毎のフォルダを作成し、応募作品をフォルダに保存するところまで、自動で行うシステムを作る事ができます。（ついでに、作品フォルダへのリンクがある受け付け台帳も作れます！）

GASでは小規模な用途が適当

もっとも、GASの無料サービスでは1日あたりのデータ量が限られていたり、リアルタイムでのレスポンスが難しい場合があり、本格的な商業用途には不安があります。

しかし、小規模なグループ内での用途、たとえば、学校の学園祭や地域のお祭りでなら、十分役に立つと思います。

次に、今回ご提案のシステムがどんな仕組みか大枠をご紹介します。

①応募の受け付け～Googleフォーム～

まず、応募の入り口部分です。

チラシなどにアクセス先を記載して、応募者を募るところはGoogleフォームを使います。名前や連絡先などの取り忘れを防ぐには、Googleフォームが適当でしょう。

②受付番号の発行と作品投稿用メールの発信～Gメール～

応募があったら、連番で受付番号を発行し、作品投稿用のメールを応募者に返信します。この部分はGメールを使います。

このメールには、タイトルに受付番号が記されています。

また、応募者は、投稿用メールに返信する形で、投稿作品を送るものとします。

③返信されたメールから添付ファイルを抽出し、フォルダに整理する～Googleドライブ～

投稿用メールに返信する形で、応募者から投稿作品が送信されてきたら、ここから添付ファイルを抽出します。

そして、受付番号に作ったサブフォルダに添付ファイルを保存します。

中には、差し替えなど、2度、3度と送信される場合もあるでしょう。そんな場合でも、大丈夫です。受付番号毎にきちんと自動仕分けされます。

④受付台帳への記帳～Googleスプレッドシート～

これらの投稿情報は、受付台帳に自動記入していきます。また、サブフォルダが沢山できるので、それらへのリンクも自動で記録します。

以上、仕組みの概要です。

大変な受け付けの手間が減り、もっと知的な作業に集中できるのではないでしょうか！

もう少し詳しい内容は、続きの記事でご紹介します。