残業対策について考えてみる
こんにちは。ぷらいむ です。
残業を減らせ！早く帰れ！
…は、残業対策をする時にありがちな光景ではないでしょうか。
働く側からすると「仕事が残ってるのに！」と、不満が出てしまいます。
さらに、上司（管理職）からすると「（時間管理される）部下を残業させられないから自分がやらないといけない」と、仕事への負担が大きくなっていきます。
今回は、どうしたら効果のある残業対策をできるのか考えてみたいと思います。
残業が起きるのはなぜ？
業務には繁忙期があります。
日本の雇用の特徴はメンバーシップ型のため、平時の業務を行える人数でチームを編成し、繁忙期は人を増やさずに残業して対応するという仕事のやり方をしてきました。
恒常的残業となるのはどうして？
そうであれば、残業は繁忙期や決算、プロジェクトの遅延対応、トラブル対応など、月次や年次の特定期間だけになるはずですが、恒常的に残業が発生する理由は何故なのか？
それには幾つかの要因があります。
要因①：業務量がキャパシティーを超えている
勤務時間内に業務が終わらないのは、業務量 ＞ 処理能力 という状態。
その理由として、
増員が必要な状況なのに増員できない
担当者がその業務に不慣れで時間がかかる
業務分担に偏りがあり特定の人に負荷がかかっている
日中は会議や打ち合わせで自分の作業時間が残業時間になる
ということが考えられます。
対策としては、
一時的な増員や委託ができるか検討する
ITツールを活用して生産性を上げる
止められる業務があるか検討する
チーム全体の業務分担を見直して分担替えをする
チームで日中に会議をしない日等を決め、作業集中タイムを作る
担当者の習熟度を上げて量をこなせるようにする
変形労働やフレックス制度を入れて働き方に繁閑期のメリハリをつける
などが考えられます。
特に「業務をやめる」時は自分たちの仕事を否定することにもなるので決断に躊躇する傾向があります。
また、担当者は自分の仕事がなくなる不安から抵抗感をもつことがあります。
生産性を向上させること、なくした仕事の工数をより質の高い仕事にまわしてもらうためであること等、目的を明確にしていくと理解を得られやすくなります。
要因②：業務プロセスにムリ・ムダがある
業務には前工程・後工程といった一連の流れがあります。
たとえば、
プロセスができていない
後工程を考えていない
前工程と後工程の間の手待ち時間が長い
主管となる部署に都合がいいような手続き・システムになっている
承認者や供覧者が混在していて、必要以上に関係者が増える
など、一連の業務プロセスに無理や無駄があると全体的に工数増や手戻り、手待ち時間が生じてしまいます。
対策としては、
（顧客も含めた）全体最適視点で業務プロセスを作る・再設計する
システムはユーザー側の使いやすさを徹底する
承認基準を整理、公開し、全社で共通認識をもつ
などがあります。
なお、システムは「導入する＝効率化に繋がる」とは限りません。
システムを導入することでかえって工数が増えることもあるので、事前の見極めが大事です。
要因③：終了時間に甘くなる
残業している人を見ていると、
仕事が終わらない人
仕事をもっとやりたい人
（質を良くしたい、将来の仕込みをしたい）帰りたいが気を遣って残ってしまう人
家に帰りたくなくて残っている人
生活残業で残っている人
など、様々な事情があるように思います。
本来、残業は業務命令なので本人の裁量で残るというのはマネジメント上よくないのですが、「残業を良しとする風土」から終了時間に甘くなってしまう傾向があります。
対策としては、
日中の業務を見ること
チーム全体で終了時間や残業について共通認識をもつこと
企画や特定の専門業務の場合は裁量労働制導入の検討
などが考えられます。
特に日中の業務を見ることは、メンバーの業務負荷状況を見極めていくためにも重要です。
おわりに
恒常的に残業が発生するには、業務量やプロセスなど仕事のやり方から見直しが必要となります。
残業ゼロは理想ですが、そうもいかない現状もあります。
おすすめしたいのは、過重労働を減らすという視点で残業対策を始めること。
長時間の残業は、心臓や脳への負担、メンタル不調など健康へ影響を及ぼします。
仕事で100％の力を発揮して貰うためにも、長時間残業による疲労を削減していくアプローチは有効です。
どうぞご参考になさってください。
＊ ブログ村 ＊
↑ ブログ村のブログランキングに参加しています。
よろしければ応援のクリックをお願いしますm( _ _ )m
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？