企業勤務前に知っておきたいビジネスマナー③

企業で働くことになるまで触れる機会が無いのが、ビジネスメールかもしれません。

スマートフォンのアプリとは異なり、宛先や件名の設定など1本のメールを送るにもビジネス上の配慮が必要となります。

また、文面はダラダラと長くなってしまうことを避け、適切な長さで「改行」や「段落分け」をして、受け取り手が読みやすく、かつ要点がすぐに伝わりやすいように工夫することが不可欠です。

＜宛先を設定する＞

ビジネスメールの宛先には下記の3種類があります。

1本のメールを複数の人に宛てて送信することが多いのも、ビジネスメールの特徴です。

当然ですが一文字でもアドレスを入力し間違えると相手に届きません。

また、誤った人を宛先に入れてしまうと企業の情報漏洩にもつながりますので、細心の注意が必要です。

＜件名を設定する＞

ビジネスの場面では、件名によってメールを開く優先度を判断されることがほとんどです。

簡潔で明確なタイトルを心掛け、「緊急」や「重要」などの文言も必要に応じて活用しましょう。

＜冒頭に宛先名を記載する＞

まず初めに、Toに設定した人の会社名、部署名、役職名（あれば）、名前を記載します。

例：〇〇株式会社
　　××部　課長　△△ △△△様

＊部署名が長い場合などには、部署の後に改行をしましょう

＜冒頭のあいさつ＞

一般的には、「平素は大変お世話になっております」などのあいさつ文から始めます。

あいさつ文に続いて改行をし、「株式会社〇〇の××と申します」と自分の会社と名前を名乗ります。

頻繁にやり取りをする相手の場合には、省略しても良いでしょう

＜本文＞

まず第一に、チャットなどのやり取りで使うような「しゃべり口調の文面」にならないように気を付けます。

例えば、「～ですよね？」などではなく、「～で間違いありませんでしょうか」などです。

次に、箇条書きを活用するなどして伝えたい内容が明確になるように内容を整理します。

ダラダラと長く書かれた文章は相手とって読みづらく読解に時間と労力を要するため、返信をしてもらえない可能性も高まります。

伝えたい点がきちんと伝わるような文面を心掛けましょう。

＜結びの言葉＞

本文の要件を言いっぱなしで終わるのではなく、文末には「以上、ご確認のほど宜しくお願いいたします」や、「引き続き宜しくお願いいたします」など結びの言葉を記載しましょう。

＜署名＞

最後に、改めて自分の会社名、部署名、氏名を記載します。

署名には住所や電話番号などの連絡先も記載をしておくと良いでしょう。

メールは対面ではありませんので、送信をする前に十分内容を吟味することができます。

自分だけの確認で不安な場合には、上司や周囲の人に文面をチェックしてもらうと良いでしょう。

自分では伝えたい気持ちを詰め込んだつもりの文面も、客観的に見てもらうことでより伝わりやすくなるポイントを知ることができます。

また、自分が受け取ったメールからも「わかりやすい」「伝わりにくい」ということを学ぶことができますね。

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