企業勤務前に知っておきたいビジネスマナー①

初めて産業保健に携わる方の中には新卒の方と転職の方がいらっしゃいますが、いずれの場合にも企業でのビジネスの場で働くことは初めてというパターンが多いと思います。

そこで、今回は企業で働く前におさえておきたいポイントをいくつかの回に分けてご紹介します。

今回は「言葉づかい」についてです。

＜正しく使いたい「敬語」＞

まず面接の場から見られるのが、「言葉づかい」ですね。

「敬語を使わなければ！」ということは皆さん意識されるところだと思いますが、初心者の皆さんが特に気を付けたいのは「尊敬語」と「謙譲語」の使い分けと、「クッション言葉」です。

＜尊敬語と謙譲語＞

尊敬語は相手を敬う表現をする言葉で、謙譲語は自分をへりくだって表現する言葉です。

例えば「見る」という単語一つをとっても、尊敬語の場合には「（〇〇さんが）ご覧になる」、謙譲語の場合には「（わたくしが）拝見する」など、随分と形が異なってきます。

これを逆に使ってしまうと「おかしな日本語だな」と思われたり、相手に不快な思いをさせることにつながってしまいます。

また、敬語と謙譲語で難しいポイントは、自分基準ではなく話している相手によって使う敬語が異なることです。

謙譲語は「相手側（例：お客様）」に対して「自分側（例：自分と同じ会社の人）」にあたる人物が主語の時にも使用することを覚えておきましょう。

例えば、同じ「〇〇部長が～と言っています」という内容でも
相手がお客様であれば自分の上司でも「さん」や役職名は付けず、さらに謙譲語を使って「部長の〇〇が～と申しております」となります。

一方で、社内での会話などの場合には「〇〇部長が～とおっしゃっています」という尊敬語を使った表現になります。

また、役職名のあるお客様の名前を呼ぶ際には「〇〇部長様」と役職名に「様」を付けるのではなく、「〇〇部長」または「部長の〇〇様」と呼びますので、あわせて覚えておきましょう。

＜初日から気を付けたい、間違えて使いやすい言葉＞

その他、つい敬語だと思って使ってしまいそうな言葉をご紹介しておきます。

まず、「了解しました」は目上の人に対する敬語としては不適切ですので、「承知しました」を使いましょう。

また、「ご苦労様です」も目上の人には使いません。

「お疲れ様です」が一般的に代用されている言葉ですが本来は目上の人から声をかける際に使う言葉ですので、社外の人には使用しないように気を付けましょう。

社内では使用されている場合が多いのでほとんどの場合には問題ないですが、“疲れた相手をねぎらう”言葉なので朝の時間帯には「おはようございます」を使うほうが良いでしょう。

この2つは勤務初日から使用する場面が多い言葉ですので、覚えておきましょう。

＜クッション言葉＞

そして、「クッション言葉」もビジネスの場では重要です。

例えば、何かをお願いするときに唐突に「～してください」と言うのではなく、「恐れ入りますが」や「お手数をおかけしますが」
という言葉を冒頭に付ける（クッションにする）ことで、より丁寧な表現になり相手にも不快感を与えにくくなります。

＜実践の場で経験を積む＞

日本語が難しいと言われる一つの要因である敬語ですが、意識して活用しながら慣れることで次第に身に付いていきます。

マナー本などでもたくさん例文が紹介されていますので、知識を付けてどんどん実践の場で活用していきましょう。

心配な場合には、日頃から先輩に「間違っていたら指摘してください」とお願いしておくのも一つの手段ですね。

最初は指摘されることが恥ずかしいと思うかもしれませんが、唐突に注意をされるよりも聞き入れやすいですし、何より実践の中での指摘ですから、より早く身に付けることができます。

先輩も言うに言えずにいるよりも、「積極的に身に付けようとしているな」と前向きに対応してくれるでしょう。

特に気を付けたい場面として、お互いの顔の見えない電話では焦りから言葉づかいを間違えやすくなります。

自分からかける場合には、一度事前に内容と言葉づかいを頭の中でシュミレーションすると良いでしょう。

また、逆にメールでは確認の時間を取ることができますから送信前にしっかりと読み返してチェックしましょう。

企業勤務前に知っておきたいビジネスマナー① | プライマリー・アシスト