広報担当者必見：PR報告書のプロセスとテンプレート例
【広報活動報告書の作成手順】
①前提となる情報の収集と整理
以下のような情報（広報活動に関連するデータ、成果、メディア露出など）を集めます。整理して、課題や解決策、提案などをまとめます。
メディアリスト（日付、メディア名、記者名、アプローチ内容、ステータス、課題、メディアからのフィードバック など、リスト化しておく）
掲載実績（掲載された記事リンク、媒体名、タイトル、日付 など）
プレスリリースリスト
②レポート形式を決める
①にあげている日々の広報活動報告書は形式は何でも構いませんが、表にしておいた方が換算しやすいでしょう。
その上で、月毎の発表や提出用にPPTなどのプレゼンテーション資料にするとみやすいです。
②広報活動報告書の具体的な構成と内容
広報活動報告書の構成を決めます。以下は一例ですが、ご自身の目的やニーズに合わせてカスタマイズしてください。活動内容とメディアフィードバックに関しては、日々の活動報告書（メディアリストなどを活用します）から引用するとよいでしょう。
振り返り活動目的・背景／解決に向けて:
このセクションでは、報告書の読者に対して活動の目的と背景を明確に伝えることが重要です。具体的な活動目的や課題を述べ、それを解決するためのアプローチや取り組み方を示します。読者に対してなぜこの活動を行ったのか、どのような課題に取り組んでいるのかを理解してもらうことが目的です。
活動内容（20xx年x月x日〜x月xx日）:
このセクションでは、特定の期間における活動の詳細を記載します。具体的な日付や期間を明示し、行った活動や取り組みを順番に列挙します。記事執筆、メディアインタビュー、イベント参加などの具体的な活動内容を詳細に記述しましょう。
メディアフィードバックと状況:
このセクションでは、過去の報告期間におけるメディアからのフィードバックや反応について報告します。取材記事の掲載やメディアへの露出状況を記載し、具体的なメディア名やタイトルを挙げることで読者に具体的な状況を伝えます。メディアの反応や露出の状態を分析し、今後の戦略やアプローチの方向性を検討するための情報を提供します。
成果・所感・課題:
このセクションでは、過去の活動における成果や所感、課題を報告します。具体的な数値や結果、達成した目標を示し、それに対する所感や反省点を述べます。また、課題や改善点も明示し、今後の活動に生かすための具体的なアクションを提案します。
提案:
このセクションでは、過去の活動を踏まえて今後の活動に向けた提案を行います。具体的な改善点やアクションプランを提示し、社内に対して次の報告期間に向けた具体的な方向性と協力を仰ぎます。
テンプレート例：サンプルダウンロード
③ポイント
データやグラフ、実際のメディアからのフィードバックなどの資料を報告書に入れ込むことは非常に重要です。これらの資料は報告書の信頼性を高め、読者に対して具体的な根拠や事実を示すことができます。
また、実際のメディアからのフィードバックやコメントも重要な要素です。これらを報告書に掲載することで、メディアとの関係性や実績を示すことができます。具体的な報道内容やメディアのコメントを引用することで、会社や製品・サービスに対してメディアからの評価や関心を伝えることができます。
報告書作成においては、データや実績に基づいた具体的な情報を提供し、机上の空論ではなく実際の活動の成果を示すことが重要です。真実味のある報告書を作成するためには、日々の活動の記録やデータの収集、フィードバックの収集などを地道に行い、それらを報告書に反映させることが必要です。データや実績を活用し、真実味のある報告書を作成することで、報告書の信頼性と説得力を高め、人を動かすための有力なツールとなります。
すなわち、実際に足で稼いだデータや実際の活動で収集したデータや統計が重要な要素となります。これらのデータは、実際の現場での成果や効果を示すものであり、報告書の信頼性と説得力を高める役割を果たします。
まずは、日々の活動記録として、以下のような３つの基本データを残しておくようにしましょう。報告書のまとめ方は何でも良いと思いますが、データを集めるための一歩から始めてみてください。
メディアリスト（日付、メディア名、記者名、アプローチ内容、ステータス、課題、メディアからのフィードバック など、リスト化しておく）
掲載実績（掲載された記事リンク、媒体名、タイトル、日付 など）
プレスリリースリスト
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