プレスリリースメールの効果的な送り方と失敗談
前回メディアのリーレションについての考え方をお伝えしました。個人的にはメディアリレーションは好きな業務なので、いくらでも語り尽くしたいのですが、いろいろあってnoteだとお伝えしきれないので、今回は基本中の基本である、プレスリリースメールの効果的な送り方に関して序章だけとなりますが、お伝えしています🙏
コミュニケーションの取り方は、本当にひとそれぞれで正解がないで、関心のある方は、ご相談ベースでも構いませんので、文末のご案内までご連絡ください。
メディアに対するプレスリリース送信
事業や製品のプロモーションにとって重要な手段です。しかし、メディアが日々受け取るメールの量は膨大です。その中であなたのメールを開いてもらい、さらに記事にしてもらうためには、適切な表現や配慮が必要となります。今日は、そのポイントとメールの挨拶文を紹介します。
1. メールの送信者名と件名
まず、送信者名とメールの件名です。これらは一見些細な部分に思えますが、受取人がメールを開くかどうかを決定する大切な要素です。送信者が誰か、何についてのメールか、はっきりとわからないため、メールが開かれにくいでしょう。社名と名前、リリースの具体的な内容がはっきりとわかるため、受取人の関心を引きやすいです。
失敗した話
わたしの「失敗シリーズ」の中には、お手本にしたくなるような面白おかしい話がたくさん詰まっています。この話はまさにその一つ。ここに登場するのは、某メディアの編集部さんです。
高橋が全力で筆を走らせ、意気揚々とメールを打ち込みます。「XXのPR 高橋ちさと申します、ご挨拶させてください」というお洒落な件名をつけ、勇んで送信ボタンをクリック。しかし、そこから返ってきたのは、まさかのフリーズボール。
「これだと何を望んでいるのかわからないです。忙しいので、対応できません」。
まさに一石二鳥。シンプルかつダイレクトに、心に刺さるようなメールが返ってきたのです（厳密には、少し演出を加えたものですが、大体こんな感じでした）。
わずか数行で、高橋の勇気は一気にシャッターを閉じ、心は氷河期へと逆戻り。このままではメールを送ること自体が怖くなってしまいそうでした。どう考えても厳しい返事ではありましたが、それをシンプルに伝えてくれたのは、やはりプロの中のプロ。いまとなれば、大変ありがたい経験でした。しかし、一度こういう返事をもらうと、次に進むのがステージ10のボス戦のような難易度に感じられてしまいました。しばらくはその方へメールを送ることに恐怖を感じ、新しいメールを打つたびに、これで大丈夫かな？と、額に冷や汗が流れてしまうこととなったのでした。
それはまるで、一度失敗をしたレストランに再度行くのが怖いような、そんな切ない感覚。でも、だからと言って、もう二度と連絡しないわけにもいかない。そんな、ちょっぴりハラハラする経験をしました。これってちょっと笑えますよね？（笑ってください😂）
それほど、メディアの方には毎日たくさんのメールが届いているということです。できることなら分かりやすく、何をしてほしいのか、分かりやすいコミュニケーションをとるようにしましょう（事務的すぎても味気ないので日々勉強ですね）。
2. メールの内容と配慮
次に、メール本文の内容と配慮です。メール本文が長すぎる、パスワード付きのファイルを添付する、容量の大きいファイルを添付する、ニュース性の低いリリースを短期間に数多く配信するなどは避けましょう。相手の立場に立ってメールを送ることが、成功の鍵となります。
3. メール例文
以下にメールのサンプルイメージを示します。
（実際にお送りする際のより具体的な例文は文末で紹介している講座内でご紹介しています。すみません、もったいぶっていますmm）
【本文始まりの挨拶文】
◯◯編集部 ご担当者様
株式会社〇〇の広報✖️✖️と申します。 本日◯時に配信したプレスリリースを送らせていただきます。 こちらのリリースでは、本日から提供開始の「●●●」に関してご紹介しています。 ぜひリリースをご確認いただき、ご掲載を検討いただけますと幸いです。お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い致します。
挨拶文のあとにリリースリンクやポイントなど端的に紹介などなど、記載します。大切なのは、相手の立場になって、より効果的なメールを考えることだと思います。皆さんのPR活動が成功を収めることを心より願っています。
（今回はプレスリリースの送り方にしていますが、メール趣旨やメディアの方によって少しずつ対応は異なりますので、気になる方は講座も覗いてみてください）
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