【質問・寄稿】同じミスを繰り返してしまいます

質問：一度失敗したことや怒られたこと、確認不足だったことはメモを残すようにしているのですが、やはり時折同じミスを繰り返してしまいます。何か良い方法やコツがあれば教えてください。

サクセス京都岩田：仕事で同じミスを繰り返してしまうということですね。人間である以上、完全にミスをなくすというのは現実的ではありませんが、少しでもミスを減らしたいというお気持ちはよく分かります。

仕事の進め方の基本は、「PDCAサイクル」

PDCAサイクルという言葉を聞かれたことはありますでしょうか。

PDCAとは「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」の頭文字をとったものです。

業務を効率的に進めるには、このPDCAの循環を意識して仕事に取り組むことが基本です。

「同じミスを繰り返してしまう」ということであれば、もしかしたらPDCAサイクルのどこかに、うまくいっていない箇所があるのではないでしょうか。仕事でミスをしたとき、「次は気をつけよう」と、サラッと流すのではなく、何がいけなかったのか「原因の分析」をじっくりと行うことから始めてみましょう。

「原因の分析」が甘い人は、その後の「改善策」も甘くなりがちなので、なかなか行動が変化しません。その結果、同じミスを繰り返しがちになります。思い出したくもない仕事のミスについて、改めて考えることは、精神的に辛い作業かもしれませんが、失敗こそ「学びのチャンス」「成長のチャンス」と捉えて、前向きに取り組みましょう。

そして、原因が分かったら、「再発防止策」を考え、実行してください。この改善ルーティンが自分の仕事のやり方として定着すると、日に日にミスが減り、今まで以上に仕事が楽しくなってきますよ。

ーーー

さて、PDCAサイクル以外でも、仕事のミスを減らす具体的な方法もいくつか紹介しておきましょう。

ミス防止策① 「手順シート」

複雑な仕事であれば、「手順シート」を作ることをオススメします。
・1.⚪︎⚪︎⚪︎する
・2.⚪︎⚪︎⚪︎する
・3.⚪︎⚪︎⚪︎する
というように、仕事の手順を箇条書きにしておき、仕事の工程が１つ終わる度に、赤ペンなどでチェックしていくのです。

この手順シートを机の上に貼っておいたり、ポケットに入れておいたりして、常に確認しながら仕事を進めれば、イージーミスは激減します。

ミス防止策② 「第三者確認」

仕事は、単独で黙々と進めると、指示内容に対する思い込みや誤解などからミスが起こりやすくなります。
大きなミスを減らすためには、仕事の「中間」と、「最後」に誰かの力を借りて「ミスがないか」確認をしてもらうことが大事です。

面倒見の良い先輩や上司に見てもらって、アドバイスをもらう癖をつけましょう。

細かい所までチェックしてくれる人があなたの仕事をサポートしてくれれば大変心強いですし、その指摘内容をよく聞けば、あなたも自分のミスの傾向がよく分かるようになります。そうしているうちに、徐々に「どこに注意すればミスが減るのか」という感覚が身についていきます。

ミス防止策③ 「自主的に勉強」

仕事に関する知識、経験が足りていないことが、そもそもミスの原因なのかもしれません。

休み時間に先輩の仕事を見ながら質問をしたり、休日に仕事関連の本を読んだり、時間があれば一度終わった仕事をもう一度、より速くやれるか再挑戦したりしながら、自分自身の知識・経験を増やす努力をしましょう。

「自分の仕事は、誰よりも私が詳しい」と胸を張って言えるようになるまで、地道な努力を積み重ねてください。若い頃の苦労は、経験値として蓄積していきますから、あなたの努力は決して裏切りません。

ミス防止策④ 「前倒し習慣」

時間に追われてやり遂げた仕事というのは、最終確認が疎かになり、それがミスにつながりがちです。

仕事には、忙しいときと暇なときと、波があると思います。比較的仕事が少ないときにできる仕事を「前倒し」して済ませておけば、仕事の波を穏やかにすることができます。

仕事の平均化ができるようになると、時間に追われて雑な仕事をすることも少なくなり、最終確認を丁寧に行うことができる時間の余裕が生まれ、ミスが減ってきます。日ごろから仕事を前倒しして時間に余裕を持つ習慣を身に付けましょう。

ーーー

さて、ミス防止策について、いくつかのアイデアをご紹介してきましたが、お役に立つものはありましたでしょうか。

仕事にミスはつきものなので、必要以上にミスを怖がる必要はありません。「ミスは、私が難しい仕事に挑戦している証拠」というようにポジティブに考え、少しずつ改善に取り組んでいきましょう。