イベント運営の週報で大切なポイント！あなたが見落としていないか、一緒に確認してみませんか？

こんにちは、イベント運営のプロとして日々奮闘している皆さん、いつもお疲れさまです！笑 今日は、仕事の効率をアップさせるための一つのツール、週報についてお話ししようと思います。

イベント運営は、常に多くの情報を整理しながら、スタッフや取引先とのコミュニケーションを円滑に進めていく必要がありますよね。週報はそんなあなたの強い味方になります。でも、週報を作るためには何を書けばいいのか、あるいはどのように書けばいいのか、迷うこともありますよね？笑

そこで、今回は実際に週報を書く時に必要なポイントや、効果的な書き方について解説していきます。最後まで一緒に見ていきましょう！

1. 今週の報告事項

まず始めに、「今週の報告事項」です。ここでは、その週に起こったこと、つまり成果や進捗、取引先やスタッフからのフィードバック、新しい機会などを具体的に書きます。例えば、以下のような形になります：

今週の報告事項

• XYZ社から、新たに出展希望の申し込みがあり、詳細を調整中です。

• ABC社からのイベントフィードバックでは、特にプロモーション映像の評価が高かったです。

具体的な数字を入れると更にわかりやすいですよね？今後のイベント準備に活かせる貴重な情報ですよね！

2. 改善希望点・困っている点

次に、「改善希望点・困っている点」です。週報はただの報告だけでなく、問題解決のための具体的なアクションを示すためのツールでもあります。これを書くことで、チーム全体が同じ課題に向き合い、解決策を共に考えることができます。

改善希望点・困っている点

• 現状、各ベンダーとのコミュニケーションが煩雑になりがち。共通のコミュニケーションプラットフォームを導入し、時間の節約と情報共有の改善を図りたいです。

• イベント設営作業に時間がかかっています。これはスタッフの負担を減らすため、作業フローの見直しや効率化のためのツールを検討中です。

自分の困りごとや困っていることを具体的に書くことで、解決策をみんなで一緒に考えるきっかけになりますよね。

3. 命令・指示

そして最後に、「命令・指示」です。ここでは具体的なアクションを示し、週報を読む人々に対して何をすべきか明確に伝えることが重要です。
命令・指示

• 来週の月曜日までに各自が取引先から得たフィードバックを共有してください。

• IT部門に協力して、チケット販売システムのダウンタイム問題の解決策を週末までに提出してください。

具体的な数字や期日を設けることで、皆さんにとっても何をいつまでにやるべきかが明確になりますよね。
これで一通りの週報の書き方のポイントをお伝えしました。いかがでしたか？「週報を書くのが面倒だな…」と思うこともあるかもしれませんが、週報はプロジェクトの進行をスムーズにし、問題を早期に発見・解決するための重要なツールなんですよ。
これらのポイントを押さえて、今週からの週報作成に挑戦してみてください！そして、どんな結果が出たか、ぜひ教えてくださいね。笑 あなたの成功を心から応援しています！
それでは、今回はこの辺で。次回もお楽しみに！笑