zoom講座のスムーズ進行のために準備しておきたいこと

先日、zoomで開催された講座に参加しました。

実際は、会場に集うことになっていたものでしたが、コロナのことでオンラインに切り替わりました。

いつも主催する側の自分が参加者になってみて、あれこれ気づいてしまい、もどかしさを味わいました。

今後、どこまでzoom講座が実施されるか不明ですが、書き残しておきたいと思います。

事前にもう少し打ち合わせしておいてほしかったこと

ホスト権を誰が持つか。

今回は講師の方が比較的オンラインに慣れていたので、安心感がありましたが、途中からホスト権を持たれたので、途中参加の方の入室許可のために、ちょこちょこ講義が止まりました。ホスト権は持ってなくても、資料の共有はできるので、そこは事前に確認しておいてほしかったです。

ブレイクアウトルームのグループわけ

こちらは、講義と並行して行っておいて欲しかったです。グループはセットしたとしても、開始ボタンを押さない限りわかれることはないので、前もってセットしておくと進行がスムーズです。

ブレイクアウトルームで何をするのか、明確な指示出し

小グループに分かれた場合、ほとんどが初対面同士です。会場開催の場合は、隣の席の人がどんな人なのか、その場にいるだけで情報を得られるためにグループワークとかペアワークと言っても、少しは心の準備が出来ます。

けれどもzoomだと、ミステリーツアーのように相手がわからない状態です。その辺りにひと言添えるのも良いでしょう。「全く初めての人と一緒になりますが、同じ目的で参加されている方なので、安心してお話ください。何かありましたら、チャット等でお知らせください。」と言った言葉かけなどがあると、安心しますね。

そして、グループメンバーが揃ったところから、どのように時間を使って欲しいのか、何をして欲しいのかを明示することが大切です。初対面と話すことで、無意識にドギマギしながら、タスクをこなすわけです。

目的がより明確でないと、その時間を上手く使いこなせなくなってしまいます。実際に会っていれば、何かしらのサインやあうんの呼吸は生まれやすいのですが、オンラインは、その辺でどうしても直接対面とは違うエネルギーを使います。

集中するのに、無意識に「よっこいしょ」と脳の信号を強く出しているイメージ。そういう環境であることを考慮しましょう、ということです。

ブレイクアウトセッションの終わり方もしっかり伝えること

今回は、3分と言われていたのに5分経っても終わらなかったり、かと思うと、いきなりカウントダウンが始まったりといろいろでした。

余り気持ちの良いものではありません。そのやりとりにどのくらいの時間が必要であるのかということは、シュミレーションして進行することがとが必要です。

最後に「セッションを終了」としてから戻るまでの時間も、有料アカウントであれば変更可能です。デフォルトは1分。

一体感を出す工夫

オンラインだと一体感が生まれにくい。

そう感じる方もいらっしゃると思います。

今回、コロナのことでオンライン化に関わらせていただいた方が、「オンラインでも一体感を感じました！」という感想をいただいたそうです。

それはきっとその場を必要として集まって来られた方々だったからなのでしょうね、とお話しました。

もしかしたら、zoomの会に参加することは、電車を乗り継いで会場に向かうよりも、ハードルが高いかも知れない。

それをわかって進行されていたことが、一体感を生み出していたのではないかと思います。

今回参加した講座では、進行上や資料に関して、あれ？と思うことが何度かありましたが、コメントしにくい雰囲気でした。

主催者に直メッセージを送ることも、主催者と知り合いでない場合、躊躇する方もいると思います。

私もそのタイプで、送る時に、自分が勘違いしているのかな・・・？と迷いましたが、１・２回質問を送ってみました。

対応していただけたので、安心しましたが、この安心感を始めの10分で醸成しておくことができたら、もっともっと有意義な場になったと思います。

割と厳しめのことを書いておりますが、今回の講座はそれなりの費用が掛かっておりまして、準備期間も1カ月ほどはあったはずなので、もう少し打ち合わせできたのではないかなと思い、書かせていただきました。

zoomやオンラインに関するサポートを受ける場合、混み合っていたり高額だったりするのでしょうか。

今が商機！とばかりに講座のお値段が上昇しているような様子も見たので、敬遠してしまうのかもしれませんが、個人でもある程度は詳しい人もいますので、そういう人を募ってくれたらよかったのになぁ～なんて。

一応自分も、オンラインで実施すると聞いた時に、何かあればお手伝いしますよ~とメールに記載しておきましたが、参加者にしゃしゃり出られても迷惑なのかな。

マイクのミュートとスピーカー

この2カ月で何度か勘違いする人を見たので、書いておきます。

マイクをミュートにしても、相手にはこちらの音は聞こえます。

一部の人に音を届けたくない場合は、ブレイクアウトルームなどで分けるか、音を遮断したい側の人がスピーカーをオフにする必要があります。

ホストが参加者のマイクをオフにしても、その人が話した声がこちらに聞こえなくなるだけです。

①ホストをしていて、参加者の声が聞こえない！
②一部の人に音を届けたくないので、ミュートにしたが、相手に音が届いちゃう！
③参加者の一部の人が、どうしても音が聞こえないという。

このような場合は以下の対処でトラブル解消可能です。

①は、ホストのスピーカーをONに
②は、その方々を一旦ブレイクアウトルームへ移動
③は、聞こえないと言っている方に、ホワイトボードやチャットで「スピーカーを確認してください」と伝える。

オンラインでの講座に完璧は望みません。

オフラインでもそれは同じ。

主催する側が持っていると良いのは、謙虚さと、会や講座の前後のフォローが必須であるという意識でしょう。

今回の講座は、事後のフォローをメーリングリストでしてくださるそうです。また、二回目の講座は、対面で実施可能かもしれないとのこと。

それを期待したいと思います。