【業務効率化】メモツールをいろいろ試した結果、ホワイトボードが最強だった件
業務中にメモを取る方は多いと思いますが、ホワイトボードを使っている方は少ないのではないでしょうか。
私も最初は紙やパソコンでメモを取っていましたが、どれもしっくりこず、今はホワイトボードに落ち着きました。
今回の記事では、私がなぜホワイトボードに行き着いたのか、これまで活用してきたツールの経緯を踏まえ、お話しできたらと思います。
少しでも皆さんの業務にお役に立てると嬉しいです。
メモを使う目的は、目の前の作業に集中するため
私は、他のことに気を取られてしまい、目の前のタスクに集中できなくなることが悩みでした。
例えば、以下のような時です。
・上司からタスクを口頭で依頼される
・別の仕事のアイディアが思い浮かぶ
・まだ終わっていないタスクのことを考えてしまい、不安になる
この悩みを解決すべく、原因と対策を調べたところ、まず原因として分かったのは、ワーキングメモリ（作業記憶）の低下でした。
ワーキングメモリとは、脳の前頭前野の働きの一つで、短期的な記憶の保存や情報処理の際に使われる機能となります。
この機能には、容量があるため、覚えなければならない量が増えるほど、
情報処理能力が落ちると言われています。
私が「集中できなくなる」と感じるのは、「情報処理能力が落ちて、目の前のタスク処理速度が低下している」状態でした。
そのため、対策としては、ワーキングメモリの容量を無駄遣いしないよう、「メモに記録する」ことが有効だと知り、早速試してみることにしました。
検証1 コピー用紙
▪️良かった点
・すぐに書ける
・手書きならではの自由さ
▪️使用を断念した理由
・無くなった時に追加購入する必要がある
・不要になった用紙を捨てることに気が引けた
まずは、コピー用紙を試しました。
紙のノートではなくコピー用紙を選んだ理由は、ちょっとしたメモのためにノートを活用するのはもったいなく感じたことと、買い替える場合、コピー用紙の方が安いからです。。笑
自由度が高い手書きのため、雑に図式化して自分の考えを整理できるなど、一定の効果は感じられたのですが、使った紙を捨てることにどこか勿体なさを感じてしまいました。
また、当時は10枚ほどカバンに入れていたのですが、使用した分を補充する手間が面倒になってしまい、別のツールを検討することにしました。
検証2 PC
▪️良かった点
・手書きよりも早く正確に文字を打てる
・PC以外のメモツールを持ち歩く必要がない
▪️使用を断念した理由
・メモツールに切り替える必要があるため、すぐに記録することができない。（思いついたことを忘れてしまう）
・後で確認する時、メモツールを起動するのが手間。
PCであれば、業務中必ず使用するので、メモツールとしても使用してみました。
しかし、作業している画面からメモアプリに切り替えることが手間に感じたことや、手書きと違って図が書けないなど自由度が低いことから、メモとして活用するのは難しいと感じ、使用を断念しました。
検証3 iPad + Apple Pencil
▪️良かった点
・紙のノートと違って、なくなる心配はない
・ロック画面状態でもタップすれば純正メモアプリを起動できるので、すぐにメモを取れる
▪️使用を断念した理由
・充電が切れると使用できない
・スペースを取るため、小さなテーブルだと使用しづらい
・対面のミーティングだと使用しづらい
iPadは電源を入れてメモアプリを起動しないとメモを取れないことから、メモツールとしては使用していませんでした。
しかし、Apple Pencil Proが発売され、ロック画面からでもすぐメモアプリを起動できる機能が追加されたため、メモツールとして使用することにしました。
手書きでメモが取れ、紙と違って無くなる心配がないので、気楽にメモを取る分にはこれ以上ないツールだと思っていたのですが、充電を気にしなくてはいけない点はかなり不便でした。
メモにおいて重要なことは、思いついたらすぐ記録できることです。
メモを取ろう！とiPadを取り出して、充電が切れていた時の絶望感は何とも言えません。。
また、iPadの充電持ちがあまり良くないため、毎日充電する必要があることも面倒で、使用頻度が少なくなりました。
メモツールに必要な要素を整理してみた結果、ホワイトボードがピッタリだった
今までの経験を踏まえて、私がメモツールに求める要素は、
以下の4点だと気づきました。
1. 手書きである
2. 持ち運びが楽
3. 無くなる心配がない
4. いつでも使える
以上の要素を全て満たせるツールが、ホワイトボードでした。
ホワイトボードといえば、会社の会議室にあるような大きいものしかないと思っていましたが、手元で使える小さなサイズもあることを知り、すぐに購入しました。
購入したホワイトボードは以下となります。
こちらのホワイトボードであれば、手書きができるのはもちろん、持ち運び便利で、簡単に消せるため何度でも使用ができ、使いたい時にさっと取り出して使えます。
まさに私が求めていたもので、今では欠かせない業務ツールとなっています。
値段はサイズ次第ですが、1,000円程度とお手頃なので、もし良いなと思った方は、ぜひ一度お試しください。
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