#14 「絶対にやっておきたいミーティングの準備」

プロダクトマネージャーの日常

2024年1月2日 09:44

今回は「絶対にやっておきたいミーティングの準備」というテーマでPMでなくても心がけたい準備の話をしました。

生産的なミーティングできてますか？

はち　：今日はコミュニケーションのお話です。プロダクトマネージャーってミーティングめっちゃ多くないですか？ジョンさんは1日の何割ぐらいミーティングですか？

ジョン：平均すると4時間ぐらいはやってるんじゃないかな。8時間の50%だから半分。多いときは普通に6時間とかも余裕でやってますね。もっと多いときは8時間やってるときも。

はち　：それは職業ミーティング屋さんということでいいですか。

ジョン：職業ミーティング屋さんですね。

はち　：別に多いことはそんなに問題じゃない気がするんですけど、全部のミーティングを100%とすると本当に生産的なミーティングはそのうちの何%ですか？

ジョン：うーん、多分その4分の1はなあなあになってる。

はち　：そうなんですよ。これってあるあるだなと思ってて、「全てのミーティングが全部生産性が高いです」って言える人ってそういないなと思うのと、その人はそうなるように意識しないとできないと思うんですよね。なので今日話したいのはミーティングを組むっていう行為をするときに、多分意思決定があると思ってて、これはミーティングしたほうがいいなのかSlackで十分だみたいな、そこの選び方ってどうすんのがいいんだろうなっていう話をしたいなと思ってます。

ジョン：これは興味深いです。

はち　：ジョンさんはどうしてますか？

ジョン：私は結構ミーティング組む派で、ただ割と相手を選んでますね。あんまりオープンな場で赤裸々に言うとバレちゃうんですけどテキストコミュニケーションが苦手な人っているじゃないですか。何言ってるか分からないみたいな人が一定数いるので、そういう人はキャッチボールが多いし余計に混乱するんで、もうさくっとミーティング組んでさくっと終わらせようとしますね。

はち　：それは悪いことでもないですね。

ジョン：そうですね。多分リモートが一般的になる前だったら普通にオフィスにいる人に声かけてみたいなテンションですかね。

はち　：確かに。しかも今言ってくれたみたいにテキストコミュニケーションが苦手な人がいれば、逆に瞬発的な回答が苦手な人もいるじゃないですか。会議にいきなりどう思うって聞かれても本当は普段めちゃくちゃ考えてるんだけど思ってることを言えない人みたいな。だからそれはその人のタイプだからベースはどっちでもいいんじゃないかな。っていうか自分もどっちかなんだろうなって思ってて、その上でどうコミュニケーション取るかって多分永遠のテーマだなと思っています。

ミーティングの事前準備と議事録

はち　：ただその上で同期的なコミュニケーション取るなら絶対やったほうがいいよっていうオススメを今日お話ししたいなと思ってます。大きく二つあって、まず事前にできることは全部やっておくことと、絶対に議事録を取るっていうこれ当たり前なんですけど、できてる人マジでいないなと思ってるんですよね。特に議事録取るとか、自分が入社したとき一番最初に言われてるはずじゃないですか。でも言ってる人そもそも取ってないみたいな。しかも自分もいつの間にかならないなってやんなくなるっていう。そんな職場をよく見てきました。

ジョン：なんか癖ですよね。これ逆に取ることに慣れてると、取らないと気持ち悪くなりますよね。過去私も取ってない時は結構あったんですけども、最近本当に取らないと気持ち悪いです。

はち　：そうですよね。結構二極化してると思ってて、その取る派、取らない派って。結構、結論みんな取る派になった方がいいっていう話で、ただ、その取る派にならない理由っていうのも分かっていて、そもそも議事録がめんどくさいとか時間食うっていう話だと思うんですよ。でもそこで出てくるのがさっき言った、事前にどれだけ準備するかで記事録を取る時間って、マジで一瞬になるぜっていうお話で、僕が毎日やってるのは、一日の仕事の中の最初の1時間とかは翌日の予定見て、アジェンダと諸々会議の準備、1時間で全部明日の分をバーってやるっていうのを習慣にしてて、あとは、そこに今日のアジェンダと参加者とその日のゴール、その会議がどういう目的か、ブレスト的に発散するのか、収束させるのか、あくまでインフォメーション的に情報共有するだけで意思決定はしない場なのか、っていったところと、事前に目を通してほしいものとか、事前にもう分かっていることをバーっと書いちゃって、で、その日の普通に言ったらこういう落とし所になるだろうなってゴールをある程度想像しておくってとこまでやっておくと、あとは進行のイメージもつくし、当日はそれ喋りながら穴埋めしていくだけなんで、議事録って多分その会議中に取り終わるなって思ってて、それができてるかできてないかがめちゃくちゃあるなって思ってます。それができてる人は普通に息を吸うように議事録を取るなって思っているんですが、この説はジョンさんとしてはどうですか？

ジョン：もう100%同意ですし、もうちょっと言うと、前日の朝にまとめるのは私はできてなかった。でもやっぱり会議始める前にはちゃんとまとめといた方がいいし、あと参加者に依頼する時点でアジェンダはあって当然だと思う。

はち　；たまにありますよね、本当にミーティング入ってるけど、なんで自分が呼ばれてるかわからないってやつ。

ジョン：招集する時点でアジェンダをまとめるのは最低限の礼儀だと思うので、これはマジでやりましょう。あと最近だとGoogleカレンダーを扱ってる方も多いかと思うんですが、Googleカレンダーに会議メモを作成っていう機能があるんですけど、普通にあれだけでいいと思ってます。

はち　：確かに確かに。ボタンを押すとGoogleドックができるやつね。あれ結構優秀。

ジョン：そう、参加者は勝手に埋めてくれるし、アジェンダとかネクストアクションとかをあらかじめ箱として用意してくれてるんですよね。

はち　：うん。あれは有用です。ちょっとやべえ議事録作ってないっていう時も、それだけは用意してください。それあると、議事録必ずしも全員一人で取らなくていいですからね。

ジョン：それは本当に同意で。自分が喋ってるパートってやっぱり取りにくかったりするじゃないですか。そこは普通に2人以上で取るっていうのが全然あっていいと思いますね。会議中の議事録は。事前にまとめるのは主催者はやりましょう。

はち　：そういう意味では、自分が主催者じゃない時に主催者が喋ってたら息を吸うように代わりに書いてあげるっていうのが紳士の佇まい。

ジョン：それやってくれたらめちゃめちゃありがたいし、やったらめっちゃありがたがれるんですけど、作業自体そんな難しいことじゃないので、ぜひやってみてください。本当にただ書いてるだけなのにめちゃめちゃ感謝されるんで。

はち　：確かに。紳士淑女の立ち入り振る舞いですね。だから同期的なコミュニケーションの話だけでバーっと言っちゃったけど、逆に言うとそのアジェンダを作ってる中で、これぶっちゃけ集まらなくても答え見えてるなってなったら、非同期にすればいいっていうのもあるなって思ってて。なので結論、事前にある程度組み立てておいて整理しておけば本当に意味がある会議になるかも分かるから、同期的なコミュニケーションなのか非同期がいいのかっていうのは分かると思うなっていうのが言いたかったことです。

ジョン：間違いないですね。これは本当に働く人の常識にしていきましょう。

最強の議事録フォーマットが知りたい！

はち　：ですね。というわけでこんな感じで基本全然プロダクトマネージャー関係ないっていうか社会人のたしなみみたいな話になっちゃったけど、番組と連動したスラッグコミッティーあるので今日とかもし議事録取りたいんだけどどう取ったらいいか分かんないとかをコミュニティとかでいただければ僕の最強の議事録フォーマットを紹介するんで、誰の議事録フォーマットが最強か選手権とかを連続戦でやれたらと思います。

ジョン：それいいっすね。最強は決まらなかったとしてもいろんなところで参考になるポイントはみんなそれぞれピックアップしていけそうだからちょっとやりたいっすね。

はち　：みんな違ってみんないいって結論になりそうっすね

ジョン：俺の考えた最強の議事録。そんな感じで感想とか延長戦できたらと思います！

キャスト

MC
- はち (PIVOT株式会社プロダクトマネージャー)
  https://twitter.com/PassionateHachi
- ジョン (とある上場スタートアッププロダクトマネージャー)
  https://twitter.com/john_tk120
スタッフ
- 「PMのネタ帳」コミュニティーメンバー

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