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【手間をなくそう！】Google Workspace導入のメリットとは？

Web制作プラスジャムのなかやすみ

コロナ禍で企業のあり方や働き方が激変した2年ほどでしたが、少しずつ日常が戻ってきました。
プラスジャムではコロナ禍をきっかけに完全フルリモートとなり、それに伴いツールや社内ルールも変化してきました。

今回はプラスジャムも使用しているGoogle Workspaceについてお話しようと思います。導入を考えている企業様はぜひご覧ください。
また、プラスジャムではGoogle Workspace導入のお手伝いもしております。

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GoogleWorkspaceとは？

Google WorkspaceとはGoogleが提供するGmail、Googleカレンダー、Googleドライブなどが使用できるクラウド型のグループウェアです。

インターネットさえつながっていれば世界中のどこにいてもアクセス、共有ができるので在宅勤務やワーケーションを導入している会社では大活躍が期待できます。

【特にこんな企業様に導入をオススメします。】
★紙で対応している作業をなくしたい。
★これからネットで対応していきたい。
★単純作業を毎日やっていて効率化させたい。

なぜ導入したほうがよいの？

①ビジネスの生産性向上に役立つ機能が利用できる

オフィスでよく使用する表計算(Excel)や文書(Word)の記載、プレゼンテーションや資料作成に活躍するスライド機能(PowerPoint)、オンライン打ち合わせ(zoomなど)、すべてGoogle Workspaceで同様の機能が備わっています。

資料作成のツール（Excel、Word、PowerPoint）はそれぞれ互換性があるので、Excel⇔Googleスプレッドシートなどに変換可能です。（マクロなどの一部機能は引き継ぎができないので注意！）

また、資料などを格納できるGoogleドライブは使っている人も多いのではないでしょうか。
データをアップロードしてURLを発行するだけで共有できるので、わざわざメールで容量が大きいファイルのやりとりをしたり、何枚も添付して送っている…などの煩わしい作業がなくなる優れものです！

②世界中のどこにいてもアクセス、仕事仲間に共有ができる

プラスジャムでは自宅や旅行先など、さまざまな場所で仕事をしているメンバーがいます。

同じファイルを複数人のメンバーが触れることができるスプレッドシートやスライドは特に重宝しており、自動で最新版に書き換わるのでどれが最新のファイルなのか迷うこともありません。
また、いずれのツールもURLで簡単に共有ができるのも魅力のひとつです。

↓旅行先で仕事をしたメンバーの体験記はこちら↓

③世界最高峰のセキュリティを手間なしで使用できる

自分たちで会社のセキュリティを守ろうとすると、それなりの金額のランニングコストや詳しい人材の確保など、さまざまな準備や対応が発生します。

Google Workspaceでは世界最高峰とまでいわれるGoogleの高度なセキュリティが料金内で使用可能です。
Googleの精鋭エンジニアたちが、脆弱性のチェックや改善を日々対応してくれるので、セキュリティを保って業務を進めることができます。

また、調べても分からないことがある場合はGoogleサポートに連絡してすぐに聞くことができるのもポイントです。

使用できる機能とプラン内容

プランは4つあります。（いずれも有料）
使用できるツールはすべて一緒ですが、プランによって各ツールの制限が違うので、やりたいことに合わせてプランを選択ください。
※記載内容は2023年5月10日現在の情報です。

使用できる機能

すべてのプランで使用できます。

プラン

※2023年5月10日現在の価格になります。

使用できる内容が違うので、プランを選ぶ際はご確認ください。
（meetの録画機能が使用したい場合はBusiness Standard以上など）

詳しくはGoogleWorkspaceの公式サイトをご確認いただくか、プラスジャムにご相談ください！
Enterpriseプラン以外は14日間無料お試しが可能です。

無料版と違うところ

Google Workspaceは有料プランのみですが、同様のツールを使用するだけであれば無料のGoogleアカウントを作成すれば使用可能です。
ですが無料のGoogleアカウントを会社で使用する場合は注意が必要です。

  • 会社でアカウント管理ができないので、パソコンやパスワードを紛失した際に流出の可能性がある。

  • Google Workspaceであれば会社内で許可なく共有可能だが、個人アカウントで共有する場合は都度申請・許可が発生する。

また、Googleドライブで使用できる容量やGmailの制限事項なども違うので詳しくはGoogleヘルプでご確認ください。
会社で使用する場合はGoogle Workspaceのご利用をオススメします。

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プラスジャムではGoogle Workspaceを活用したい企業様に導入のサポートをさせていただいています。
電子化に対応していきたいけど、何からはじめたらいいのかわからない。などのご相談も大歓迎です。

また、すでに導入している企業様にはGoogle Apps Scriptを使用して自動化・効率化のお手伝いもさせていただいております。

【たとえばこんなお困りごと】
★メール内容をスプレッドシートに自動で溜めたい
★セミナー開催のために自動返信メールを送れるようにしたい
★売上データをマクロで自動化したい

みなさまのご相談お待ちしております！
今回は最近ツナマヨにハマっている古井でお送りしました。

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