122.事務仕事はToDoとタスク管理でその日が1日が決まるのと引継ぎがやりやすい

こんにちは。
のぞみです♪

前回の記事に
『事務仕事はToDoとタスク管理でその日1日が決まる』
を投稿しましたが、、、
あと、一つだけあります。

◆デイリー、ウィークリー、マンスリータスクを書く

仕事の内容にもよりますが、
ルーティーンになっている仕事があると思います。
それを上記の3つに分けて整理すると、わかりやすいです。

特に事務の仕事は、ルーティーが多いですが、量があり過ぎて、
『あれ？これやったっけ？』となることが多いです。

どの仕事がデイリー、ウィークリー、マンスリーなのかわからない！

と、なるかもしれません、、、
なので、2ヶ月間はその日やった仕事をマンスリーに毎日書いていきます。

マンスリーに書くことは、1ヶ月でやる仕事を可視化できます。
2ヶ月目もそれを続けて、3ヶ月目になると、
仕事の流れがわかってきます。

そうすると自ずとデイリー、ウィークリー、マンスリーのタスクができます。

このタスクができると、仕事の先読みや
この仕事の先にいる人の仕事も進みます。

事務の仕事をしていると、締日が多くなってきます。

締めたら次は何かの漏れがないかのチェックをしたり、
最終的には、お金のやり取りなども発生してきます。

そのお金のやり取りが、会社同士の関係性にも繋がってきます。

◆引継ぎがしやすい

この3つのタスクを残しておくと、
次の人への引継ぎがしやすいです。

やむを得ない理由や寿退社、定年退職、ステージアップなどなど
その会社に長く務められない時があります。

引継ぎ期間も実際にはどれくらいあるのかわかりません。
(現に私も今の職場では、20年間務めた方の後任で入りましたが、
引継ぎ期間は1ヶ月弱でした)

なので、日々自分がどんな仕事をしているかをメモしておくと、
後の人へのフォローや自分が楽になります。

◆最後に

仕事は慣れの部分があります。

ただ、自分の仕事の先にいる人や
これからの時代何がどう変わってきてもおかしくないです。

私もこのタスクについても、
転職や時代の流れや仕事ができる人などを通じて気づいたことです。

タスクができたとしても、全ては、コミュニケーションです。

先程、20年間務めた方の引継ぎ期間は1ヶ月弱の
部分があったと思います。

退職する際に、LINEを交換していて、
そのあともほぼ毎日連絡を取り合いながら、
周りの方の助けもかりながら、仕事をしています。

こうなったのも、入社して2日目から、
ガンガンその方とコミュニケーションをとりつつ、
周りにいる人も巻き込みながら仕事をしました。

3ヶ月目になってからは、連絡をとらなくなるほど、
自分の仕事を整理しながら進めてきました。
まだ不安要素たくさんありますが笑
(連絡とらなくなったのもちょっと寂しいですが。。。)

今後も、よりよくしたり
誰でもできるような関数やタスク管理を考えて、
会社全体が繁栄するような場を作ります。