見やすい議事録の取り方
はじめに
会議の議事録ちゃんと取ってますか？
決定事項、TODOの記録やエビデンスとして議事録は非常に重要な役割を持ちます。
また、会議に参加していない人が会議の内容を確認するものにもなるので、会議に参加していなくてもどんな会議だったか分かるような内容になっている必要があります。
ただ、メモを取るのが苦手だったり文章をまとめるのが苦手なんて人も多くいるので、私が議事録を取る上で実践していることをご紹介できればと思います。
markdown記法
まず、議事録の記法ですが、特に指定などが無い場合はmarkdownでの記載をオススメします。
markdownはgithubというソースコードの管理ツールなどで利用されており、エンジニアには馴染みの深い記法になると思います。
シンプルな構文で文章を見やすく整形してくれますので、馴染みの薄い非エンジニアの方にもオススメです。
見出しや体裁に気を使わなくて良くなるので、メモに集中できます。
また、バックログなどmarkdownに対応した管理ツールを使用していればメモをそのままコピペで良いですし、Confluenceなどのリッチテキストに対応していれば後述のエディターのプレビューをコピペして整形後のテキストを貼り付けることもできます。
再利用性が高い記法なのでとりあえずmarkdownで書いておけばなんとかなることが多いです。
大体下の3つくらい覚えておけば問題ないです。
見出し : # (#の数でh1 ~ h6まで)
リスト : * or - (入れ子にする場合はインデントを付ける)
引用 : ``で囲う(改行を挟む場合は3つ付ける 例 : ```文字列```)
エディタ
次にエディタですが、自分はQuiverという有料アプリを使用しています。
エディタに求める条件としては下記になります。
・markdownに対応している
・ファイルを管理できる(案件ごとなどで階層管理できる)
・文字列の検索機能がある
markdownに対応しているのは前提として、エディタ内でファイルを管理できると楽に議事録をまとめておくことができるので良いです。
テキストエディットみたいなtxtファイルを都度書き出すものだと管理が面倒なので、エディタ内で完結するものが良いです。
markdownにこだわらないのであればMac標準のメモアプリでも良いと思います。
他の無料のエディターだとAtomがオススメですが少しメモを取るだけで考えるとアプリが少し重いです。
QuiverはFree Trialもあるのでまずはフリー版を試してみるのも良いでしょう。
テンプレートを作る
エディタが決まったところで、議事録のヘッダーのテンプレートを作成しておきます。
↓↓↓テンプレここから↓↓↓
# 2020/06/04 〇〇プロジェクトミーティング
```
2020/06/04 17:00- @ホゲホゲ商事 〇〇階 〇〇会議室
御社:〇〇〜(参加者を記載)
弊社:〇〇〜(参加者を記載)
```
## TODO
* 御社TODO:
- xxを調査(〇〇さんタスク)
* 弊社TODO:
- xxを提出(〇〇さんタスク)
---
↑↑↑テンプレここまで↑↑↑
(以下に議事録を記載)
(アジェンダを見出しとしてコピペしておくと良い)
## xx機能についてディスカッション
## xx機能についてディスカッション会議名、日付、場所、参加者は毎回書くのでテンプレ化しておくと良いです。
TODOは会議終了後に議事録の内容をコピペして一番上に置いておくとわかりやすくなります。
議題を見出しとして記載しておくと見やすくなります。
議事録を取る
さて、ここから肝心の議事録ですが、議事録を取る上で考慮しておきたい点としては、下記になります。
・会話の流れが分かること
・誰が発言したか分かること
・発言のニュアンスが分かること(曖昧なのか、断言したのかなど)
・TODOと決定事項は何かが分かること
サンプル
## xx機能についてのディスカッション
* 〇〇要素を追加したいと思っているが問題ないか(Aさん)
- スケジュールについては問題ない(Bさん)
- ただ、実現可能か検証する必要がある(Bさん)
- 検証をお願いしたい(Aさん)
- 検証を実施する `BさんTODO`整形するとこんな感じ
適度にインデントを付けると話の流れをひとまとめにできるので見やすくなります。
また、Bさんが検証を実施するに至った経緯もわかりやすいのではないかと思います。
ここでTODOを強調しておくと整理しやすくなります。
個人的には会議中に発言者までメモしていくと話の流れが早いと追いつけなくなるので、発言者は会議中には記載しません。
会話の流れを押さえておけば後から見返したときに誰が発言したかは大体分かります。
どこまで議事録に残すか
正直発言されたことを一字一句残さずメモするというのは難しいですし、それをやるならボイスレコーダーを使った方が良いです。
エビデンスとして後々揉めないようにするのであればそれが安全ですね。
コツとしては発言をメモするというよりは会議の流れをメモするとい感じでしょうか。(ちょっと何言ってんだって感じですが)
議事録を見返すときはほとんどのケースで、こういう話になったのは何故かを確認することが多いので、物事が決まった流れを押さえておけば議事録としての役割は果たせます。
だいたい人の発言の頭と尻尾は意味のない事が多いので、胴体の部分だけさっくりと書いてあれば理解できます。
議事録は会議後のまとめが重要
議事録を取り終わったら終わりではなく、読みやすく整理する事が重要です。
取った議事録を流しで読んで不自然な場所がないかチェックしましょう。
議事録は客観性が重要ですが、会議中に思ったことをメモしておくと後々読み返したときに分かりやすいかもしれません。(主観的な内容はオフィシャルな情報ではないので色を変えたりしておきましょう)
メモに集中しすぎて話を理解できていないとここの作業でつまずくので、そういう事が多い人は、まずは会議の内容を理解することから初めてみると良いかもしれません。
おわりに
長々と説明してきましたが、伝えたかったこととしては下記になります。
少しでも参考になれば幸いです。
・メモを取るスピードをあげる(余計なところに時間を使わない)
・議事録は会話の流れを記録する
・TODOや決定事項を明確にする
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