完全リモートワーク5年のオレンジスピリッツが、リモートワークに使えるツールを一挙公開！

新型コロナウイルスの影響がお客様ならびに読者の皆様に及んでおられるのではと案じております。
ご自愛のほど心よりお祈りしております。

また弊社ではコロナ以前よりリモートワークを実施しております。
皆様の事業へ少しでも参考になればと弊社で利用しているツールやその運用ノウハウを公開させていただくことにいたしました。

■オレンジスピリッツではコロナ渦以前から完全リモートワークを実施

弊社は代表の野口が以前からマレーシア在住、スタッフはカナダやフィリピン、そして、日本在住ということもあり必然的に完全リモートワークにて事業を推進しており、現在では約5年ほどの実績があります。
そういった環境ですので野口がスタッフと顔を合わせるのは年に1度程度、またはまだ一度も直接会った事のないスタッフも居ますが、オンラインミーティングは随時行っておりコミュニケーションは円滑に行えています。

■日常業務で使用するソフトウェアはオンライン対応前提

ファイル格納先はGoogle Drive、オフィス系ソフトはGoogleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleスライドを使用し、オンラインで作業する事でローカルで作ったファイルをアップロードする手間を無くしています。

副次的な効果としてはファイルをオンラインで共有する事が前提なので整理を自然と心がけるようになり「あのファイルどこだっけ？」という状態になりづらいです。

■共有体制の構築

顧客情報や、顧客とのやりとりのメールボックスをスタッフ間で共有できる体制を構築しています。
これによりスタッフの休暇による交代時の引継ぎ時間をゼロを実現しています。
また常に引継ぎが容易に行えるようにするために業務マニュアルを積極的につくることを文化として定着しています。
スタッフのスケジュールもGoogleカレンダーを利用し可視化されているため、声をかけるタイミングや会議の設定もスムーズに行えます。

これらは主に業務効率化の観点で行われていますが、人と会えないリモートワークでも有効だと考えられます。

■社内コミュニケーション
普段のコミュニケーションはChatWorkを使用しています。
これ自体はあまり珍しくないかもしれませんが社内会議ではこれに加えGoogleDriveを活用しています。
共有状態にあるGoogleDrive上のドキュメントやスプレッドシートを同時に閲覧、編集しているため認識の齟齬が発生しずらく共有のための新たな作業が発生しません。
「報告のための資料作り」に工数が割かれることもありません。

またちょっとした社内での会話はLINE通話にて行う場合もあります。
これにより国内・海外にスタッフが点在している中で安く通話をする事が可能です。

■会議も商談もZoomで簡潔に

弊社では社内会議ももちろんのこと、外部との商談についても基本はZoomで行います。
オンラインであるからこそ議題、参加メンバーが明確になり必要最低限を簡潔に行うことができ会議が業務時間を圧迫しません。
また、会議中のトピックスをテキストに落とす文化があることで「あれ、どうなったけ？」が発生しないようにしています。

■契約書もクラウドサイン

弊社では特別な理由がない限り契約書はクラウドサインで取り交わしています。
リモートワークの大きな妨げになっているハンコを取りに会社へ行くことがありません。
郵送の手間もなく事務工数の短縮につながっています。

■その他、バックオフィス業務もオンライン化

登記簿のオンライン取り寄せ、電子納税、ネットバングの利用、代表電話はIP電話を利用しスタッフスマホでの受信などオンラインに置き換え可能な事は置き換え、数は多くはないですが郵送が必要な場合もWEBゆうびんを利用してクラウドから郵送など、通常業務だけでなくバックオフィス業務についてもオンラインで行っています。

■まとめ

弊社で使用している代表的なリモートワークのツールをご紹介いたしました。
リモートワークを前提としていくことは不必要や無駄な業務を洗い出しにつながり業務の効率化やコスト削減にも繋がるのではないでしょうか。

また今回あげたツールはどれも有用なものばかりではありますが、重要なのはツールではなく効率的な運用ルールの構築と、その運用が可能となる会社文化の醸成です。

withコロナ時代を乗り切るため、これからリモートワーク対応される方の参考に少しでもなれば幸いです。

またオレンジスピリッツではこの世界的な困難を皆様と共に乗り越えるべく微力ながら貢献させていただきたいと考え「オレンジメール2000」の無償提供を実施しております。

小規模事業者向けメール配信サービス「オレンジメール2000」新型コロナウイルス対策で6月30日まで無償提供