全てが手作り、オンライン社員総会の舞台裏

こんにちは！広報担当です。
2回にわたってお送りしてきたオンライン社員総会の投稿ですが、今回が最後の記事となります。

今回は、オンライン社員総会の舞台裏にフォーカスし、企画から運営まですべてを行ってくれたコミュニケーション活性化委員会（以下、コミュ活）の皆さんのインタビューを交えながら、裏の裏までお伝えします。

もう一度オンライン社員総会のおさらいをしますと…
二部構成で行われた総会の第一部では【ORO CONFERENCE 2020】と題し、各事業部と創業者のトークセッションや社員表彰が行われました。

第二部では【ORO FESTIVAL 2020】と題し、社員の交流を目的とした、なぞ解きバトルや新卒紹介ムービー上映、出入り自由のトークフェスなどが開催され、大いに盛り上がりました。

そもそも「社員総会」ではなかった…？

さて、ここまで私は「社員総会」という言葉を使っていますが、コミュ活から言わせてみれば「”社員総会”ではない！」とのこと。それはいったいどういう意味なのか、コミュ活委員長の井上さんに詳しくお話伺ってみます！

ー社員総会のオンライン開催が決定したとき、どんな想いでしたか？

まず、「社員総会」という呼び名はやめよう。となりました。

ーというと？

普段の社員総会をオンラインで実現しようとしてもただのコピーしかできません。それでは面白くないし、何より、オンラインでやる意味がありません。いつもの「社員総会」とは一線を画すため、ネーミングを「社員総会」から「CONFERENCE & FESTIVAL」へあえて変更しました。

ーネーミングの裏にそんな想いがあったとは…！

普段の社員総会の目的の一つとして、会社の方針を社員に伝えることが命題としてあります。なので、第一部のCONFERENCEパートでは、オンライン上で上層部の想いが社員に伝わるようにするにはどうすればよいか、を考えました。

ーそこで今回のトークセッション、というカタチになったんですね！

さて、社員からの満足度も非常に高かったトークセッション、一体どんな方法で社員に届けられていたのでしょうか。仕組みについて詳しく解説します。

その前に、まずは今回のCONFERENCE & FESTIVALで使用したツールをご紹介します。

使用したツールは３つ。第一部ではYouTubeとSlack。第二部ではDiscordとYouTubeです。

トークセッション

当日、社員はYouTubeのLIVE配信を見ながら、Slackのコメントやスタンプで反応する、という今までにない新しいカタチでの参加方法でした。

YouTubeのLIVE配信の様子。下記で詳しく解説しましょう！

まず、中央のYouTube画面には、登壇者の様子が個別に映し出されています。
また、Slackから社員がコメントをするとタイムリーに画面右側に表示されます。
さらに！CONFERENCEを盛り上げる演出として、Slackのスタンプで反応すると画面上にオーバーレイされる仕組みを社内開発！
画面下から上へ、スタンプが流れていく様子は、たくさんの社員の存在と一体感を感じられる演出でした！
トークセッション中の右上にはスライド画面、登壇者交代などの間は司会者が写される仕組みです。

第一弾記事でもご紹介しましたが、これらの仕組みを社内で開発できてしまうところがオロのすごいところ。

さて、トークセッション中の登壇者は個別にそれぞれのカメラにて映し出されていました。
その理由は…

そうです。
現場ではソーシャルディスタンスを保ちながらの収録となったので、1台のカメラで全員を写そうとすると、顔が小さくて登壇者の表情が見えないのです。
その結果、登壇者2人につき1台のカメラを使用し、その他司会用カメラなど含め、5台のカメラと5台のマイクをコミュ活が操る、という複雑な仕組みが出来上がりました。

↑本番中、カメラやマイク、配信チェックを行う舞台裏。途中、1台のカメラがつかなくなるというトラブルも起こりましたが、ここはすばやく柔軟に対応！　これはインフラ技術や知見のある社員がいるからこそ。技術力が光ります。

ちなみに…

トークセッションの登壇者交代の度に、マイクの消毒も裏で行っていましたよ。ぬかりない運営体制です。

トークフェス

さて、ここからは第二部のFESTIVALコンテンツの中でもトークフェスの裏側に迫っていきます。

トークフェスでは、第一部で使用していたYouTube、Slackではなく、Discordをメインで使用しました。

31個のチャンネルが事前に設定され、それぞれのチャンネルにホスト社員が常駐し、参加社員は出入り自由な仕組みです。各チャンネルは、一つも同じものはなく、すべてのチャンネルが個性あふれる楽しいコンテンツでした。

当日人気だったチャンネル。人がたくさん入室しているのがわかります。Discordの左側の画面で、各チャンネルに誰がいるのかがすぐ分かる仕組み。会場で円卓を囲いながら話をし、別の円卓へ自由に移動するイメージで、オンライン上でもよりスムーズにチャンネルを行き来できました。

トークフェスについてコミュ活のみなさんに伺いました。

ートークフェスは今までにない斬新な企画だったと思います。開催に至った経緯について教えていただけますか？

第二部の一番の目的は「社員の交流」です。社員同士が簡単に交流ができる空気感をつくれたらいいよね、というところから企画がスタートしました。
今までの社員総会は、会場の雰囲気や誰がどこで話しているか、というのが一目瞭然で、熱気を直接感じられます。オンラインはそうはいかないんですよね…。どうしても閉じた空間になってしまいがちです。なので、オンラインでいかに全体の雰囲気を感じられて人の動きがわかるか、というところも重要視しつつ、ツールの選定なども行いました。

ー確かに、このチャンネルには誰がいて、盛り上がっているところはどこか、というのが一目でわかりました！

今までの社員総会だと、ふら～っといろんなところに歩いて行って交流ができますが、オンラインでそれを実現するにはどうすればよいか、という点には特にこだわりましたね。委員会内で必死で考えました(笑)

ーそれにしても圧倒的なチャンネル数でしたね。

そうですね。トークフェス含め、今までの社員総会の中で一番社内を巻き込んだイベントだったと思います。委員会のリソースで大規模なオンラインイベントを成功させるのは限界があったので、社内の様々なメンバーに協力をお願いしました。協力を依頼した皆さんも前向きに動いてくださったのもあり「みんなで作りあげたイベント」という感覚は今までの総会の中で断トツ一番でした。

最後に

今回のオンライン開催を通した総括をコミュ活委員長の井上さんに伺いました。

ー終えてみた感想をお聞かせください。

前例がないオンラインイベントだったので、最初から最後までどうなるかわかりませんでしたね(笑)
だからこそ、思いきりできたところもあります。うまくいったらプラスだよね。失敗してもいいじゃない！という。

ーたくさんあると思いますが、一番苦労した点はどんなところでしたか？

苦労した点で言えば「オンラインが故の緊張感」でしょうか。実際に会場を借りて行うイベントは、何かあってもどうにかなる場合が多いです。会場の空気感もわかりますし、トラブルがあっても司会でなんとかつないでおくこともできます。
一方で、オンラインだとそうはいかないんです。ネットワークが切れてしまったらそこで配信終了！　そうなったらもう…考えただけで怖かったですね（笑）

ー社員の満足度も高かったと思います。出来はいかがでしたか？

どうすれば一番最安のコストでクオリティ高く作り上げられるか、を考え続けました。お金をかけて外注すればもっとクオリティ高いものができたかもしれませんが、時間も、お金も、技術も限られています。そんな中で考え、実践した結果、現状一番ベストなものができたと思っています！
今回自分たちで作ったことで、オリジナリティ溢れるオロらしいイベントになったかなと思います。

ーありがとうございました！

以上でレポートを終了します！

初めてのオンライン配信をゼロベースから作り上げ、見事最後までやり遂げたコミュ活のみなさん。
オンラインの枠を越えた、社員の存在が近くに感じられる温かくて素敵なイベントでした。オロの底力を感じた瞬間でもありました。
コミュ活のみなさん、本当にお疲れ様でした。

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