#47【社会人1年目の心得②】メールは24時間以内に返信せよ

はじめに

こんにちは。
オレたちコロナ入社組のタクミです。

第2回の今回は、メールについてです。
社会人にとって超基本的かつ、毎日行うことになるメールでのやりとりですが、
大量に行われるからこそ、意識次第で大きく印象を変えてしまいます。

そもそもメールは分かりやすく、端的に

前提ですが、メールを書くときは分かりやすく、端的に示すことを心掛けるといいと思います。
分かりやすくとは、日本語が正しい文章を書くこともそうですが、解釈の余地がない文章を書くことが大切です。
どうしても、言葉の温度感が伝わらない冷たい文面なので、
「〇〇については責任は負えません。」など強い言葉では誤解を与えかねないこともあり、
その場合は電話で補足するなど必要なフォローアップが大切です。

「24時間以内に返信」のこころとは

メールをこまめに送る、ことがなぜ重要なのか。
僕の考える答えは「相手との信頼関係に直結するから」です。

自分に置き換えて考えてみると分かりやすいですが、
送ったメールの返事が返ってこない場合、読んでいるのかな？と当然不安になりますよね。
また、誰かに何かを頼んだとき、進捗や状況がなかなか共有されないと、
予定通りに進んでいるのか？という疑問が生まれてしまいます。

得意先からすれば、相手からすると相手に細かく確認するのも気がひける、と遠慮がちになってしまっているかもしれません。
中々連絡が来ない状態が続けば、間違いなく不安になるでしょう。

そんな時に
「ご連絡ありがとうございます。確認のうえご連絡いたします。」
「現在ここまで完了しました。予定通り進行しています。」
「予定通り進行していますが、スケジュールがタイトなのでご確認期間も短くなる見込みであり、恐れ入ります」
など、マメな連絡をすることによって得意先も安心して社内での報告ができます。

特に答えとなる返事がすぐにできない場合でも
「社内で確認のうえ、明日状況の連絡をいたします」
と、目処を示すことで、同じように相手を安心させることができます。

「きちんと自分からの依頼について進めてくれるんだ」
という思いが、そのまま信頼につながっていくのです。

余りに細かい連絡は逆に鬱陶しい連絡となってしまう場合があり、相手の温度感を見る必要がありますが、どんなに間隔が開こうと1週間に1度は連絡をすべきかと思います。

特に上司に対しては、報告をしすぎる、ということはないので、
初めのうちは特に意識して、こまめに連絡をすることで
「こいつになら安心して仕事を任せられる」と思ってもらえるでしょう。

こまめな連絡をすること認識の相違にも気がつきやすくなり、事故を防ぐ効果もあり、
一石二鳥です。

ついつい面倒臭くなるメールのやり取りですが、丁寧な連絡を心掛けてみて下さい。
（自戒の意味も込めて）

最後まで読んでいただきありがとうございました。

タクミ